Ce que fait l’intégration
Safina se connecte à votre calendrier Microsoft Outlook via Microsoft 365. Quand un appelant demande un rendez-vous, Safina vérifie votre disponibilité, propose un créneau libre et réserve, le tout pendant l’appel téléphonique.
Vérification de disponibilité en temps réel
Safina consulte votre calendrier Outlook en direct. Réunions, plages bloquées, événements sur toute la journée : tout est pris en compte pour suggérer les créneaux disponibles. Si votre mardi matin est chargé, Safina le sait et propose mardi après-midi ou mercredi à la place.
Réservation instantanée pendant l’appel
Plus besoin de rappels ou d’échanges d’emails. L’appelant dit « Jeudi à 14 h, ça me va », Safina confirme que le créneau est libre et le rendez-vous apparaît dans votre calendrier Outlook en quelques secondes.
Confirmation par SMS
Après la réservation, l’appelant reçoit un SMS avec les détails du rendez-vous. Vous recevez un événement dans votre calendrier Outlook avec le nom de l’appelant, son numéro de téléphone et le motif de la réunion.
Prévention des doubles réservations
Safina vérifie l’état de votre calendrier en direct avant de réserver. Si un autre rendez-vous occupe le créneau, Safina ne le surcharge pas. Les événements chevauchants des calendriers partagés sont également respectés, tant qu’ils sont visibles dans votre calendrier connecté.
Configuration en 3 étapes
1. Connectez Microsoft 365
Ouvrez l’application Safina, allez dans Paramètres > Intégrations et appuyez sur « Connecter Outlook Calendar ». Connectez-vous avec votre compte Microsoft 365 et accordez à Safina l’accès en lecture/écriture à votre calendrier.
2. Sélectionnez l’agenda et les préférences
Choisissez quel calendrier Outlook utiliser. Définissez vos horaires disponibles, la durée par défaut des rendez-vous, le délai minimum de réservation et le temps tampon entre les rendez-vous.
3. Terminé
Safina consulte désormais votre calendrier Outlook et réserve des rendez-vous pendant les appels. Aucune configuration supplémentaire nécessaire.
Durée totale de configuration : Moins de 3 minutes.
Cas d’utilisation
Cabinet comptable
La saison fiscale implique des réunions clients dos à dos. Quand un nouveau client appelle pour planifier une consultation, Safina vérifie votre calendrier Outlook, trouve le premier créneau disponible de 45 minutes et le réserve. Le client reçoit un SMS avec la date, l’heure et l’adresse de votre cabinet. Aucune interruption de votre réunion en cours.
Gestion immobilière
Les locataires appellent au sujet de demandes de maintenance et ont besoin de rendez-vous d’inspection. Safina vérifie le calendrier Outlook de votre gestionnaire immobilier et réserve un créneau de visite ou d’inspection. Des détails comme le numéro d’appartement et la description du problème sont inclus dans l’événement du calendrier.
Cabinet de conseil
Un prospect appelle pour planifier un appel de découverte. Vous êtes dans un avion. Safina répond, qualifie la demande, vérifie votre calendrier Outlook et réserve un appel de 30 minutes plus tard dans la semaine. Le prospect reçoit une confirmation immédiatement. Vous atterrissez avec un agenda parfaitement organisé.
Ce qui se synchronise
| Données | Direction | Champ Outlook Calendar |
|---|---|---|
| Date et heure du rendez-vous | Safina -> Outlook | Début/fin de l’événement |
| Nom de l’appelant | Safina -> Outlook | Objet de l’événement |
| Numéro de téléphone | Safina -> Outlook | Corps de l’événement |
| Motif du rendez-vous | Safina -> Outlook | Corps de l’événement |
| Votre disponibilité | Outlook -> Safina | Statut libre/occupé |
Questions fréquentes
Quels plans Microsoft sont compatibles ?
Safina fonctionne avec tout plan Microsoft 365 incluant Outlook Calendar : Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3 et E5. Les comptes Microsoft 365 personnels (anciennement Office 365 Famille) sont également pris en charge.
En quoi cela diffère-t-il de l’intégration Google Calendar ?
Fonctionnellement, elles sont identiques. Les deux intégrations vérifient la disponibilité en temps réel, réservent des rendez-vous pendant les appels et envoient des confirmations par SMS. La différence est le système de calendrier que vous utilisez. Si votre organisation fonctionne avec Microsoft 365, connectez Outlook. Si vous utilisez Google Workspace, connectez Google Calendar. Vous pouvez également connecter les deux si vous utilisez plusieurs systèmes de calendrier.
Safina peut-elle accéder aux calendriers partagés ou aux calendriers de salles ?
Safina se connecte au calendrier que vous autorisez lors de la configuration. Si vous avez les permissions de consulter un calendrier partagé ou un calendrier de salle dans Outlook, Safina peut les prendre en compte pour les vérifications de disponibilité. La réservation est effectuée sur votre calendrier principal connecté.
Que se passe-t-il si je reprogramme ou annule dans Outlook ?
Si vous déplacez ou supprimez un rendez-vous dans Outlook, le calendrier reflète le changement immédiatement. Safina consulte toujours votre calendrier en direct, donc les appels suivants verront la disponibilité mise à jour. L’appelant n’est pas notifié automatiquement ; vous devrez le contacter directement.
