Dlaczego Calendly + Safina?
Umawianie wizyt przez telefon jest powolne. Dzwoniący mówi „A może wtorek?” Sprawdzasz kalendarz. „Wtorek jest zajęty. Co powiesz na środę o 14:00?” Dzwoniący sprawdza swój. Wymiana zdań trwa, aż w końcu znajdziecie pasujący termin. Zajmuje to trzy minuty, a powinno trzydzieści sekund.
Calendly już rozwiązał ten problem w przypadku rezerwacji online. Udostępniasz link, druga osoba wybiera pasujący termin i wydarzenie jest potwierdzone. Bez wymieniania się propozycjami.
Integracja Safina z Calendly przeniesie tę samą efektywność na rozmowy telefoniczne. Gdy dzwoniący poprosi o wizytę, Safina będzie mogła sprawdzić Twoją dostępność w Calendly, zaproponować wolne terminy i zarezerwować wizytę bezpośrednio podczas rozmowy. Alternatywnie może wysłać dzwoniącemu link Calendly przez SMS, aby sam wybrał termin po odłożeniu słuchawki.
Ta integracja jest obecnie w fazie rozwoju. Poniżej znajdziesz opis jej funkcji i sposobu działania.
Co integracja umożliwi
Rezerwacja wizyt podczas rozmowy
Safina już teraz rejestruje prośby o wizytę: preferowane daty, godziny i powód wizyty. Z integracją Calendly AI pójdzie krok dalej. Sprawdzi Twoją dostępność w Calendly w czasie rzeczywistym i zaproponuje dzwoniącemu wolne terminy. Gdy dzwoniący zaakceptuje termin, wydarzenie zostanie natychmiast zarezerwowane.
Dzwoniący odłoży słuchawkę z potwierdzoną wizytą. Ty zobaczysz rezerwację w kalendarzu. Bez potrzeby oddzwaniania.
Linki do rezerwacji przez SMS
Nie każdy dzwoniący chce rezerwować od razu. Niektórzy wolą najpierw sprawdzić własny grafik. W takich przypadkach Safina może wysłać SMS z linkiem Calendly po zakończeniu rozmowy. Dzwoniący otwiera link, wybiera termin i rezerwacja jest gotowa.
Jest to szczególnie przydatne w przypadku osób, które mówią coś w stylu: „Muszę to skonsultować z partnerem i odezwę się”. Zamiast czekać na telefon zwrotny, który może nigdy nie nastąpić, otrzymują link, z którego mogą skorzystać w dowolnym momencie.
Automatyczne potwierdzenia
Gdy wizyta zostanie zarezerwowana przez integrację, Calendly zajmuje się emailem potwierdzającym i wszelkimi przypomnieniami, które masz skonfigurowane. Dzwoniący otrzymuje takie samo profesjonalne doświadczenie rezerwacji jak osoba umawiająca się przez Twoją stronę internetową.
Synchronizacja kalendarza
Ponieważ Calendly już synchronizuje się z Google Calendar, Microsoft Outlook i innymi aplikacjami kalendarzowymi, każda wizyta zarezerwowana przez Safinę pojawia się wszędzie, gdzie zarządzasz swoim grafikiem. Nie ma potrzeby dodatkowej konfiguracji.
Jak będzie wyglądać konfiguracja
Krok 1: Połącz konto Calendly
W aplikacji Safina przejdź do Ustawienia, następnie Integracje i wybierz Calendly. Zautoryzujesz się danymi logowania Calendly. Safina poprosi o dostęp do odczytu i zapisu Twoich typów wydarzeń i dostępności.
Krok 2: Wybierz typy wydarzeń
Jeśli masz w Calendly wiele typów wydarzeń (na przykład „30-minutowa konsultacja”, „Wstępna ocena”, „Wizyta kontrolna”), wybierz, które Safina ma oferować dzwoniącym. Możesz ustawić domyślny typ wydarzeń dla rezerwacji telefonicznych lub pozwolić Safinie wybrać na podstawie tego, co opisuje dzwoniący.
Krok 3: Skonfiguruj mapowanie danych
Safina rejestruje informacje o dzwoniącym (imię, numer telefonu, email jeśli podany, powód wizyty). Te dane zostaną zmapowane na pola uczestnika w Calendly, dzięki czemu rezerwacja będzie zawierać wszystkie potrzebne informacje.
Krok 4: Przetestuj na przykładowej rezerwacji
Wykonaj testowe połączenie, w którym poprosisz o wizytę. Sprawdź, czy Safina weryfikuje Twoją dostępność w Calendly, proponuje termin i tworzy wydarzenie. Upewnij się, że email potwierdzający zostaje wysłany, a wydarzenie pojawia się w kalendarzu.
Przykłady zastosowań
Gabinet stomatologiczny wypełniający grafik
Pacjent dzwoni, aby umówić się na czyszczenie zębów. Safina rejestruje prośbę i sprawdza w Calendly najbliższy dostępny termin u higienistki. „Mam wolne terminy w czwartek o 10:00 i w piątek o 14:00. Który bardziej Ci odpowiada?” Pacjent wybiera czwartek. Wizyta jest zarezerwowana, a pacjent otrzymuje email potwierdzający z instrukcjami przed wizytą.
Konsultant redukujący nieobecności
Potencjalny klient dzwoni, aby omówić projekt. Safina obsługuje wstępne zapytanie i na końcu rozmowy proponuje umówienie konsultacji uzupełniającej. Ponieważ wizyta jest rezerwowana natychmiast z przypomnieniami Calendly, wskaźnik nieobecności spada w porównaniu z „Oddzwonię, żeby coś umówić”.
Salon fryzjerski obsługujący prośby po godzinach
Ktoś dzwoni o 20:00, żeby umówić się na strzyżenie. Safina odbiera, rejestruje preferencje (fryzjer, rodzaj usługi, preferowany dzień) i wysyła SMS z linkiem Calendly przefiltrowanym do odpowiedniego typu wydarzenia. Dzwoniący rezerwuje z kanapy, a Ty widzisz wizytę, gdy przychodzisz rano następnego dnia.
Kancelaria prawna zarządzająca wizytami wstępnymi
Potencjalny klient dzwoni w sprawie prawnej. Safina rejestruje szczegóły i ocenia pilność. W standardowych sprawach Safina wysyła link Calendly do terminu konsultacji. W sprawach pilnych Safina oznacza połączenie do natychmiastowego oddzwonienia. Grafik kancelarii pozostaje uporządkowany bez ręcznego żonglowania połączeniami i kalendarzem przez recepcję.
Obecnie dostępne alternatywy
Podczas gdy natywna integracja Calendly jest w trakcie budowy, możesz połączyć Safinę z Calendly już teraz za pomocą narzędzi automatyzacji:
- Zapier: Skonfiguruj Zapa, w którym webhook Safiny uruchamia tworzenie wydarzenia Calendly. Konektor Calendly w Zapier może tworzyć wydarzenia i wysyłać zaproszenia.
- Make: Zbuduj scenariusz, który odbiera dane połączenia z Safiny, sprawdza dostępność Calendly przez API i tworzy rezerwację.
- Obejście z linkiem SMS: Skonfiguruj Zapa w Zapier lub scenariusz w Make, który wysyła dzwoniącemu SMS z linkiem Calendly po każdym połączeniu, w którym poproszono o wizytę.
Te rozwiązania wymagają nieco więcej konfiguracji niż będzie wymagać natywna integracja, ale działają już teraz.
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy ruszy integracja z Calendly?
Integracja jest w aktywnym stadium rozwoju. Skontaktuj się z nami przez aplikację Safina lub stronę internetową, aby otrzymać powiadomienie, gdy stanie się dostępna.
Czy Safina będzie mogła sprawdzać dostępność w czasie rzeczywistym?
Tak, taki jest plan. Integracja będzie odczytywać Twoją dostępność w Calendly w czasie rzeczywistym, dzięki czemu AI będzie mogła proponować dzwoniącym terminy, które faktycznie są wolne.
Czy to działa z darmowym planem Calendly?
Podstawowa integracja (wysyłanie linków do rezerwacji, tworzenie wydarzeń) będzie działać ze wszystkimi planami Calendly. Funkcje wymagające sprawdzania wielu typów wydarzeń lub planowania zespołowego mogą wymagać planu Calendly Pro lub Teams.
Co jeśli dzwoniący chce terminu, który nie jest dostępny?
Safina zaproponuje najbliższe dostępne alternatywy. Jeśli żaden odpowiedni termin nie pasuje, Safina odnotuje preferencje dzwoniącego i oznaczy połączenie do ręcznej obsługi.
Który plan Safina jest wymagany?
Integracje są dostępne w planach Pro (24,99 $/mies.) i Business (59,99 $/mies.). Plan Basic nie obejmuje dostępu do integracji.