Pourquoi Calendly + Safina ?
Planifier des rendez-vous par téléphone est lent. L’appelant dit « Et mardi ? » Vous vérifiez votre agenda. « Mardi est complet. Et mercredi à 14 h ? » L’appelant vérifie le sien. Des allers-retours jusqu’à trouver un créneau. Cela prend trois minutes alors que cela devrait en prendre trente secondes.
Calendly a déjà résolu ce problème pour la réservation en ligne. Vous partagez un lien, la personne choisit un créneau qui lui convient, et l’événement est confirmé. Pas d’allers-retours.
L’intégration Safina-Calendly apportera cette même efficacité aux appels téléphoniques. Quand un appelant demande un rendez-vous, Safina pourra vérifier votre disponibilité Calendly, suggérer des créneaux libres et réserver le rendez-vous directement pendant l’appel. Ou bien envoyer à l’appelant un lien Calendly par SMS pour qu’il choisisse un créneau après avoir raccroché.
Cette intégration est actuellement en cours de développement. Voici ce qu’elle fera et comment elle fonctionnera.
Ce que l’intégration permettra
Réservation de rendez-vous pendant l’appel
Safina capture déjà les demandes de rendez-vous : dates, heures et motif de la visite préférences. Avec l’intégration Calendly, l’IA ira plus loin. Elle vérifiera votre disponibilité en temps réel dans Calendly et proposera à l’appelant des créneaux libres. Quand l’appelant accepte un horaire, l’événement est réservé immédiatement.
L’appelant raccroche avec un rendez-vous confirmé. Vous voyez la réservation dans votre agenda. Aucun rappel nécessaire.
Liens de planification par SMS
Tous les appelants ne souhaitent pas réserver sur-le-champ. Certains préfèrent vérifier leur propre planning d’abord. Dans ces cas, Safina peut envoyer un SMS avec votre lien Calendly après la fin de l’appel. L’appelant ouvre le lien, choisit un créneau, et la réservation est faite.
C’est particulièrement utile pour les appelants qui disent des choses comme « Laissez-moi vérifier avec mon conjoint et je vous rappelle. » Au lieu d’attendre un rappel qui n’arrivera peut-être jamais, ils reçoivent un lien qu’ils peuvent utiliser quand ils sont prêts.
Confirmations automatiques
Quand un rendez-vous est réservé via l’intégration, Calendly gère l’email de confirmation et les rappels que vous avez configurés. L’appelant bénéficie de la même expérience de réservation professionnelle que quelqu’un qui aurait planifié via votre site web.
Synchronisation du calendrier
Comme Calendly se synchronise déjà avec Google Calendar, Microsoft Outlook et d’autres applications de calendrier, tout rendez-vous réservé via un appel Safina apparaît partout où vous gérez votre planning. Aucune configuration supplémentaire nécessaire.
Comment la configuration fonctionnera
Étape 1 : Connectez votre compte Calendly
Dans l’application Safina, allez dans Paramètres, puis Intégrations, et sélectionnez Calendly. Vous vous authentifierez avec vos identifiants Calendly. Safina demandera un accès en lecture et écriture à vos types d’événements et votre disponibilité.
Étape 2 : Choisissez les types d’événements
Si vous avez plusieurs types d’événements dans Calendly (par exemple, « Consultation de 30 minutes », « Évaluation initiale », « Suivi »), sélectionnez ceux que Safina doit proposer aux appelants. Vous pouvez définir un type d’événement par défaut pour les réservations téléphoniques ou laisser Safina choisir en fonction de ce que l’appelant décrit.
Étape 3 : Configurez le mapping des données
Safina capture les informations de l’appelant (nom, numéro de téléphone, email si fourni, motif du rendez-vous). Ces données seront associées aux champs invité de Calendly pour que la réservation contienne toutes les informations nécessaires.
Étape 4 : Testez avec une réservation d’essai
Effectuez un appel test où vous demandez un rendez-vous. Vérifiez que Safina consulte votre disponibilité Calendly, propose un créneau et crée l’événement. Vérifiez que l’email de confirmation est envoyé et que l’événement apparaît dans votre agenda.
Exemples de cas d’utilisation
Un cabinet dentaire qui remplit son planning
Un patient appelle pour réserver un détartrage. Safina capture la demande et vérifie dans Calendly le prochain créneau disponible pour un hygiéniste. « J’ai des disponibilités jeudi à 10 h et vendredi à 14 h. Lequel vous convient le mieux ? » Le patient choisit jeudi. Le rendez-vous est réservé, et le patient reçoit un email de confirmation avec les instructions pré-visite.
Un consultant qui réduit les absences
Un client potentiel appelle pour discuter d’un projet. Safina gère la demande initiale et, à la fin de l’appel, propose de planifier une consultation de suivi. Comme le rendez-vous est réservé immédiatement avec les rappels Calendly attachés, le taux d’absence diminue par rapport à « Je vous rappellerai pour planifier quelque chose. »
Un salon de coiffure qui gère les demandes en dehors des heures d’ouverture
Quelqu’un appelle à 20 h pour réserver une coupe. Safina répond, capture les préférences (coiffeur, type de service, jour souhaité) et envoie un SMS avec le lien Calendly filtre sur le bon type d’événement. L’appelant réserve depuis son canapé, et vous voyez le rendez-vous en arrivant le lendemain matin.
Un cabinet d’avocats qui gère les rendez-vous d’admission
Un client potentiel appelle au sujet d’une question juridique. Safina capture les détails et évalue l’urgence. Pour les affaires courantes, Safina envoie un lien Calendly pour un créneau de consultation. Pour les affaires urgentes, Safina signale l’appel pour un rappel immédiat. Le planning du cabinet reste organisé sans que l’accueil ait à jongler manuellement entre appels et agenda.
Alternatives actuellement disponibles
En attendant que l’intégration native Calendly soit finalisée, vous pouvez connecter Safina et Calendly dès aujourd’hui via des outils d’automatisation :
- Zapier : Configurez un Zap où le webhook de Safina déclenche la création d’un événement Calendly. Le connecteur Calendly de Zapier peut créer des événements et envoyer des invitations.
- Make : Construisez un scénario qui reçoit les données d’appel de Safina, vérifie la disponibilité Calendly via l’API et crée la réservation.
- Solution de contournement par SMS : Configurez un Zap Zapier ou un scénario Make qui envoie à l’appelant un SMS avec votre lien Calendly après chaque appel où un rendez-vous a été demandé.
Ces approches nécessitent un peu plus de configuration que l’intégration native, mais elles fonctionnent dès aujourd’hui.
Questions fréquentes
Quand l’intégration Calendly sera-t-elle lancée ?
L’intégration est en cours de développement actif. Contactez-nous via l’application ou le site web Safina pour être informé de sa disponibilité.
Safina pourra-t-elle vérifier la disponibilité en temps réel ?
Oui, c’est prévu. L’intégration lira votre disponibilité Calendly en temps réel pour que l’IA puisse proposer aux appelants des créneaux réellement libres.
Cela fonctionne-t-il avec le plan gratuit de Calendly ?
L’intégration de base (envoi de liens de planification, création d’événements) fonctionnera avec tous les plans Calendly. Les fonctionnalités nécessitant la vérification de plusieurs types d’événements ou la planification d’équipe peuvent nécessiter un plan Calendly Pro ou Teams.
Que se passe-t-il si l’appelant souhaite un créneau indisponible ?
Safina proposera les alternatives les plus proches. Si aucun créneau convenable n’est disponible, Safina notera les préférences de l’appelant et signalera l’appel pour que vous le traitiez manuellement.
Quel plan Safina est nécessaire ?
Les intégrations sont disponibles sur les plans Pro (24,99 €/mois) et Business (59,99 €/mois). Le plan Basic n’inclut pas l’accès aux intégrations.
