Was die Integration kann
Safina verbindet sich per OAuth mit Deinem Microsoft-Konto. Ob Microsoft 365 Business, Office 365 oder Outlook.com: die Anbindung funktioniert mit allen aktuellen Microsoft-Kalenderversionen.
Echtzeit-Verfügbarkeit
Safina hat Zugriff auf Deinen Outlook-Kalender und weiß jederzeit, wann Du frei bist. Termine, Besprechungen, Blocker und ganztägige Events werden automatisch berücksichtigt. Wenn jemand anruft und einen Termin braucht, schlägt Safina nur tatsächlich freie Slots vor.
Direkte Buchung
Stimmt der Anrufer einem Zeitfenster zu, legt Safina den Termin direkt in Deinem Outlook-Kalender an. Der Termin erscheint sofort in Outlook, auf Deinem Handy und überall dort, wo Dein Microsoft-Kalender synchronisiert ist.
Bestätigung per SMS
Nach der Buchung erhält der Anrufer eine SMS mit den Termindetails und einem Buchungslink. Kein Nachfragen, kein Warten auf eine E-Mail.
Kollisionsschutz
Wird ein Slot gebucht, ist er sofort blockiert. Auch bei mehreren Anrufen in kurzer Folge werden keine Doppelbuchungen erzeugt.
Einrichtung in 3 Schritten
Schritt 1: Microsoft-Konto verbinden
Gehe in der Safina-App auf “Integrationen” und wähle Microsoft Outlook. Du wirst zum Microsoft-Login weitergeleitet und gibst Safina Lesezugriff auf Deinen Kalender. Die Verbindung läuft über den Standard-OAuth-Prozess von Microsoft.
Schritt 2: Kalender und Buchungsregeln festlegen
Wähle den Kalender aus, den Safina verwenden soll. Dann definierst Du:
- Verfügbare Zeiten: z.B. Mo-Fr, 8-18 Uhr
- Mindestvorlaufzeit: z.B. 4 Stunden
- Pufferzeit: z.B. 10 Minuten zwischen Terminen
- Terminlänge: Standard oder je nach Termintyp
Schritt 3: Loslegen
Safina ist bereit. Teste die Integration mit einem Anruf und prüfe, ob der Termin in Deinem Outlook-Kalender erscheint.
Anwendungsbeispiele
Steuerberater: Mandant bucht Beratungstermin
Ein Mandant ruft während der Steuererklärungszeit an. Dein Team ist ausgelastet. Safina nimmt den Anruf an, fragt nach dem Anliegen und bietet freie Termine an: “Am Dienstag um 14 Uhr oder am Mittwoch um 10 Uhr wäre ein Termin für ein Beratungsgespräch frei.” Der Mandant wählt Mittwoch, der Termin landet direkt in Deinem Outlook-Kalender. Du erfährst davon über die Safina-App und die Outlook-Benachrichtigung.
Immobilienverwaltung: Handwerkertermin nach Schadensmeldung
Ein Mieter meldet einen Wasserschaden. Safina erfasst die Schadensbeschreibung und die Adresse. Dann prüft Safina Deinen Kalender und bietet dem Mieter einen Besichtigungstermin an: “Unser Techniker könnte morgen zwischen 9 und 11 Uhr vorbeikommen. Passt das?” Der Mieter bestätigt, der Termin wird gebucht. Du hast sofort eine Zusammenfassung mit Schadensdetails und gebuchtem Termin.
Beratungsfirma: Erstgespräch mit Neukunden
Ein Interessent findet Deine Website und ruft an. Es ist 18:30 Uhr, niemand ist mehr im Büro. Safina nimmt den Anruf an, stellt sich vor und fragt nach dem Beratungsbedarf. Dann bucht Safina ein 30-minütiges Erstgespräch in Deinen Outlook-Kalender. Der Interessent hat noch am selben Abend eine SMS-Bestätigung. Ohne Safina wäre der Anruf auf dem Anrufbeantworter gelandet, und der Interessent hätte vielleicht morgen bei der Konkurrenz angerufen.
Kompatibilität
Die Safina-Outlook-Integration funktioniert mit:
- Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium)
- Microsoft 365 Personal/Family
- Office 365 (alle Pläne)
- Outlook.com (kostenlose und Premium-Konten)
Voraussetzung ist lediglich ein aktives Microsoft-Konto mit Kalendernutzung.
Vorteile
Nahtlose Microsoft-Integration
Wenn Dein Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt, passt Safina direkt in Deinen bestehenden Workflow. Kein zusätzliches Kalender-Tool, kein manuelles Übertragen.
Sofortige Synchronisation
Gebuchte Termine erscheinen in Echtzeit in Outlook, auf dem Desktop, im Browser und auf dem Handy. Du bist immer auf dem aktuellen Stand.
24/7 Terminvergabe
Auch wenn Dein Büro geschlossen ist, können Kunden Termine buchen. Safina arbeitet rund um die Uhr, Dein Outlook-Kalender ist immer aktuell.
DSGVO-konform
Die Verbindung läuft über OAuth. Safina speichert keine Microsoft-Zugangsdaten.
Häufige Fragen
Funktioniert die Integration auch mit geteilten Kalendern?
Safina verbindet sich mit Deinem persönlichen Microsoft-Konto und greift auf die von Dir freigegebenen Kalender zu. Geteilte Teamkalender werden unterstützt, solange Du entsprechende Zugriffsrechte hast.
Was, wenn ich Google Calendar und Outlook parallel nutze?
Du kannst beide Kalender-Integrationen gleichzeitig aktivieren. Safina prüft dann beide Kalender auf Konflikte und verhindert Doppelbuchungen über alle verbundenen Kalender hinweg.
Kann ich verschiedene Terminlängen für verschiedene Anliegen festlegen?
Ja. Du definierst Termintypen mit unterschiedlichen Dauern, z.B. “Kurzberatung (15 Min)”, “Beratungsgespräch (45 Min)” oder “Ersttermin (60 Min)”. Safina fragt den Anrufer nach dem Anliegen und wählt die passende Dauer.
Werden meine Outlook-Termine bei Safina gespeichert?
Nein. Safina liest Deine Verfügbarkeit in Echtzeit aus und erstellt neue Termine in Deinem Kalender. Bestehende Termininhalte werden nicht gespeichert oder ausgelesen; nur die Information “frei” oder “belegt” wird geprüft.
