Pourquoi Google Sheets + Safina ?
Google Sheets est le moyen le plus simple de consigner des données. Il ne nécessite ni abonnement CRM, ni base de données, ni aucune compétence technique. Vous ouvrez un tableur, et les données sont là. Triables, filtrables, partageables.
Quand vous connectez Safina à Google Sheets, chaque appel géré par l’IA ajoute une nouvelle ligne à votre tableur. Nom de l’appelant, numéro de téléphone, heure de l’appel, durée, motif, urgence, résumé. Tout capturé automatiquement, tout au même endroit.
Cela fonctionne particulièrement bien pour :
- Les freelances qui veulent un simple journal d’appels sans payer un CRM
- Les petites entreprises qui ont besoin de partager les données d’appels avec une équipe
- Toute personne souhaitant identifier des tendances dans le volume d’appels, les sujets ou les appels manqués
Pas besoin de CRM
Toutes les entreprises n’ont pas besoin de Salesforce ou HubSpot. Si votre volume d’appels est inférieur à 50 par semaine et que votre flux de travail est simple, un Google Sheet fait l’affaire. Vous pourrez toujours passer à un CRM plus tard et importer les données.
Déjà familier
Votre équipe sait utiliser Google Sheets. Pas de courbe d’apprentissage, pas de formation, pas de nouveau mot de passe à retenir. Ouvrez le tableur, consultez les appels.
Gratuit
Google Sheets est gratuit pour un usage personnel et inclus dans les forfaits professionnels Google Workspace. Le seul coût est l’outil d’automatisation connectant Safina au tableur (le plan gratuit de Zapier couvre les usages basiques).
Configuration en 5 étapes
Étape 1 : Créez votre Google Sheet
Ouvrez Google Sheets et créez un nouveau tableur. Ajoutez des en-têtes de colonnes dans la première ligne :
| Date | Heure | Nom de l’appelant | Numéro de téléphone | Durée | Motif | Urgence | Résumé |
|---|
Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes selon ce qui compte pour votre entreprise. Le webhook Safina envoie tous les champs disponibles, et vous choisissez lesquels inclure.
Étape 2 : Configurez une automatisation
Vous avez besoin d’un outil pour connecter le webhook Safina à Google Sheets. Les trois principales options :
- Zapier : Le plus facile à configurer. Le plan gratuit couvre jusqu’à 100 appels par mois.
- Make : Plus flexible pour les logiques complexes. Le plan gratuit couvre 1 000 opérations par mois.
- n8n : Option auto-hébergée si vous voulez un contrôle total et aucune limite par opération.
Pour ce guide, nous utiliserons Zapier car c’est le plus simple.
Étape 3 : Connectez le webhook Safina comme déclencheur
Dans Zapier, créez un nouveau Zap. Choisissez « Webhooks by Zapier » comme déclencheur et sélectionnez « Catch Hook ». Zapier génère une URL de webhook. Copiez-la.
Dans l’application Safina, allez dans Paramètres, puis Intégrations, puis Webhooks. Ajoutez un nouveau webhook, collez l’URL Zapier et sélectionnez call.ended comme événement déclencheur.
Étape 4 : Associez les champs aux colonnes
De retour dans Zapier, ajoutez « Google Sheets » comme action et sélectionnez « Create Spreadsheet Row ». Choisissez votre tableur et le bon onglet. Puis associez chaque champ Safina à la colonne correspondante :
- Safina « caller_name » vers la colonne « Nom de l’appelant »
- Safina « phone_number » vers la colonne « Numéro de téléphone »
- Safina « call_duration » vers la colonne « Durée »
- Safina « summary » vers la colonne « Résumé »
- Safina « urgency » vers la colonne « Urgence »
- Safina « timestamp » vers les colonnes « Date » et « Heure »
Zapier vous permet de formater les champs avant qu’ils n’arrivent dans le tableur. Vous pouvez séparer l’horodatage en colonnes date et heure distinctes, convertir la durée de secondes en minutes, ou ajouter un préfixe aux numéros de téléphone.
Étape 5 : Testez et activez
Cliquez sur « Test » dans Zapier. Un échantillon de données est envoyé à votre Google Sheet. Ouvrez le tableur et vérifiez qu’une nouvelle ligne est apparue avec les bonnes données dans les bonnes colonnes. Si le mapping est correct, activez le Zap.
Désormais, chaque appel géré par Safina ajoute automatiquement une ligne à votre tableur.
À quoi ressemble votre journal d’appels
Après quelques jours, votre Google Sheet se transforme en un journal d’appels structuré :
| Date | Heure | Nom de l’appelant | Numéro de téléphone | Durée | Motif | Urgence | Résumé |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-03-04 | 09:14 | Pierre Dupont | +33 6 55 51 23 4 | 1m 42s | Devis rénovation salle de bain | Moyen | L’appelant souhaite un devis pour une rénovation complète de salle de bain dans un espace de 12 m2. Délai souhaité : avril. |
| 2026-03-04 | 10:31 | Marie Laurent | +33 7 55 56 78 0 | 2m 05s | Fuite de tuyau urgente | Élevé | Tuyau éclaté dans la cuisine. L’eau coule activement. Réparation le jour même nécessaire. Adresse : 15 rue de la Paix, Paris. |
| 2026-03-04 | 14:22 | Inconnu | +33 1 55 59 01 2 | 0m 38s | Spam / démarchage téléphonique | Faible | Appel commercial automatisé pour des contrats d’énergie. Aucune action nécessaire. |
4 façons d’utiliser votre journal d’appels
1. Revue hebdomadaire
Chaque lundi matin, ouvrez le tableur, filtrez par la semaine écoulée et triez par urgence. Identifiez les appels nécessitant encore une réponse. Cela prend cinq minutes et vous assure que rien n’est passé entre les mailles du filet.
2. Reporting mensuel
À la fin de chaque mois, utilisez les fonctions intégrées de Google Sheets pour calculer :
- Total des appels traités
- Durée moyenne des appels
- Taux d’appels manqués (si vous suivez ce champ)
- Sujets d’appels les plus fréquents
- Pourcentage d’appels à haute urgence
Quelques formules vous donnent un aperçu mensuel des performances sans aucun logiciel d’analyse.
3. Partage avec votre équipe
Partagez le tableur avec vos employés ou un assistant virtuel. Ils peuvent consulter le journal tout au long de la journée et gérer les rappels sans attendre que vous leur transmettiez les messages. Ajoutez une colonne « Statut » (Ouvert / Rappelé / Résolu) pour que chacun sache quels appels ont été traités.
4. Reporting client
Si vous gérez des appels pour des clients (en tant qu’assistant virtuel, gestionnaire immobilier ou agence), le Google Sheet sert de registre transparent. Partagez un lien en lecture seule avec le client pour qu’il voie exactement ce qui est arrivé et comment cela a été traité.
Conseils pour gérer votre tableur
Ajoutez une colonne « Statut ». Suivez si chaque appel a été rappelé ou résolu. Utilisez la validation des données pour créer un menu déroulant (Ouvert, Rappelé, Résolu, Aucune action requise).
Utilisez la mise en forme conditionnelle. Mettez les lignes à haute urgence en rouge et les lignes de spam en gris. Cela accélère la lecture du tableur.
Créez des filtres. Configurez des vues filtrées enregistrées pour différentes perspectives : « Appels de cette semaine », « Haute urgence uniquement », « Rappels sans réponse ».
Archivez mensuellement. Copiez les données de chaque mois dans un onglet séparé pour garder le tableur principal rapide et concentre sur les appels en cours.
Questions fréquentes
Safina se connecte-t-elle directement à Google Sheets ?
Pas directement. La connexion passe par un outil d’automatisation comme Zapier, Make ou n8n. Ces outils reçoivent le webhook Safina et écrivent les données dans votre tableur. La configuration prend environ 10 minutes.
Combien d’appels puis-je consigner ?
Google Sheets prend en charge jusqu’à 10 millions de cellules. À 8 colonnes par appel, cela représente plus de 1,2 million de lignes. Pour toute petite ou moyenne entreprise, c’est effectivement illimité.
Puis-je utiliser le même tableur pour plusieurs entreprises ?
Oui. Ajoutez une colonne « Entreprise » et filtrez par celle-ci. Si vous gérez les appels de plusieurs entreprises sous un seul compte Safina, chaque appel peut être associé au nom de l’entreprise correspondante.
Quel plan Safina est nécessaire ?
Les webhooks sont disponibles sur les plans Pro (24,99 €/mois) et Business (59,99 €/mois). Le plan Basic n’inclut pas l’accès aux webhooks.
