In fünf Minuten vom Download zum Live-Betrieb
Die Einrichtung von Safina erfordert keinen Techniker, keine neue Hardware und keine komplizierte Telefonanlagen-Migration. Der gesamte Prozess dauert bei den meisten Nutzern unter 5 Minuten, und du kannst ihn von der Couch aus erledigen.
So sieht die Einrichtung Schritt für Schritt aus.
Schritt 1: App herunterladen und Konto erstellen
Lade die Safina-App aus dem App Store oder Google Play herunter. Registriere dich mit deiner E-Mail, und schon bist du drin. Kein langwieriger Verifizierungsprozess, kein Faxen von Dokumenten, kein Warten auf eine Freigabe.
Schritt 2: Deinen KI-Assistenten konfigurieren
Hier legst du fest, wie Safina dein Unternehmen repräsentiert. Du bestimmst:
- Deinen Firmennamen (damit Safina Anrufer korrekt begrüßt)
- Deinen Begrüßungsstil (freundlich, professionell oder individuell)
- Was Anrufer gefragt werden (Name, Anliegen, Dringlichkeit, Terminwunsch)
- Welche Informationen geteilt werden (Öffnungszeiten, Preise, Standort, häufige Antworten)
Safina bietet branchenspezifische Vorlagen, die mit den richtigen Fragen für deine Branche vorbelegt sind. Die Vorlage für einen Installateur stellt andere Fragen als die für eine Kanzlei. Wähle eine Vorlage, passe sie an, fertig.
Schritt 3: Rufumleitung einrichten
Das ist der einzige Schritt, der deine Telefoneinstellungen betrifft. Du musst Anrufe an Safinas Nummer weiterleiten, wenn du nicht abnehmen kannst oder willst.
Es gibt verschiedene Weiterleitungsoptionen:
| Weiterleitungstyp | Was passiert | Geeignet für |
|---|---|---|
| Bei Nichtannahme | Leitet nach X Klingeltönen weiter | Anrufe auffangen, die du verpasst |
| Bei Besetzt | Leitet weiter, wenn du im Gespräch bist | Unternehmen mit hohem Anrufvolumen |
| Bei Nichterreichbarkeit | Leitet weiter bei ausgeschaltetem Handy | Außendienstler, Reisende |
| Immer | Jeder Anruf geht an Safina | Vollständiger KI-Empfang |
Die meisten Unternehmen starten mit “Bei Nichtannahme” oder einer Kombination der ersten drei Optionen. So nimmst du Anrufe an, die du kannst, und Safina fängt den Rest auf.
Schritt 4: Testen
Ruf deine eigene Nummer von einem anderen Telefon an. Lass es klingeln. Safina nimmt ab. Führe ein Testgespräch. Prüfe die Zusammenfassung in der App. Fertig.
Deine bestehende Nummer behalten
Eine der häufigsten Sorgen: “Muss ich meine Telefonnummer ändern?” Die Antwort ist nein.
Safina arbeitet über Rufumleitung, das heißt deine bestehende Nummer bleibt genau so, wie sie ist. Deine Kunden, deine Visitenkarten, dein Google-Eintrag, deine Website: nichts ändert sich. Du fügst nur ein Sicherheitsnetz hinter deiner bestehenden Nummer hinzu.
Das bedeutet auch, dass du Safina risikofrei testen kannst. Wenn es nicht das Richtige für dich ist, schaltest du die Rufumleitung einfach ab. Dein Telefon funktioniert wieder genau wie vorher.
Es gibt keine Rufnummernportierung, keinen SIM-Wechsel und keine Verhandlungen mit dem Anbieter. Ob Telekom, Vodafone, O2, Swisscom oder A1: Rufumleitung ist eine Standardfunktion, die überall gleich funktioniert.
Rufumleitung: Die Details
Rufumleitung klingt einfach, und das ist sie meistens auch. Aber ein paar Dinge sind wissenswert.
GSM-Codes sind der schnellste Weg, die Umleitung auf dem Handy einzurichten. Sie sehen so aus: **61*[Safina-Nummer]**[Sekunden]#. Safina liefert die exakten Codes für deine Konfiguration, du wählst sie einmalig.
Anbieter-Apps und Telefoneinstellungen bieten ebenfalls Weiterleitungsoptionen, wenn du eine grafische Oberfläche bevorzugst.
Festnetz- und VoIP-Systeme (wie eine FRITZ!Box) haben eigene Weiterleitungseinstellungen, meist über eine Web-Oberfläche erreichbar. Safina bietet anbieterspezifische Anleitungen, die dich durch jede Einrichtung führen.
Geschäftliche Telefonanlagen (PBX) können ebenfalls an Safina weiterleiten. Wenn du ein Büro-System mit mehreren Nebenstellen hast, kann dein IT-Admin eine Weiterleitungsregel in wenigen Minuten konfigurieren.
Der entscheidende Punkt: Wenn dein Telefonsystem Anrufe weiterleiten kann (und praktisch alle können das), funktioniert es mit Safina.
Was nach der Einrichtung passiert
Sobald die Rufumleitung aktiv ist, sieht dein Alltag so aus:
- Ein Anruf kommt rein, den du nicht annehmen kannst
- Dein Telefon leitet ihn nach einigen Klingeltönen an Safina weiter
- Safina nimmt ab, begrüßt den Anrufer mit deinem Firmennamen und führt ein Gespräch
- Der Anrufer legt auf, zufrieden, dass sein Anliegen gehört wurde
- Du bekommst eine Push-Benachrichtigung mit einer Zusammenfassung
- Du schaust dir die Zusammenfassung an und entscheidest, wann du dich meldest
Kein Anrufbeantworter mehr abhören. Kein Rätseln, wer während des Meetings angerufen hat. Keine verlorenen Kunden, weil du gerade mit einem anderen beschäftigt warst.
Für Unternehmen, die täglich Dutzende Anrufe bearbeiten, verändert sich der gesamte Arbeitsablauf. Schau dir an, wie verschiedene Branchen Safina einsetzen, um zu sehen, wie das in der Praxis aussieht.
Häufige Fragen zur Einrichtung
“Kann ich nur bestimmte Anrufe weiterleiten?” Die meisten Telefonsysteme erlauben bedingte Rufumleitung (Besetzt, Nichtannahme, Nichterreichbarkeit). Manche Geschäftssysteme können auch zeitbasiert oder nach Anrufer-ID weiterleiten.
“Was, wenn ich manche Anrufe selbst annehmen will?” Nutze die Umleitung “Bei Nichtannahme”. Wenn du abnimmst, ist Safina nicht involviert. Wenn nicht, fängt Safina den Anruf auf. Ganz einfach.
“Kann ich meine Begrüßung später ändern?” Ja. Du kannst deine Begrüßung, Fragen und Anrufeinstellungen jederzeit in der App ändern. Änderungen gelten sofort.
“Kostet die Einrichtung etwas?” Nein. Die Einrichtung ist kostenlos. Du zahlst nur für deinen gewählten Tarif, und es gibt einen kostenlosen Testzeitraum zum Start.
“Was, wenn ich Probleme mit der Rufumleitung habe?” Das Safina-Supportteam hilft dir bei der Einrichtung für dein spezifisches Telefon und deinen Anbieter. Es ist der einzige Schritt, der je nach Gerät variiert, aber wir haben Anleitungen für jede gängige Kombination geschrieben.
Nächste Schritte nach dem Start
Sobald du eingerichtet bist und Anrufe entgegennimmst, helfen dir ein paar Dinge, das Beste aus Safina herauszuholen:
- Prüfe deine ersten 5-10 Anrufzusammenfassungen, um sicherzustellen, dass Safina die richtigen Fragen stellt
- Passe deine Begrüßung an, falls Anrufer auf bestimmte Formulierungen reagieren
- Füge häufige Frage-Antwort-Paare hinzu, damit Safina wiederkehrende Fragen direkt beantworten kann
- Schau dir deine Anrufstatistiken an, um Stoßzeiten und Muster zu erkennen
- Entdecke Integrationen, um Safina mit deinem Kalender, CRM oder Workflow-Tools zu verbinden
Die meisten Nutzer finden ihre ideale Konfiguration innerhalb der ersten Woche. Danach läuft Safina im Hintergrund und erledigt seinen Job, während du deinen machst.