Conditions d'utilisation

Bienvenue chez Safina AI ! Les présentes conditions d’utilisation régissent votre relation avec DK Tech Solutions UG (numéro d’enregistrement : HRB 302584), sise Schwanthalerstr. 141, 80339 München, représentée par David Schemm et Karsten Kreh (ci-après « Safina AI », « nous » ou « notre ») concernant l’utilisation de notre service. Vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse info@safina.ai ou via les coordonnées figurant dans les mentions légales de notre site internet.

1. Champ d’application, fournisseur et définitions

1.1. Objet et champ d’application

a) Safina AI propose un service sous forme de messagerie vocale et de standard téléphonique basés sur l’intelligence artificielle (ci-après « service ») qui aide les particuliers comme les professionnels à gérer leur accessibilité téléphonique, à prendre en charge des appels, à les analyser et à les organiser. Le service est fourni via une application mobile (ci-après « application ») et une interface web.

b) Les présentes conditions d’utilisation (ci-après « conditions ») s’appliquent à toutes les personnes physiques et morales (ci-après « utilisateur », « vous ») qui utilisent le service de Safina AI, que l’utilisation soit gratuite (p. ex. pendant une période d’essai) ou payante dans le cadre d’un abonnement. Elles s’appliquent aussi bien aux consommateurs qu’aux professionnels.

c) Pour les utilisateurs du forfait « Enterprise », des accords individuels complémentaires ou dérogatoires (p. ex. contrats Enterprise séparés, contrats de sous-traitance) peuvent s’appliquer. En cas de contradiction, ces accords individuels prévalent sur les présentes conditions.

d) Les conditions générales de l’utilisateur contraires ou divergentes par rapport aux présentes conditions ne sont pas applicables, sauf si nous avons expressément donné notre accord écrit à leur application.

e) En vous inscrivant au service ou en utilisant le service, vous acceptez les présentes conditions.

f) Les présentes conditions sont mises à disposition en allemand et en anglais. En cas de divergence ou de question d’interprétation, seule la version allemande fait foi. La version actuelle de ces conditions est consultable sur notre site internet et peut y être enregistrée ou imprimée. Nous nous réservons le droit de modifier les présentes conditions conformément à la section 13.

1.2. Définitions

Dans le cadre des présentes conditions, les termes suivants ont la signification ci-dessous :

« Fournisseur » désigne DK Tech Solutions UG conformément à la section 1.1 a).

« Appelant » désigne toute personne physique ou morale qui tente de joindre l’utilisateur via le numéro de téléphone redirigé vers Safina AI.

« Application » désigne l’application logicielle mobile de Safina AI pour iOS et Android, via laquelle le service peut être utilisé et géré.

« CST » (contrat de sous-traitance) désigne le contrat conformément à l’art. 28 du RGPD conclu entre l’utilisateur (en qualité de responsable du traitement) et Safina AI (en qualité de sous-traitant) lorsque l’utilisateur, en qualité de professionnel, traite des données à caractère personnel via le service.

« Service » désigne l’ensemble des prestations fournies par Safina AI, notamment la messagerie vocale et le standard téléphonique basés sur l’intelligence artificielle, y compris l’application, l’interface web, les technologies d’IA sous-jacentes et toutes les fonctionnalités associées selon le forfait choisi.

« Contenus » désigne l’ensemble des données, textes, fichiers audio, informations ou matériels fournis par Safina AI dans le cadre du service, à l’exception des contenus utilisateur.

« Assistant IA » désigne l’intelligence artificielle fournie par Safina AI qui prend en charge les appels, mène des dialogues, traite les informations et établit des rapports.

« Utilisateur » désigne toute personne physique ou morale qui s’inscrit au service ou l’utilise.

« Contenus utilisateur » désigne l’ensemble des données, informations, textes, fichiers audio (p. ex. enregistrements vocaux d’appels), transcriptions, résumés, analyses (p. ex. évaluations de sentiment) et configurations (p. ex. guides de conversation, coordonnées) qui sont générés, téléchargés ou mis à disposition par l’utilisateur ou par des appelants dans le cadre de l’utilisation du service.

« Compte utilisateur » désigne l’espace d’accès personnel de l’utilisateur au service après inscription réussie.

« Forfaits » désigne les différents modèles d’abonnement proposés pour le service, actuellement « Personal », « Professional » et « Enterprise », qui se distinguent par l’étendue des fonctionnalités, les limites de prestation (p. ex. minutes de conversation) et les coûts. Les détails des forfaits sont décrits sur le site internet de Safina AI.

« Période d’essai » désigne une période limitée pendant laquelle l’utilisateur peut tester le service ou certaines fonctionnalités gratuitement ou à coût réduit, avant le début d’un abonnement payant.

« Professionnel » (Unternehmer) désigne toute personne physique ou morale ou toute société de personnes dotée de la capacité juridique qui, lors de la conclusion d’un acte juridique, agit dans l’exercice de son activité commerciale ou de sa profession indépendante (§ 14 BGB).

« Consommateur » (Verbraucher) désigne toute personne physique qui conclut un acte juridique à des fins qui ne sont principalement ni commerciales ni liées à une activité professionnelle indépendante (§ 13 BGB).

2. Inscription, compte utilisateur, conclusion du contrat, période d’essai et droit de rétractation

2.1. Conditions préalables à l’utilisation

a) L’utilisation du service suppose que vous soyez une personne physique ayant atteint l’âge de 18 ans et disposant de la pleine capacité juridique, ou une personne morale ou société de personnes dûment constituée et représentée.

b) Si vous utilisez le service au nom d’une organisation, d’une entreprise ou d’une autre personne morale, vous confirmez que vous êtes habilité à engager cette personne morale par les présentes conditions. Dans ce cas, « utilisateur » ou « vous » se réfère à cette personne morale.

2.2. Inscription et compte utilisateur

a) Pour utiliser le service, vous devez vous inscrire et créer un compte utilisateur. L’inscription s’effectue via l’application ou notre site internet.

b) Vous êtes tenu de fournir des informations véridiques, actuelles et complètes lors de l’inscription et de maintenir ces données à jour pendant toute la durée du contrat.

c) Vous êtes responsable de la sécurité de votre compte utilisateur et de vos identifiants de connexion (p. ex. mot de passe). Gardez vos identifiants confidentiels et protégez-les contre l’accès de tiers. Vous êtes responsable de toutes les activités effectuées via votre compte utilisateur, sauf si vous n’êtes pas responsable de l’utilisation abusive.

d) Vous êtes tenu de nous informer sans délai si vous avez connaissance d’une utilisation non autorisée de vos identifiants ou d’une autre violation de la sécurité, ou si vous avez un soupçon à cet égard. Contactez-nous à cette fin à l’adresse info@safina.ai.

2.3. Conclusion du contrat

a) La présentation du service sur notre site internet ou dans l’application ne constitue pas une offre juridiquement contraignante, mais une invitation à soumettre une offre de votre part (invitatio ad offerendum).

b) En complétant la procédure d’inscription (p. ex. en cliquant sur un bouton tel que « S’inscrire », « Créer un compte » ou « Commencer maintenant ») et en acceptant expressément les présentes conditions d’utilisation ainsi que notre politique de confidentialité, vous soumettez une offre contraignante de conclusion d’un contrat d’utilisation du service.

c) Nous acceptons votre offre par l’envoi d’un e-mail de confirmation ou par l’activation de votre compte utilisateur et la mise à disposition du service. Le contrat d’utilisation entre vous et Safina AI est conclu par cette acceptation.

2.4. Période d’essai

a) Nous pouvons, à notre seule discrétion, proposer une période d’essai gratuite ou à prix réduit pour certains forfaits ou fonctionnalités du service.

b) La durée, l’étendue et les conditions spécifiques d’une telle période d’essai (p. ex. fonctionnalités disponibles, limites de minutes) vous sont communiquées avant le début de la période d’essai (p. ex. dans le processus d’inscription, sur l’écran de sélection du forfait/paywall).

c) Sauf indication contraire, la période d’essai prend fin automatiquement à l’expiration de la durée convenue. Si vous souhaitez continuer à utiliser le service au-delà de la période d’essai, vous devez souscrire un forfait payant. À défaut, votre accès aux fonctionnalités testées sera restreint ou bloqué à l’issue de la période d’essai.

2.5. Droit de rétractation pour les consommateurs

a) Si vous utilisez le service en qualité de consommateur (selon la définition de la section 1.2), vous bénéficiez d’un droit de rétractation légal lors de la conclusion d’un forfait payant à distance.

b) Nous vous informons séparément de votre droit de rétractation, des conditions, délais et procédure d’exercice de ce droit ainsi que du formulaire type de rétractation. Cette information sur la rétractation vous est mise à disposition sous forme textuelle avant la conclusion du contrat payant (p. ex. par e-mail ou dans le cadre du processus de commande) et est consultable à tout moment sur notre site internet.

3. Étendue des prestations, conditions techniques et limites du service

3.1. Description des prestations

a) Safina AI met à la disposition de l’utilisateur un service basé sur l’IA qui fonctionne comme une messagerie vocale intelligente ou un standard téléphonique. Le service permet de faire prendre en charge les appels entrants par un assistant IA, de mener des dialogues avec les appelants, de traiter les informations d’appels et de les mettre à disposition de l’utilisateur sous forme enrichie (p. ex. résumé, transcription, enregistrement audio, analyse) via l’application ou l’interface web.

b) L’étendue concrète des fonctionnalités, les limites de prestation (p. ex. minutes de conversation incluses par mois, nombre d’assistants IA) ainsi que les fonctionnalités spécifiques (p. ex. protection anti-spam, personnalisation de la voix et du ton, guides de conversation, intégrations CRM, analyses IA avancées, multilinguisme, hébergement sur site, accès API) dépendent du forfait choisi par l’utilisateur (Personal, Pro ou Enterprise). La description détaillée des prestations des différents forfaits est consultable sur notre site internet safina.ai et fait partie intégrante du contrat.

c) Nous nous efforçons de développer continuellement le service. Nous nous réservons donc le droit d’adapter, de modifier ou d’étendre les fonctionnalités et les caractéristiques du service, dans la mesure où cela est raisonnable pour l’utilisateur et où l’étendue des prestations essentielles du forfait souscrit est maintenue. Les modifications substantielles seront annoncées conformément à la section 13.

d) Le service est, sauf convention d’une solution sur site dans le cadre d’un contrat Enterprise, hébergé et exploité sur des serveurs en Allemagne (actuellement AWS Francfort).

3.2. Conditions techniques

a) L’utilisation du service nécessite un terminal compatible (p. ex. smartphone avec un système d’exploitation iOS ou Android récent pour l’utilisation de l’application, ordinateur avec un navigateur web récent pour l’interface web) ainsi qu’une connexion internet stable.

b) La prise en charge des appels par Safina AI suppose que l’utilisateur mette en place un renvoi d’appel correct depuis son numéro de téléphone vers le numéro qui lui a été attribué par Safina AI. La responsabilité de la mise en place, de la gestion et des éventuels coûts du renvoi d’appel incombe exclusivement à l’utilisateur.

c) L’utilisateur est responsable de s’assurer que son matériel, ses logiciels et sa connexion internet répondent aux exigences techniques.

3.3. Limites du service et de l’IA

a) Pas de fonction d’appel d’urgence : le service n’est expressément pas prévu ni adapté pour passer des appels d’urgence à la police (110), aux pompiers/services de secours (112) ou à d’autres services d’urgence. Cela s’applique en particulier à la fonction de transfert d’appel (« Call Transfer »). Safina AI ne peut pas transmettre de données de localisation. L’utilisateur est responsable de disposer de solutions de téléphonie alternatives pour les urgences.

b) Limitations et faillibilité de l’IA : le service utilise l’intelligence artificielle pour des fonctionnalités telles que la reconnaissance vocale, la transcription, la traduction, le résumé, l’analyse de sentiment, la détection de spam et la conduite de dialogues. Les systèmes d’IA sont complexes et peuvent, malgré un développement et un entraînement soignés, contenir des erreurs ou produire des résultats inattendus. Nous ne garantissons donc pas l’absence totale d’erreurs, l’exactitude, l’exhaustivité ou le caractère approprié des informations et résultats générés ou traités par l’IA. Cela concerne notamment, mais pas exclusivement :

La reconnaissance et la transcription correctes de la parole.
L’exactitude du contenu des résumés.
La fiabilité des analyses de sentiment ou des évaluations d’urgence.
La détection sans faille de toutes les tentatives de spam ou de phishing.
La conduite de dialogue toujours adaptée ou conforme aux attentes par l’assistant IA.

c) Exclusion pour les processus hautement critiques, l’authentification et les données sensibles : le service n’est pas conçu pour la transmission ou le traitement de données de sécurité hautement critiques ou pour l’authentification de personnes (p. ex. réalisation d’opérations bancaires, communication de codes d’accès/PIN, transmission de données de santé critiques). L’utilisateur reconnaît que les systèmes d’IA peuvent « halluciner » (c’est-à-dire affirmer de faux faits de manière plausible). L’utilisateur est seul responsable de la mise en place de mécanismes de sécurité appropriés (p. ex. vérification humaine, authentification à deux facteurs) en dehors de Safina AI, avant de déclencher des transactions, de conclure des contrats ou de divulguer des données sensibles sur la base des déclarations de l’IA. Safina AI n’est pas responsable des dommages résultant de l’absence de tels mécanismes de sécurité.

d) L’utilisateur prend note que les résultats du traitement par l’IA (p. ex. transcriptions, résumés, analyses) doivent toujours faire l’objet d’un examen critique par l’utilisateur avant que des décisions soient prises ou des actions entreprises sur cette base. La responsabilité de l’utilisation et de l’interprétation des informations fournies par le service incombe à l’utilisateur.

4. Disponibilité, maintenance et support

4.1. Disponibilité

a) Nous nous efforçons de fournir le service avec une haute disponibilité. Toutefois, sauf dans les cas prévus à la section 4.1 c), nous ne garantissons pas une disponibilité ininterrompue ou sans perturbation du service. L’accès au service peut être temporairement restreint ou interrompu en raison de pannes techniques indépendantes de notre volonté (p. ex. pannes des réseaux de télécommunications, coupures de courant, défaillances matérielles ou logicielles chez des tiers) ou en raison de travaux de maintenance.

b) Pour les utilisateurs des forfaits « Personal » et « Professional », aucune disponibilité spécifique en pourcentage (accord de niveau de service — SLA) n’est garantie.

c) Pour les utilisateurs du forfait « Enterprise », des dispositions dérogatoires en matière de disponibilité, y compris des niveaux de service garantis (p. ex. 99,5 % de disponibilité en moyenne annuelle), peuvent être convenues dans un contrat Enterprise séparé ou un accord de niveau de service (SLA).

4.2. Maintenance

Nous sommes en droit de mettre le service temporairement hors service à des fins de maintenance et d’optimisation (« fenêtres de maintenance planifiées »). Nous nous efforcerons d’annoncer les travaux de maintenance planifiés susceptibles d’entraîner une perturbation significative du service avec un préavis raisonnable (p. ex. par e-mail ou notification dans l’application) et de les réaliser dans la mesure du possible pendant les périodes de faible utilisation.

4.3. Support

a) Nous offrons un support technique pour le service. Les demandes peuvent être soumises via les canaux mis à disposition sur notre site internet ou dans l’application (p. ex. e-mail à info@safina.ai, formulaire de contact).

b) Notre support standard est en principe joignable les jours ouvrables (du lundi au vendredi, hors jours fériés légaux au siège du fournisseur) entre 9h00 et 18h00 (HEC/HAEC). Nous nous efforçons de traiter les demandes dans les meilleurs délais, mais ne garantissons pas de délais de réponse spécifiques pour les utilisateurs des forfaits « Personal » et « Professional ».

c) Pour les utilisateurs du forfait « Enterprise », des prestations de support étendues, telles que des interlocuteurs dédiés ou des délais de réponse garantis, peuvent être convenues dans le cadre du contrat Enterprise séparé.

5. Droits d’utilisation, obligations de l’utilisateur et actions interdites

5.1. Droits d’utilisation

a) Nous vous accordons, pour la durée du contrat d’utilisation, un droit simple, non exclusif, non transférable, non sous-licenciable et révocable d’utiliser le service et l’application associée conformément aux présentes conditions et au forfait choisi par vous. Le droit d’utilisation est limité à la finalité contractuelle.

b) Si l’accès à une interface de programmation (API) est accordé dans le cadre d’un contrat Enterprise, les conditions spécifiques de la documentation de l’API et du contrat Enterprise s’appliquent.

c) Toute utilisation dépassant le cadre défini dans les présentes conditions ou dans le forfait choisi nécessite notre accord écrit préalable.

5.2. Obligations de l’utilisateur

Vous êtes tenu de :

a) Utilisation licite : utiliser le service exclusivement conformément aux présentes conditions et à l’ensemble des lois et réglementations applicables. Cela comprend notamment, mais pas exclusivement, le respect du droit de la protection des données (RGPD, BDSG, TTDSG), du droit des télécommunications (TKG), du droit de la concurrence et du droit d’auteur.

b) Configuration et mise en place : veiller à la mise en place et à la configuration correctes du service, en particulier la mise en place du renvoi d’appel (voir section 3.2 b)), la gestion des paramètres de notification et la configuration des exceptions pour les contacts qui ne doivent pas être redirigés vers Safina AI.

c) Information et consentement des appelants (essentiel) : vous êtes seul responsable de vous assurer que les appelants, avant le renvoi vers Safina AI et avant le début de l’interaction avec l’assistant IA, sont informés de manière claire et compréhensible, conformément à toutes les lois applicables (en particulier le RGPD et le TTDSG), de l’utilisation d’un service basé sur l’IA pour la prise en charge et le traitement des appels ainsi que d’un éventuel enregistrement ou stockage de la conversation. Vous êtes en outre seul responsable de l’obtention de tous les consentements requis des appelants, dans la mesure où ils sont légalement prescrits. Cela s’applique en particulier lorsque vous utilisez des fonctionnalités d’enregistrement audio ou lorsque des données à caractère personnel de l’appelant doivent être traitées par l’assistant IA. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre politique de confidentialité.

d) Responsabilité des contenus : assumer l’entière responsabilité de tous les contenus utilisateur que vous fournissez (p. ex. coordonnées, contenus de guides de conversation, configurations) ou qui sont générés par les appelants dans le cadre de l’utilisation du service. Vous devez vous assurer que vos contenus utilisateur sont licites et ne portent pas atteinte aux droits de tiers. Vous êtes également responsable des résultats découlant de l’interaction de l’assistant IA avec les appelants, en particulier lorsque ceux-ci reposent sur des instructions ou configurations spécifiques (p. ex. prompts, guides de conversation) de votre part.

e) Obligations de diligence : conserver vos identifiants de connexion en lieu sûr et prendre toutes les mesures nécessaires pour empêcher une utilisation non autorisée de votre compte (voir également sections 2.2 c) et d)).

f) Exactitude des données : veiller à ce que les informations fournies lors de l’inscription et dans le cadre de l’utilisation soient correctes et à jour (voir section 2.2 b)).

g) Contrôle des coûts et limites : Safina AI met à la disposition de l’utilisateur des fonctionnalités techniques de limitation des coûts (p. ex. budgets mensuels, limites de durée de conversation). L’utilisateur est tenu de configurer ces limites en fonction de son profil de risque. L’utilisateur est pleinement responsable des frais encourus dans les limites qu’il a fixées, même si ceux-ci ont été causés par une durée de conversation anormalement longue de l’IA, pour autant qu’il n’y ait pas de défaillance technique de la fonction de limitation elle-même.

h) Obligations particulières en cas d’utilisation de la fonction de transfert d’appel (Call Transfer) et de la téléphonie sortante :

Si l’utilisateur active des fonctionnalités permettant à l’IA de transférer des appels vers des numéros externes ou d’établir des connexions sortantes, les obligations et règles de responsabilité étendues suivantes s’appliquent :

Interdiction du démarchage téléphonique à froid (Cold Calling) : il est strictement interdit à l’utilisateur d’utiliser les services, numéros ou assistants IA fournis par Safina AI pour des appels publicitaires non sollicités ou des prises de contact importunes. L’utilisateur garantit que, pour toute communication sortante (outbound) ou transfert, il dispose du consentement exprès du destinataire ou qu’il existe une relation commerciale en cours. Safina AI se réserve le droit de suspendre immédiatement les comptes en cas de soupçon d’abus (p. ex. signalements auprès de la Bundesnetzagentur).
Responsabilité des coûts et « Toll Fraud » : l’utilisateur supporte l’ensemble des coûts résultant des transferts initiés via son compte. Cela s’applique également aux coûts résultant d’une utilisation abusive par des tiers (p. ex. piratage des identifiants, injection de prompt), dans la mesure où l’utilisateur est responsable de la faille de sécurité. L’utilisateur est tenu de garantir la sécurité de son compte afin de prévenir la fraude tarifaire (« Toll Fraud »).
Restrictions géographiques (Geo-Blocking) : Safina AI se réserve le droit de bloquer par défaut les transferts vers certaines zones de destination (en particulier les pays à haut risque ou les préfixes satellite) afin de prévenir la fraude. Un déblocage n’intervient qu’après examen spécifique.
Conformité légale du numéro de destination : l’utilisateur garantit qu’il est autorisé à transférer des appels vers le numéro de destination enregistré. Il est interdit de configurer des transferts vers des numéros figurant sur des listes d’opposition au démarchage téléphonique (« Do-Not-Call »).
Protection des données lors du transfert : l’utilisateur s’assure qu’il est autorisé à transmettre les données collectées par l’agent IA (p. ex. transcriptions, résumés) au destinataire dans le cadre du transfert (p. ex. par des contrats de sous-traitance appropriés avec des centres d’appels externes).
Supervision humaine (EU AI Act) : si le transfert sert à confier la conversation à un collaborateur humain (« Human Handoff »), l’utilisateur agit en qualité de « déployeur » (Deployer) au sens de l’EU AI Act. Il incombe exclusivement à l’utilisateur de s’assurer qu’une personne qualifiée est effectivement joignable au numéro de destination afin de garantir la supervision humaine.

5.3. Actions interdites

Il vous est interdit de :

a) Utiliser le service à des fins illicites, frauduleuses, harcelantes, discriminatoires, diffamatoires, obscènes, glorifiant la violence ou autrement répréhensibles ou nuisibles, ou de permettre une telle utilisation.

b) Utiliser le service d’une manière qui porte atteinte aux droits de tiers, y compris, mais sans s’y limiter, les droits d’auteur, les droits de marque, les brevets, les secrets d’affaires, les droits de la personnalité ou les droits à la protection des données.

c) Télécharger, diffuser ou transmettre des logiciels malveillants (virus, chevaux de Troie, vers, etc.) via le service.

d) Utiliser abusivement le service à des fins de communication commerciale non sollicitée (spam), d’appels en masse sans consentement des destinataires ou à des fins de phishing.

e) Tenter de perturber, de surcharger, de compromettre ou de contourner l’intégrité, la sécurité ou les performances du service, des systèmes ou des réseaux sous-jacents.

f) Tenter d’effectuer de l’ingénierie inverse, de décompiler, de désassembler ou de tenter de toute autre manière de dériver le code source du logiciel ou de la technologie sous-jacente au service, sauf si cela est expressément autorisé par le droit impératif.

g) Copier, modifier, louer, prêter, vendre, redistribuer ou créer des œuvres dérivées du service ou de parties de celui-ci, sauf autorisation expresse.

h) Contourner les mesures de sécurité, les restrictions d’accès ou les limitations d’utilisation du service.

5.4. Utilisation autorisée et secteurs d’activité

L’utilisation du service est autorisée pour toutes les finalités commerciales et tous les secteurs d’activité légalement admis, dans la mesure où l’utilisation est conforme aux présentes conditions et à l’ensemble des lois applicables.

6. Tarifs, conditions de paiement et facturation

6.1. Forfaits payants, crédit supplémentaire et tarifs

a) Abonnements : l’utilisation des forfaits « Personal », « Professional » et « Business » repose sur un modèle d’abonnement.

Conclusion du contrat : la souscription de l’abonnement peut être effectuée au choix via notre site internet ou par achat intégré dans l’application mobile.
Volume inclus : les minutes incluses dans l’abonnement expirent à la fin du mois de facturation concerné et ne sont pas reportables au mois suivant (« use-it-or-lose-it »).

b) Prestations supplémentaires à l’utilisation (modèle flexible) : l’utilisation dépassant le volume inclus dans l’abonnement (p. ex. minutes de conversation supplémentaires, SMS) est facturée séparément. Le mode de facturation dépend de la disponibilité dans le forfait concerné et de la configuration du compte utilisateur. Safina AI se réserve le droit de proposer les modèles de facturation suivants :

Variante 1 : Facturation a posteriori (« Pay-as-you-go ») : la facturation des prestations supplémentaires effectuées a lieu a posteriori (postpaid) — en règle générale avec la prochaine facture d’abonnement ou lorsqu’un seuil de coût défini est atteint. Il n’y a pas d’accumulation de crédit dans ce cadre.
Variante 2 : Prépaiement (« Prepaid / Top-ups ») : si Safina AI propose l’acquisition de packs de crédit, l’utilisation s’effectue par déduction du crédit prépayé.
Validité : le crédit prépayé acquis est soumis au délai de prescription légal ordinaire (§ 195 BGB) et est valable au maximum trois (3) ans à la fin de l’année, sauf si le contrat d’utilisation prend fin auparavant.
Nature juridique : le crédit constitue un prépaiement pour des prestations techniques et n’est pas remboursable (sauf en cas de rétractation légale) ni transférable.
Prix : les prix concrets des minutes supplémentaires ou des packs de crédit résultent de la liste de prix en vigueur au moment de l’utilisation ou de l’achat dans l’application ou sur le site internet.

c) Traitement des paiements et partenaire contractuel :

Souscription via le web : si l’abonnement ou un top-up est acquis via notre site internet, le traitement est effectué directement par Safina AI (via Stripe).
Souscription via l’App Store : si l’abonnement est conclu via un App Store (Apple/Google), les conditions du gestionnaire de la boutique concernée s’appliquent exclusivement au traitement du paiement de cet abonnement.
Remarque : les packs de minutes supplémentaires (top-ups) sont en règle générale traités directement par Safina AI (boutique en ligne), même si l’abonnement de base a été souscrit via un App Store.

d) Solde négatif (Technical Overdraft) : pour des raisons techniques (p. ex. latences de la facturation en temps réel), l’utilisation effective peut dépasser légèrement le crédit disponible. L’utilisateur reconnaît qu’un tel solde négatif constitue une créance exigible de Safina AI, que nous sommes en droit de compenser lors du prochain rechargement ou de recouvrer séparément.

6.2. Modalités de paiement et traitement

a) Le paiement des tarifs des forfaits « Personal » et « Professional » est effectué à l’avance pour la période de facturation respective (mois ou année).

b) Nous proposons différents modes de paiement, qui sont affichés dans le processus de commande. Le traitement des paiements est effectué par des prestataires de services de paiement externes :

Lors d’une commande via notre site internet : le traitement est en règle générale effectué par Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.). Vous fournissez vos données de paiement directement à Stripe et autorisez Stripe à débiter les montants dus. Les conditions d’utilisation et de protection des données de Stripe s’appliquent.
Lors d’un achat via l’application (achat intégré) : le traitement est effectué par le gestionnaire de la boutique d’applications concernée (Apple App Store ou Google Play Store), le cas échéant avec l’intervention de services tels que RevenueCat pour la gestion des abonnements. Le paiement est traité via votre compte Apple ou Google. Les conditions d’utilisation et de paiement d’Apple ou de Google s’appliquent respectivement. Safina AI reçoit le paiement d’Apple ou de Google.

c) Pour les clients Enterprise, les modalités de paiement sont réglées dans le contrat Enterprise (p. ex. paiement sur facture).

d) Vous êtes tenu de vous assurer que le mode de paiement que vous avez indiqué est valide et dispose d’une provision suffisante. Vous êtes responsable de la mise à jour de vos informations de paiement.

6.3. Facturation

a) Lors d’une commande via notre site internet, vous recevez une facture électronique pour les montants dus (p. ex. par e-mail ou en téléchargement dans votre compte utilisateur).

b) Pour les professionnels ayant leur siège en Allemagne, la taxe sur la valeur ajoutée allemande est indiquée sur la facture. Pour les professionnels ayant leur siège dans un autre État membre de l’UE, le mécanisme d’autoliquidation (reverse charge) peut s’appliquer en cas de présentation d’un numéro d’identification TVA valide. Pour les professionnels hors UE, les réglementations fiscales respectives s’appliquent.

c) Pour les achats intégrés via l’Apple App Store ou le Google Play Store, la facturation est effectuée directement par Apple ou Google conformément à leurs conditions. Vous recevez la facture de ces fournisseurs.

6.4. Exigibilité et retard de paiement

a) Les frais d’abonnement sont exigibles au début de la période de facturation respective. Les tarifs à l’utilisation (p. ex. pour Enterprise) sont facturés et exigibles conformément à l’accord individuel.

b) En cas de retard de paiement, nous sommes en droit, après mise en demeure et fixation d’un délai de grâce raisonnable, de suspendre ou de restreindre temporairement votre accès au service. Les droits légaux supplémentaires, en particulier le droit aux intérêts moratoires au taux légal et le droit de résiliation extraordinaire pour motif grave (voir section 12.3 c)), ne sont pas affectés.

6.5. Ajustements tarifaires

a) Nous nous réservons le droit d’ajuster les prix des forfaits payants pour refléter l’augmentation des coûts globaux (p. ex. infrastructure technique, personnel, droits de licence) ou les extensions de fonctionnalités.

b) Les augmentations de prix pour les abonnements existants vous seront annoncées au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur sous forme textuelle (p. ex. par e-mail). Dans l’annonce, nous vous informerons de votre droit de vous opposer au prix augmenté ou de résilier votre contrat en respectant le délai de préavis avant la date d’entrée en vigueur de l’augmentation de prix. Si vous ne vous opposez pas dans le délai indiqué dans l’annonce, l’augmentation de prix est réputée acceptée. Nous vous le signalerons expressément dans l’annonce.

6.6. Remboursements

a) En principe, aucun remboursement des tarifs déjà payés n’est effectué pour des périodes de facturation entamées ou non entièrement utilisées, sauf si la loi l’exige ou si les présentes conditions en disposent expressément autrement.

b) Votre droit légal de rétractation en qualité de consommateur (voir section 2.5) n’est pas affecté. En cas de rétractation valable, nous vous remboursons les paiements effectués conformément aux dispositions légales.

c) Un remboursement peut également avoir lieu si nous sommes durablement dans l’impossibilité de fournir la prestation ou si une résiliation intervient pour un motif grave imputable à nous.

7. Protection des données, traitement des données et sous-traitance (CST)

7.1. Principes de protection des données

a) La protection de vos données à caractère personnel et de celles de vos appelants est notre priorité absolue. Nous traitons les données à caractère personnel exclusivement conformément aux lois applicables en matière de protection des données, en particulier le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) et la loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les télémédias (TTDSG).

b) Vous trouverez des informations détaillées sur les données à caractère personnel que nous collectons et traitons dans le cadre de la fourniture et de l’utilisation du service, les finalités de ce traitement, les bases juridiques du traitement, la durée de conservation des données, les éventuels destinataires et les droits dont vous disposez en qualité de personne concernée dans notre politique de confidentialité séparée. Celle-ci est consultable à tout moment sur notre site internet et vous est également communiquée dans le cadre du processus d’inscription. La politique de confidentialité fait partie intégrante des présentes conditions.

7.2. Traitement des données dans le cadre du service

a) Pour fournir le service, nous traitons nécessairement diverses données, qui peuvent inclure :

Vos données d’inscription et de contact (nom, e-mail, le cas échéant société, adresse).
Vos données de configuration (paramètres de l’assistant IA, guides de conversation, contacts).
Les données d’appels (numéros de téléphone des appelants, heure, durée de l’appel).
Les contenus utilisateur tels que les enregistrements audio d’appels (si activé), les transcriptions, les résumés et les analyses.
Les données provenant de systèmes tiers intégrés (p. ex. données CRM, données de calendrier), si vous activez une telle intégration.

b) Pas d’entraînement d’IA avec vos données : nous précisons que vos contenus utilisateur, en particulier les enregistrements audio et les transcriptions de conversations téléphoniques, ne sont pas utilisés par nous pour l’entraînement de nos propres modèles d’IA ou de modèles d’IA tiers.

c) Hébergement : sauf convention d’une solution sur site dans le cadre d’un contrat Enterprise, le stockage et le traitement de vos données sont effectués exclusivement sur des serveurs situés en Allemagne (actuellement chez Amazon Web Services à Francfort-sur-le-Main).

d) Transmission à des prestataires : pour la mise à disposition technique du service, nous faisons appel à des prestataires techniques soigneusement sélectionnés (sous-traitants ultérieurs), p. ex. pour l’hébergement, le raccordement téléphonique, le traitement des paiements ou la fourniture de fonctionnalités d’IA spécifiques (p. ex. transcription, analyse vocale). La transmission de vos données à ces prestataires n’a lieu que dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat et dans le cadre de contrats de sous-traitance conformément à l’art. 28 du RGPD. Vos données ne sont pas transmises à des tiers à des fins publicitaires. Vous trouverez les détails sur les prestataires utilisés dans notre politique de confidentialité.

7.3. Sous-traitance (CST) pour les professionnels

a) Si vous utilisez le service en qualité de professionnel (selon la définition de la section 1.2) et faites traiter des données à caractère personnel (en particulier les données de vos appelants) par Safina AI dans le cadre de cette utilisation, vous agissez en qualité de responsable du traitement au sens de l’art. 4, point 7, du RGPD et Safina AI en qualité de sous-traitant au sens de l’art. 4, point 8, du RGPD.

b) Dans ce cas, la conclusion d’un contrat de sous-traitance (CST) conformément à l’art. 28 du RGPD entre vous et nous est impérativement nécessaire pour garantir un traitement conforme à la protection des données.

c) Nous mettons à votre disposition notre CST standard. Vous pouvez l’obtenir sur demande à l’adresse info@safina.ai.

d) La conclusion du CST est une condition préalable à l’utilisation licite du service par les professionnels pour le traitement de données à caractère personnel. Vous êtes responsable de conclure le CST avec nous en temps utile avant le début du traitement de données à caractère personnel via le service.

8. Propriété intellectuelle, droits sur les contenus utilisateur et retours

8.1. Droits de Safina AI

a) Le service, l’application, le logiciel sous-jacent, les bases de données, la marque « Safina AI », les logos, les designs ainsi que tous les contenus fournis par nous (à l’exception des contenus utilisateur) sont protégés par le droit d’auteur et/ou par d’autres lois relatives à la protection de la propriété intellectuelle et sont la propriété exclusive de Safina AI ou de nos concédants de licence.

b) Seuls les droits d’utilisation décrits à la section 5.1 vous sont concédés. Aucun droit supplémentaire n’est transféré. En particulier, il ne vous est pas permis de reproduire, distribuer, mettre à la disposition du public, modifier ou exploiter de toute autre manière le service ou des parties de celui-ci au-delà du droit d’utilisation accordé.

8.2. Droits sur les contenus utilisateur

a) Tous les droits sur les contenus utilisateur (selon la définition de la section 1.2, p. ex. enregistrements audio, transcriptions, résumés, analyses, configurations) restent en principe la propriété de vous-même ou du titulaire des droits respectif (p. ex. l’appelant pour ses contributions vocales, le cas échéant).

b) Vous accordez toutefois à Safina AI un droit simple, non exclusif, mondial, gratuit et valable pour la durée du contrat d’utilisation de stocker, reproduire, traiter, analyser et afficher vos contenus utilisateur, exclusivement dans la mesure où cela est nécessaire à la fourniture, au maintien, à la sécurisation et à l’optimisation technique du service convenu contractuellement selon le forfait choisi par vous.

c) Pas d’entraînement d’IA : ce droit d’utilisation conformément à la section 8.2 b) ne comprend expressément pas le droit d’utiliser vos contenus utilisateur (en particulier les enregistrements audio ou les transcriptions) pour l’entraînement de modèles d’IA (ni de Safina AI ni de tiers).

8.3. Données d’utilisation anonymisées

Nonobstant les dispositions relatives aux contenus utilisateur, nous sommes autorisés à collecter des données anonymisées et agrégées sur l’utilisation du service (p. ex. nombre d’appels, fonctionnalités utilisées, données de performance technique) et à les utiliser à des fins d’analyses statistiques, d’amélioration des performances du système, de résolution des problèmes et d’optimisation des technologies sous-jacentes. Ces données ne permettent pas d’identifier des utilisateurs ou des appelants individuels.

8.4. Retours

Si vous nous transmettez volontairement des retours, des idées, des suggestions ou des propositions d’amélioration concernant le service (p. ex. via le forum de fonctionnalités, par e-mail ou demande de support), vous nous accordez un droit illimité, irrévocable, mondial, gratuit et sans restriction d’utiliser, d’exploiter, de modifier et de publier ces retours à toutes fins (y compris le développement de produits, le marketing, etc.), sans qu’une rémunération ou une mention de votre personne soit nécessaire.

8.5. Signalement de violations de droits

Si vous estimez que des contenus fournis dans le cadre du service portent atteinte à vos droits (p. ex. droits d’auteur, droits de la personnalité), nous vous prions de nous en informer à l’adresse info@safina.ai avec des informations suffisantes pour examiner les faits. Nous examinerons les violations de droits signalées et prendrons le cas échéant les mesures appropriées.

9. Services et intégrations de tiers

9.1. Recours à des tiers par Safina AI

a) Pour la fourniture et l’optimisation du service, Safina AI fait appel à divers services et technologies de tiers. Cela comprend notamment des prestations dans les domaines de l’hébergement (p. ex. AWS), du traitement des paiements (p. ex. Stripe, RevenueCat), du raccordement téléphonique (p. ex. Twilio), de la fourniture de fonctionnalités d’IA (p. ex. reconnaissance vocale, transcription, génération vocale par des fournisseurs tels qu’OpenAI, Google, Deepgram, Elevenlabs, Cartesia), des outils d’analyse (p. ex. Posthog) et des services de communication (p. ex. Brevo).

b) Vous trouverez un aperçu détaillé des principaux tiers et sous-traitants ultérieurs que nous utilisons ainsi que des informations sur le traitement des données par ces derniers dans notre politique de confidentialité.

9.2. Intégrations activées par l’utilisateur

a) Le service peut vous offrir la possibilité de connecter votre compte Safina AI à des services de tiers non fournis par Safina AI (p. ex. systèmes CRM tels que Pipedrive ou Salesforce, services de calendrier tels que Google Calendar ou iOS Calendar, ci-après « intégrations tierces »).

b) L’activation et l’utilisation de telles intégrations tierces s’effectuent à votre propre initiative et sous votre propre responsabilité. Lorsque vous activez une intégration tierce, vous autorisez Safina AI à accéder à certaines données de votre compte chez le tiers et/ou à transférer des données de votre compte Safina AI à ce tiers, dans la mesure nécessaire au fonctionnement de l’intégration. L’étendue de l’échange de données vous est indiquée lors de la configuration de l’intégration.

c) L’utilisation des services du tiers dans le cadre d’une intégration tierce est exclusivement régie par les conditions d’utilisation et les politiques de confidentialité du tiers concerné. Vous êtes responsable de prendre connaissance de ces conditions et de les respecter.

9.3. Exclusion de responsabilité pour les services et intégrations de tiers

a) Safina AI n’est pas responsable des contenus, de la disponibilité, de la fonctionnalité, de la sécurité ou des pratiques en matière de protection des données des tiers ou de leurs services, y compris des intégrations tierces activées par l’utilisateur.

b) Nous n’assumons aucune garantie ni responsabilité pour les actes, omissions ou prestations de tiers ni pour les dommages résultant de l’utilisation de services ou d’intégrations de tiers ou de la confiance qui leur est accordée. Toute réclamation en rapport avec un service ou une intégration de tiers doit être adressée directement au tiers concerné.

10. Indemnisation

a) Vous vous engagez à indemniser et à garantir Safina AI ainsi que nos représentants légaux, collaborateurs et auxiliaires d’exécution contre l’ensemble des prétentions, demandes, actions, dommages, pertes, coûts et dépenses (y compris les frais d’avocat et de justice raisonnables) qui seraient formulés par des tiers (y compris des appelants ou des autorités de contrôle) à notre encontre et qui reposent sur une violation fautive des présentes conditions d’utilisation de votre part.

b) Cette obligation d’indemnisation comprend notamment, mais pas exclusivement, les prétentions résultant des motifs suivants :

Une violation de vos obligations conformément à la section 5.2, en particulier de l’obligation d’utilisation licite et d’obtention des informations et consentements requis des appelants (section 5.2 c)).
Une violation des droits de tiers (p. ex. droits d’auteur, droits de la personnalité, droits à la protection des données) par vos contenus utilisateur ou votre utilisation du service.
Le non-respect des lois ou réglementations applicables de votre part en rapport avec l’utilisation du service.
Une action interdite de votre part conformément à la section 5.3.

c) En cas de mise en cause par des tiers, vous êtes tenu de nous fournir sans délai toutes les informations nécessaires à l’examen des prétentions et à la défense. Vous nous assisterez de manière raisonnable dans la défense contre de telles prétentions. Nous nous réservons le droit de prendre en charge nous-mêmes la défense contre de telles prétentions, vous restant tenu de supporter les frais raisonnables correspondants.

11. Durée du contrat et résiliation

11.1. Durée et renouvellement

a) Le contrat d’utilisation est conclu pour une durée indéterminée.

b) Pour les forfaits payants (« Personal », « Professional »), l’utilisateur choisit lors de la conclusion du contrat une durée minimale initiale (p. ex. mensuelle ou annuelle). À l’expiration de la durée minimale, l’abonnement est automatiquement renouvelé pour la même durée (p. ex. un mois supplémentaire ou une année supplémentaire), sauf résiliation par l’une des parties conformément aux dispositions suivantes.

c) Pour le forfait « Enterprise », les durées et les conditions de renouvellement convenues dans le contrat Enterprise séparé s’appliquent.

d) La durée d’une période d’essai est régie par la section 2.4. Elle prend fin automatiquement si aucun forfait payant n’est souscrit.

11.2. Résiliation par l’utilisateur

a) Vous pouvez résilier le contrat d’utilisation pour un compte utilisateur gratuit (le cas échéant) ou une période d’essai à tout moment sans respecter de délai de préavis.

b) Les abonnements payants des forfaits « Personal » et « Professional » peuvent être résiliés avec un préavis de quatorze (14) jours pour la fin de la durée minimale ou de la période de renouvellement respective.

c) La résiliation peut être effectuée de manière pratique via les paramètres de votre compte utilisateur (dans l’application ou l’interface web). La résiliation est également possible sous forme textuelle (p. ex. par e-mail à info@safina.ai).

d) Pour la résiliation du forfait « Enterprise », les délais et formes convenus dans le contrat Enterprise séparé s’appliquent.

11.3. Résiliation par Safina AI

a) Nous pouvons résilier le contrat d’utilisation pour les services gratuits ou les périodes d’essai à tout moment avec un préavis de 14 jours.

b) Les abonnements payants peuvent être résiliés par nous avec un préavis de trente (30) jours pour la fin de la durée minimale ou de la période de renouvellement respective.

c) Le droit de chaque partie à la résiliation extraordinaire pour motif grave n’est pas affecté. Un motif grave existe pour nous notamment lorsque :

Vous commettez une violation grave ou répétée de vos obligations essentielles au titre des présentes conditions d’utilisation (en particulier les obligations de la section 5.2 ou les interdictions de la section 5.3).
Vous êtes en retard de paiement des montants dus malgré une mise en demeure et la fixation d’un délai raisonnable (voir section 6.4 b)).
Vous devenez insolvable ou une procédure d’insolvabilité est ouverte sur votre patrimoine ou son ouverture est refusée faute d’actif.
L’exécution du contrat devient impossible ou déraisonnable pour nous pour des raisons techniques ou juridiques.

11.4. Conséquences de la résiliation

a) Dès la prise d’effet de la résiliation, votre droit d’utiliser le service prend fin et votre accès au compte utilisateur est désactivé.

b) Nous sommes en droit de supprimer vos contenus utilisateur stockés dans le cadre du service après l’expiration d’un délai raisonnable après la fin du contrat (en règle générale 30 jours, sauf obligations légales de conservation contraires). Vous trouverez des détails sur la suppression des données dans notre politique de confidentialité.

c) Vous êtes vous-même responsable de sauvegarder et d’exporter vos contenus utilisateur (p. ex. transcriptions, rapports, enregistrements audio) en temps utile avant la fin du contrat, si vous en avez encore besoin. Nous ne sommes pas tenus de conserver ou de restituer des données au-delà de la fin du contrat, sauf si la loi l’exige.

d) Les montants déjà payés pour la période postérieure à la prise d’effet de la résiliation ne sont pas remboursés, sauf si la résiliation est intervenue pour un motif grave imputable à nous ou s’il existe un droit découlant d’une rétractation valable (voir section 6.6).

12. Modifications des conditions d’utilisation et du service

12.1. Modifications des conditions d’utilisation

a) Nous nous réservons le droit de modifier les présentes conditions d’utilisation à tout moment, notamment pour les adapter à des changements du cadre juridique ou technique, à de nouvelles fonctionnalités ou à des évolutions du service.

b) Nous vous informerons des modifications prévues au plus tard trente (30) jours avant leur entrée en vigueur prévue sous forme textuelle (p. ex. par e-mail ou par notification dans l’application/le compte utilisateur). La notification contiendra les modifications prévues ainsi que la date d’entrée en vigueur.

c) Si les modifications ne sont pas exclusivement à votre avantage, de nature purement rédactionnelle ou destinées à l’adaptation à des dispositions légales impératives, les dispositions suivantes s’appliquent : vous avez le droit de vous opposer aux modifications annoncées. Votre opposition doit nous parvenir sous forme textuelle (p. ex. par e-mail) dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception de la notification de modification.

d) Si vous ne vous opposez pas dans le délai imparti, les conditions d’utilisation modifiées sont réputées acceptées par vous à compter de la date d’entrée en vigueur annoncée. Nous attirerons expressément votre attention dans la notification de modification sur cette conséquence (fiction d’approbation) ainsi que sur votre droit d’opposition et le délai applicable.

e) Si vous vous opposez aux modifications dans le délai imparti, le contrat se poursuit aux conditions antérieures. Dans ce cas, nous nous réservons toutefois le droit de résilier le contrat d’utilisation de manière ordinaire conformément à la section 11.3 b) à la prochaine date possible.

f) Les modifications requises par des dispositions légales impératives prennent effet immédiatement et ne nécessitent ni consentement ni possibilité d’opposition, mais nous vous informerons de telles modifications.

12.2. Modifications du service

a) Nous sommes en droit de développer continuellement le service et de modifier, adapter, étendre ou supprimer partiellement des fonctionnalités ou composantes du service, afin d’améliorer le service, de l’adapter aux évolutions techniques ou de réagir aux évolutions du marché.

b) Pour les services ou fonctionnalités gratuits, nous sommes en droit de les modifier, de les supprimer ou de ne les proposer à l’avenir que contre rémunération, à notre seule discrétion.

c) En cas de modifications substantielles de services payants affectant le cœur de l’étendue des prestations convenues et ayant un effet défavorable pour vous (p. ex. suppression sans remplacement d’une fonctionnalité centrale du forfait souscrit), nous vous en informerons sous forme textuelle avec un préavis raisonnable, en règle générale d’au moins 30 jours. Dans ce cas, vous avez le droit de résilier le contrat de manière extraordinaire à la date de prise d’effet de la modification.

13. Utilisation internationale

a) Le service est exploité par le fournisseur depuis l’Allemagne. Nous ne garantissons pas que le service et ses contenus sont adaptés ou disponibles pour une utilisation dans des lieux situés en dehors de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE).

b) L’utilisation du service depuis l’étranger s’effectue sous la propre responsabilité de l’utilisateur. L’utilisateur est seul responsable de veiller au respect de l’ensemble des lois et réglementations locales applicables.

Version faisant foi

Le présent document est une traduction fournie à titre informatif uniquement. En cas de divergence entre cette traduction et l’original en allemand, la version allemande prévaudra.

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