Ce que fait l’intégration
Quand un appelant demande un rendez-vous, Safina ne se contente pas de prendre note. Elle vérifie votre disponibilité réelle dans Google Calendar, propose un créneau horaire, confirme avec l’appelant et crée l’événement, le tout au cours du même appel téléphonique.
Vérification de disponibilité en temps réel
Safina consulte votre Google Calendar pendant la conversation. Si un appelant demande mardi à 10 h, Safina sait en quelques secondes si le créneau est libre. Si ce n’est pas le cas, Safina suggère le prochain créneau disponible. Pas de devinettes, pas de « Je vérifie et je vous rappelle. »
Réservation instantanée
Dès que l’appelant confirme un créneau, Safina crée un événement Google Calendar immédiatement. L’événement inclut le nom de l’appelant, son numéro de téléphone et une brève note sur le motif du rendez-vous.
Confirmation par SMS
Après la réservation, Safina envoie à l’appelant un SMS avec les détails du rendez-vous : date, heure et nom de votre entreprise. L’appelant dispose d’une confirmation écrite sans que vous ne leviez le petit doigt.
Prévention des doubles réservations
Comme Safina consulte votre agenda en direct, elle ne réservera jamais deux rendez-vous sur le même créneau. Si vous bloquez du temps pour le déjeuner ou des tâches personnelles, Safina respecte ces plages. Votre agenda reste propre.
Configuration en 4 étapes
1. Connectez Google Calendar
Ouvrez l’application Safina, allez dans Paramètres > Intégrations et appuyez sur « Connecter Google Calendar ». Vous serez redirigé vers Google pour autoriser l’accès.
2. Sélectionnez votre agenda
Choisissez quel agenda Safina doit utiliser pour les vérifications de disponibilité et les réservations. Si vous avez plusieurs agendas (professionnel, personnel, partagé), choisissez celui qui reflète votre planning de rendez-vous.
3. Définissez vos préférences de réservation
Définissez les paramètres de vos rendez-vous : délai minimum de réservation (par ex., pas de rendez-vous le jour même), durée du rendez-vous (30 ou 60 minutes), jours et heures disponibles, et temps tampon entre les rendez-vous.
4. Terminé
Safina est maintenant connecté. Le prochain appelant qui demandera un rendez-vous bénéficiera d’une réservation en temps réel.
Durée totale de configuration : Moins de 3 minutes.
Cas d’utilisation
Cabinet médical
Un patient appelle pour planifier un suivi. Votre accueil est occupé avec les enregistrements. Safina répond, vérifie l’agenda du médecin et réserve le prochain créneau disponible. Le patient reçoit une confirmation par SMS immédiatement. Pas de musique d’attente, pas de rappel nécessaire. Convient aux médecins généralistes, dentistes, kinésithérapeutes et spécialistes.
Garage automobile
Un client appelle pour un contrôle technique. Vous êtes sous une voiture sur le pont. Safina capture le type de véhicule et le service souhaité, vérifie votre agenda et réserve un créneau d’inspection de 60 minutes. L’appelant sait exactement quand amener son véhicule.
Salon de coiffure et esthétique
Les clients appellent pour réserver des coupes, des colorations ou des soins des ongles. Safina gère la planification pendant que vos coiffeurs se concentrent sur les clients déjà au fauteuil. Plusieurs types de rendez-vous avec des durées différentes sont pris en charge.
Artisans et services à domicile
Un propriétaire appelle au sujet d’une fuite. Safina réserve un créneau d’inspection le prochain jour disponible et envoie la confirmation d’adresse par SMS. Vous arrivez préparé avec la description du problème par l’appelant. Idéal pour les électriciens, plombiers, techniciens de chauffage et entrepreneurs généraux.
Ce qui est synchronisé
| Données | Direction | Champ Google Calendar |
|---|---|---|
| Date et heure du rendez-vous | Safina -> Google Calendar | Début/fin de l’événement |
| Nom de l’appelant | Safina -> Google Calendar | Titre de l’événement |
| Numéro de téléphone | Safina -> Google Calendar | Description de l’événement |
| Motif du rendez-vous | Safina -> Google Calendar | Description de l’événement |
| Votre disponibilité | Google Calendar -> Safina | Statut libre/occupé |
Questions fréquentes
Safina a-t-elle besoin d’accéder à tous mes agendas ?
Non. Lors de la configuration, vous choisissez exactement quel agenda Safina peut consulter et modifier. Si vous avez des agendas personnel et professionnel séparés, vous pouvez connecter uniquement l’agenda professionnel. Safina ne verra et ne modifiera jamais les agendas que vous n’avez pas autorisés.
Safina peut-elle gérer différents types de rendez-vous avec des durées différentes ?
Oui. Vous pouvez configurer plusieurs types de rendez-vous. Une consultation de 30 minutes et un premier entretien de 60 minutes peuvent coexister. Safina sélectionne la durée appropriée en fonction du contexte de la conversation.
Que se passe-t-il si un appelant souhaite un créneau déjà pris ?
Safina informe l’appelant que le créneau demande n’est pas disponible et suggère le prochain créneau libre. Si aucune des alternatives ne convient, Safina capture le créneau préféré de l’appelant et le note pour votre suivi manuel.
L’appelant reçoit-il une invitation de calendrier ?
L’appelant reçoit un SMS avec les détails du rendez-vous. Une invitation Google Calendar est envoyée à votre agenda. Si vous souhaitez envoyer une invitation de calendrier à l’appelant par email, vous pouvez configurer cela dans les paramètres de votre Google Calendar.
Puis-je définir des périodes d’indisponibilité ou des horaires de travail ?
Oui. Dans les préférences de réservation de Safina, vous définissez quels jours et heures sont disponibles pour les rendez-vous. Vous pouvez également définir des délais minimaux et des temps tampon entre les rendez-vous. Toute plage bloquée sur votre Google Calendar est automatiquement respectée.
