Ce que fait l’integration
Quand un appelant demande un rendez-vous, Safina ne se contente pas de prendre note. Elle verifie votre disponibilite reelle dans Google Calendar, propose un creneau horaire, confirme avec l’appelant et cree l’evenement, le tout au cours du meme appel telephonique.
Verification de disponibilite en temps reel
Safina consulte votre Google Calendar pendant la conversation. Si un appelant demande mardi a 10 h, Safina sait en quelques secondes si le creneau est libre. Si ce n’est pas le cas, Safina suggere le prochain creneau disponible. Pas de devinettes, pas de « Je verifie et je vous rappelle. »
Reservation instantanee
Des que l’appelant confirme un creneau, Safina cree un evenement Google Calendar immediatement. L’evenement inclut le nom de l’appelant, son numero de telephone et une breve note sur le motif du rendez-vous.
Confirmation par SMS
Apres la reservation, Safina envoie a l’appelant un SMS avec les details du rendez-vous : date, heure et nom de votre entreprise. L’appelant dispose d’une confirmation ecrite sans que vous ne leviez le petit doigt.
Prevention des doubles reservations
Comme Safina consulte votre agenda en direct, elle ne reservera jamais deux rendez-vous sur le meme creneau. Si vous bloquez du temps pour le dejeuner ou des taches personnelles, Safina respecte ces plages. Votre agenda reste propre.
Configuration en 4 etapes
1. Connectez Google Calendar
Ouvrez l’application Safina, allez dans Parametres > Integrations et appuyez sur « Connecter Google Calendar ». Vous serez redirige vers Google pour autoriser l’acces.
2. Selectionnez votre agenda
Choisissez quel agenda Safina doit utiliser pour les verifications de disponibilite et les reservations. Si vous avez plusieurs agendas (professionnel, personnel, partage), choisissez celui qui reflete votre planning de rendez-vous.
3. Definissez vos preferences de reservation
Definissez les parametres de vos rendez-vous : delai minimum de reservation (par ex., pas de rendez-vous le jour meme), duree du rendez-vous (30 ou 60 minutes), jours et heures disponibles, et temps tampon entre les rendez-vous.
4. Termine
Safina est maintenant connecte. Le prochain appelant qui demandera un rendez-vous beneficiera d’une reservation en temps reel.
Duree totale de configuration : Moins de 3 minutes.
Cas d’utilisation
Cabinet medical
Un patient appelle pour planifier un suivi. Votre accueil est occupe avec les enregistrements. Safina repond, verifie l’agenda du medecin et reserve le prochain creneau disponible. Le patient recoit une confirmation par SMS immediatement. Pas de musique d’attente, pas de rappel necessaire. Convient aux medecins generalistes, dentistes, kinesitherapeutes et specialistes.
Garage automobile
Un client appelle pour un controle technique. Vous etes sous une voiture sur le pont. Safina capture le type de vehicule et le service souhaite, verifie votre agenda et reserve un creneau d’inspection de 60 minutes. L’appelant sait exactement quand amener son vehicule.
Salon de coiffure et esthetique
Les clients appellent pour reserver des coupes, des colorations ou des soins des ongles. Safina gere la planification pendant que vos coiffeurs se concentrent sur les clients deja au fauteuil. Plusieurs types de rendez-vous avec des durees differentes sont pris en charge.
Artisans et services a domicile
Un proprietaire appelle au sujet d’une fuite. Safina reserve un creneau d’inspection le prochain jour disponible et envoie la confirmation d’adresse par SMS. Vous arrivez prepare avec la description du probleme par l’appelant. Ideal pour les electriciens, plombiers, techniciens de chauffage et entrepreneurs generaux.
Ce qui est synchronise
| Donnees | Direction | Champ Google Calendar |
|---|---|---|
| Date et heure du rendez-vous | Safina -> Google Calendar | Debut/fin de l’evenement |
| Nom de l’appelant | Safina -> Google Calendar | Titre de l’evenement |
| Numero de telephone | Safina -> Google Calendar | Description de l’evenement |
| Motif du rendez-vous | Safina -> Google Calendar | Description de l’evenement |
| Votre disponibilite | Google Calendar -> Safina | Statut libre/occupe |
Questions frequentes
Safina a-t-elle besoin d’acceder a tous mes agendas ?
Non. Lors de la configuration, vous choisissez exactement quel agenda Safina peut consulter et modifier. Si vous avez des agendas personnel et professionnel separes, vous pouvez connecter uniquement l’agenda professionnel. Safina ne verra et ne modifiera jamais les agendas que vous n’avez pas autorises.
Safina peut-elle gerer differents types de rendez-vous avec des durees differentes ?
Oui. Vous pouvez configurer plusieurs types de rendez-vous. Une consultation de 30 minutes et un premier entretien de 60 minutes peuvent coexister. Safina selectionne la duree appropriee en fonction du contexte de la conversation.
Que se passe-t-il si un appelant souhaite un creneau deja pris ?
Safina informe l’appelant que le creneau demande n’est pas disponible et suggere le prochain creneau libre. Si aucune des alternatives ne convient, Safina capture le creneau prefere de l’appelant et le note pour votre suivi manuel.
L’appelant recoit-il une invitation de calendrier ?
L’appelant recoit un SMS avec les details du rendez-vous. Une invitation Google Calendar est envoyee a votre agenda. Si vous souhaitez envoyer une invitation de calendrier a l’appelant par email, vous pouvez configurer cela dans les parametres de votre Google Calendar.
Puis-je definir des periodes d’indisponibilite ou des horaires de travail ?
Oui. Dans les preferences de reservation de Safina, vous definissez quels jours et heures sont disponibles pour les rendez-vous. Vous pouvez egalement definir des delais minimaux et des temps tampon entre les rendez-vous. Toute plage bloquee sur votre Google Calendar est automatiquement respectee.