Was eine Zusammenfassung enthält
Nach jedem Anruf liefert Safina eine strukturierte Zusammenfassung auf dein Smartphone. Jede Zusammenfassung enthält:
- Name des Anrufers - Vor- und Nachname, durch Rückfrage im Gespräch verifiziert
- Telefonnummer - Automatisch erkannt, auch bei unterdrückter Nummer
- Anliegen - In 2-3 Sätzen zusammengefasst, konkret und verwertbar
- Dringlichkeit - Hoch, mittel oder niedrig, aus dem Gesprächsinhalt abgeleitet
- Rückrufwunsch - Wann der Anrufer zurückgerufen werden möchte
- Branchenspezifische Felder - Adresse bei Handwerkern, Fahrzeugdaten bei Werkstätten, Objektnummer bei Hausverwaltungen, Symptome bei Arztpraxen
Die Zusammenfassung kommt als Push-Benachrichtigung innerhalb von Sekunden nach Gesprächsende. Du liest sie in 10 Sekunden und entscheidest sofort, ob du jetzt oder später zurückrufst.
Branchen-Templates: Was sie unterscheidet
Safina stellt nicht jedem Anrufer dieselben Fragen. Das Gespräch passt sich an das Template an, das du ausgewählt hast.
Handwerker-Template
Safina fragt nach: Adresse, Art des Problems, Fotos gewünscht, Dringlichkeit, bevorzugter Terminzeitraum. Bei Stichworten wie Wasserschaden oder Gasgeruch wird der Anruf als dringend markiert.
Hausverwaltungs-Template
Safina fragt nach: Objektadresse, Wohnungsnummer, Mietername, Beschreibung des Problems, Dringlichkeit, bereits unternommene Maßnahmen. Erfasst Gebäude- und Einheitsdaten für die Zuordnung zum richtigen Handwerker.
Arztpraxis-Template
Safina fragt nach: Patientenname, Geburtsdatum, Symptome, Dauer der Beschwerden, Bestandspatient ja/nein, Versicherung. Es wird keine medizinische Beratung gegeben.
Autowerkstatt-Template
Safina fragt nach: Fahrzeugmarke, Modell, Baujahr, Kennzeichen, Problembeschreibung, ob das Fahrzeug fahrbereit ist. Fragen zur Servicehistorie sind optional.
IT-Dienstleister-Template
Safina fragt nach: Firmenname, Ansprechpartner, betroffenes System, Fehlerbeschreibung, Anzahl betroffener Nutzer, Vertragsnummer/SLA-Referenz.
Alle verfügbaren Templates findest du in der App. Du kannst auch eigene Templates erstellen.
Datenfluss: Vom Anruf zur Aktion
So läuft ein Anruf durch Safina:
- Anruf kommt rein - Dein Telefon klingelt. Wenn du nicht abnimmst (oder Safina immer abnehmen soll), wird der Anruf weitergeleitet.
- Gespräch - Safina begrüßt den Anrufer, stellt sich als dein KI-Assistent vor und stellt die template-spezifischen Fragen. Das Gespräch ist natürlich, kein Telefonmenü.
- Zusammenfassung erstellt - Innerhalb von Sekunden nach Gesprächsende erstellt Safina eine strukturierte Zusammenfassung.
- Push-Benachrichtigung - Du bekommst eine Nachricht auf dein Smartphone mit den wichtigsten Details. Tippe darauf, um die vollständige Zusammenfassung in der App zu sehen.
- Transkript verfügbar - Das vollständige Wort-für-Wort-Transkript wird neben der Zusammenfassung gespeichert.
Was du danach tun kannst
In der App kannst du:
- Nach Dringlichkeit sortieren, um die wichtigsten Anrufe zuerst zu sehen
- Nach Name, Datum oder Stichwort suchen, um einen bestimmten Anruf zu finden
- Per Webhook exportieren an HubSpot, Pipedrive, Notion, Google Sheets oder jedes System, das Webhooks akzeptiert
- Zusammenfassungen teilen mit Kollegen oder Dienstleistern
Vergleich: Informationsqualität nach einem Anruf
| Mailbox | Büroservice | Safina | |
|---|---|---|---|
| Name korrekt erfasst | Oft unklar | Meist ja | Ja, durch Buchstabieren verifiziert |
| Telefonnummer | Oft unvollständig | Ja | Ja, automatisch |
| Anliegen beschrieben | Vage, unstrukturiert | Kurze Stichworte | Strukturiert, 2-3 Sätze |
| Dringlichkeit bewertet | Nein | Selten | Ja, automatisch |
| Branchenspezifische Daten | Nein | Nein | Ja, per Template |
| Durchsuchbar | Nein (Audiodatei) | Nein (Papiernotiz) | Ja, in der App |
| Zugestellt in | Manuelles Anhören | Stunden (E-Mail) | Sekunden (Push-Benachrichtigung) |
| Kosten | Gratis (aber nutzlos) | 200-500+ Euro/Monat | Ab 9,99 Euro/Monat |
CRM- und Workflow-Integration
Zusammenfassungen sind nicht in der Safina-App eingesperrt. Du kannst sie überallhin senden:
- HubSpot und Pipedrive haben direkte Integrationen. Anrufe erscheinen automatisch als CRM-Aktivitäten mit allen erfassten Feldern.
- Zapier, Make und n8n verbinden Safina mit über 6.000 anderen Apps. Automatisiere z.B. “erstelle eine Trello-Karte für jeden dringenden Anruf.”
- Webhooks liefern strukturierte JSON-Daten an jeden Endpunkt. Baue eigene Integrationen mit deinen bestehenden Tools.
- Notion und Google Sheets Integrationen protokollieren jeden Anruf in einer Tabelle oder Datenbank.
Siehe CRM-Integration oder alle Integrationen im Überblick.
Einrichtung: Fünf Minuten bis zur ersten Zusammenfassung
- App herunterladen (iOS oder Android) oder auf safina.ai registrieren
- Template auswählen aus über 30 Branchenvorlagen, oder eigenes erstellen
- Rufumleitung einrichten von deiner Geschäftsnummer. Funktioniert mit jedem deutschen und europäischen Anbieter. Siehe Anleitungen für Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
- Ersten Anruf empfangen und die Zusammenfassung auf dem Smartphone sehen
Keine Hardware. Keine Verträge. Keine IT-Abteilung nötig. Der Basic-Tarif ab 9,99 Euro/Monat enthält 30 Minuten.
Weiterlesen
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- CRM-Integration - Zusammenfassungen automatisch ins CRM
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