Pourquoi un message d'absence est important
Un message d'absence remplit deux fonctions : il confirme a l'expediteur que son message a bien ete recu et il fixe des attentes claires sur le delai de reponse. Sans message d'absence, les gens restent dans l'incertitude. Certains relanceront au bout de quelques heures. D'autres supposeront que vous les ignorez et passeront a autre chose.
Que faut-il inclure
- Vos dates d'absence et de retour. Soyez precis sur les dates.
- Qui contacter en cas d'urgence. Indiquez un nom et une adresse email ou un numero de telephone.
- Restez concis. Trois a quatre phrases suffisent. Personne ne lit un message automatique de plusieurs paragraphes.
- Adaptez le ton a votre activite. Un cabinet d'avocats ne s'exprime pas comme une agence de design.
N'oubliez pas le telephone
La plupart des gens configurent un message d'absence pour leurs emails mais oublient le telephone. Si vous etes absent pendant une semaine, les appelants s'attendent quand meme a ce que quelqu'un decroche. Vos options :
- Mettez a jour votre annonce de messagerie vocale avec votre date de retour
- Configurez le transfert d'appels vers un collegue
- Utilisez un assistant telephonique IA pour gerer les appels pendant votre absence, afin que les appelants parlent a quelqu'un au lieu de laisser un message vocal