Die ersten Sekunden eines Telefonats entscheiden darüber, ob sich ein Anrufer gut aufgehoben fühlt. Im Gesprächsleitfaden Deiner Safina sind die ersten beiden Sätze daher besonders wichtig. Sie schaffen Klarheit, bauen Vertrauen auf und managen die Erwartungen des Anrufers.
Diese beiden Sätze – die Begrüßung und der Eisbrecher – sind die einzigen Teile des Gesprächsleitfadens, die Safina exakt Wort für Wort so spricht, wie Du sie vorgibst. Es lohnt sich also, ihnen kurz Aufmerksamkeit zu schenken.
Wo finde ich diese Einstellungen?
Gehe in Deiner Safina App zum Tab “Safina AI” und öffne dort Deinen “Gesprächsleitfaden”. Ganz oben findest Du die beiden Eingabefelder für “Begrüßung” und “Eisbrecher”.
Teil 1: Die Begrüßung – Klarheit und Identität
Die Begrüßung hat ein klares Ziel: Der Anrufer muss sofort wissen, wo er gelandet ist und mit wem (oder was) er spricht.
Die drei wichtigsten Bestandteile einer guten Begrüßung sind:
- Eine freundliche Anrede: Ein einfaches “Guten Tag” oder “Herzlich willkommen”.
- Dein Firmenname: Nenne den Namen Deines Unternehmens, Deiner Kanzlei oder Praxis.
- Die Identität als Assistenz: Mache von Anfang an transparent, dass es sich um eine digitale oder KI-Assistenz handelt. Das vermeidet Verwirrung.
Gute Beispiele:
Formell: “Herzlich willkommen bei der Kanzlei Dr. Mustermann. Du sprichst mit der digitalen Telefonassistenz.”
Locker: “Guten Tag, hier ist der Anschluss vom Handwerksbetrieb Schmidt. Du sprichst gerade mit dem KI-Assistenten.”
Teil 2: Der Eisbrecher – Erwartungen managen
Der Eisbrecher ist der vielleicht wichtigste Satz des ganzen Gesprächs. Er nimmt dem Anrufer die Unsicherheit, indem er kurz erklärt, was die Assistenz kann und was als Nächstes erwartet wird.
Die zwei wichtigsten Bestandteile eines guten Eisbrechers sind:
- Fähigkeiten aufzählen: Nenne zwei bis drei Kernfunktionen, die für Deine Anrufer relevant sind (z.B. Anfragen aufnehmen, Termine buchen, Informationen geben).
- Aufforderung zur Handlung: Beende den Satz mit einer klaren, offenen Frage, die das Gespräch in Gang bringt.
Gute Beispiele:
Für eine Arztpraxis: “Ich kann für Dich eine Rezeptbestellung aufnehmen oder Dir einen Link zur Terminbuchung per SMS senden. Bitte nenne mir zunächst Deinen vollen Namen und Dein Geburtsdatum.”
Für eine Agentur: “Ich nehme gerne Dein Anliegen für das Team auf und kann Dir auch allgemeine Informationen zu unseren Leistungen geben. Worum geht es bei Deinem Anruf?”
Klarheit schafft Vertrauen
Indem Du diese beiden Sätze sorgfältig formulierst, schaffst Du eine professionelle, transparente und hilfreiche Erfahrung vom ersten Moment des Anrufs an. Dies führt zu besseren Gesprächsergebnissen und zufriedeneren Anrufern.
Dein Safina-Team