Ihr Alltag
Das Wartezimmer ist voll. Sie behandeln seit 8 Uhr morgens. Die Rezeption, sofern Sie eine haben, ist mit Terminvergabe, Abrechnungen und Patienten vor Ort beschäftigt. Das Telefon klingelt. Und klingelt. Und klingelt.
Was passiert mit diesen Anrufen?
In vielen Praxen: nichts. Das Telefon klingelt ins Leere. Der Patient hört ein Freizeichen oder eine Ansage. Er legt auf und ruft die nächste Praxis an. Für neue Patienten bedeutet das: Sie verlieren ihn, bevor Sie ihn je gesehen haben.
Typische Situation in einer Physiotherapie-Praxis:
Zwei Therapeuten, keine Rezeptionistin. Behandlungen dauern 30-60 Minuten. In dieser Zeit geht niemand ans Telefon. Pro Tag gehen 8-12 Anrufe ein, davon 3-4 während laufender Behandlungen. Ein neuer Patient, der Krankengymnastik nach einer OP braucht, ruft an. Freizeichen. Er googelt “Physiotherapie in meiner Nähe” und ruft die nächste Praxis an.
Das Problem betrifft alle Praxisarten:
- Physiotherapie: Behandlungsblöcke von 30-60 Minuten, kein Zugang zum Telefon
- Psychotherapie: Sitzungen dürfen nicht unterbrochen werden
- Zahnärzte: Behandlungen am Stuhl, Hände nicht frei
- Heilpraktiker: Oft Einzelpraxis ohne Rezeption
- Logopädie: Therapiesitzungen erfordern volle Aufmerksamkeit
Die Zahlen, die wehtun:
- 40-60% der Anrufe gehen in Praxen ohne Rezeption verloren
- Ein neuer Patient bringt je nach Fachrichtung 500-3.000 Euro Jahresumsatz
- Patienten rufen selten zweimal an, sie gehen zur nächsten Praxis
- Terminabsagen per Telefon kommen nicht durch, der Slot bleibt leer
Die Lösung
Safina nimmt Anrufe an, während Sie behandeln. Jeder Patient wird professionell begrüßt und nach seinem Anliegen gefragt. Sie erhalten eine strukturierte Zusammenfassung und rufen zwischen den Behandlungen oder am Ende des Tages zurück.
Was Safina bei jedem Anruf erfasst
| Information | Warum wichtig |
|---|---|
| Name des Patienten | Identifikation und persönliche Ansprache beim Rückruf |
| Neu- oder Bestandspatient | Priorisierung und Vorbereitung |
| Grund des Anrufs | Terminwunsch, Absage, Rezeptfrage, Beschwerden |
| Dringlichkeit | Akute Schmerzen vs. reguläre Terminanfrage |
| Gewünschter Terminzeitraum | Effizientere Terminvergabe beim Rückruf |
| Rückrufnummer | Für den Rückruf |
Szenario: Physiotherapie-Praxis ohne Rezeption
Die Praxis von Thomas Keller hat zwei Behandlungsräume. Zwischen 9 und 12 Uhr sind beide Therapeuten durchgehend in Behandlungen. In dieser Zeit gehen sieben Anrufe ein:
- 2 neue Patienten mit Verordnung
- 1 Terminabsage für morgen
- 2 Bestandspatienten mit Fragen
- 1 Pharma-Vertreter
- 1 Rückfrage der Krankenkasse
Ohne Safina: Alle sieben Anrufe unbeantwortet. Die neuen Patienten gehen woanders hin. Die Terminabsage kommt nicht durch, der Slot morgen bleibt leer.
Mit Safina: Alle Anrufe angenommen. Neue Patienten erfasst. Terminabsage dokumentiert, sodass der Slot neu vergeben werden kann. Pharma-Vertreter als irrelevant markiert. Thomas schaut in der Mittagspause in die App und arbeitet die Liste ab.
Szenario: Psychotherapie-Praxis
Sitzungen dauern 50 Minuten. Zwischen den Sitzungen liegen 10 Minuten, zu wenig, um Anrufe abzuarbeiten. Safina nimmt alle Anrufe an und stuft die Dringlichkeit ein. Akute Krisen werden sofort per Push-Nachricht gemeldet. Reguläre Anfragen warten bis zum Ende des Praxistages.
Wichtiger Hinweis
Safina gibt keine medizinischen Auskünfte. Safina beantwortet keine Fragen zu Diagnosen, Behandlungen, Medikamenten oder Befunden. Anrufer werden informiert, dass ihr Anliegen aufgenommen wird und ein Rückruf aus der Praxis erfolgt. Für medizinische Notfälle wird auf den Notruf verwiesen.
Beispiel-Zusammenfassung
Anruf um 10:37 Uhr
Patient: Sabine Krause
Status: Neupatientin
Anliegen: Terminanfrage Krankengymnastik
Details: Hat Verordnung vom Orthopäden nach Knie-OP.
Möchte schnellstmöglich beginnen.
Dringlichkeit: Erhöht, Post-OP, Therapie soll zeitnah starten
Bevorzugter Termin: Vormittags, ab nächster Woche
Rückrufnummer: 0151 XXX XXXX
--> Rückruf heute empfohlen, Neupatientin mit DringlichkeitWeiterlesen
- Terminbuchung - Automatische Terminvereinbarung per Telefon
- Verpasste Anrufe vermeiden - So verlieren Sie keine Patienten mehr
- Spam-Anrufe blockieren - Pharma-Vertreter automatisch filtern
- Branchen: Arztpraxis | Physiotherapie | Yoga-Studio
- Preise ansehen
So funktioniert es
- Vorlage wählen — Wählen Sie die Vorlage für Ihre Praxisart. Safina fragt nach den richtigen Informationen: Patientenstatus, Anliegen, Dringlichkeit, Terminwunsch.
- Rufumleitung einrichten — Leiten Sie Ihre Praxisnummer um: während der Behandlungszeiten, nach Praxisschluss oder als Überlauf, wenn die Rezeption besetzt ist.
- Anrufe empfangen — Safina nimmt jeden Anruf an, führt ein strukturiertes Gespräch und erfasst alle relevanten Informationen.
- Priorisiert zurückrufen — Zwischen Behandlungen oder am Tagesende: Alle Anrufe in der App, sortiert nach Dringlichkeit. Neue Patienten zuerst, Spam gar nicht.
Warum Safina für Praxisinhaber
Kein Patient geht verloren
Jeder Anruf wird angenommen. Neue Patienten werden erfasst, bevor sie zur nächsten Praxis wechseln. Terminabsagen kommen durch, sodass Slots neu vergeben werden können.
Behandlungen bleiben ungestört
Kein klingelndes Telefon während der Therapie. Ihre Patienten vor Ort haben Ihre volle Aufmerksamkeit.
Dringlichkeit wird erkannt
Safina unterscheidet zwischen routinemäßigen Anfragen und dringenden Fällen. Bei erhöhter Dringlichkeit werden Sie sofort benachrichtigt.
Entlastung für die Rezeption
Wenn Ihre Rezeption überlastet ist, fängt Safina die Anrufe auf, die sonst untergehen. Als Überlauf-Lösung oder als kompletter Telefonservice.
Ein Bruchteil der Kosten einer Rezeptionistin
Eine Teilzeit-Rezeptionistin kostet mindestens 1.500 Euro im Monat. Safina Pro kostet 24,99 Euro und ist rund um die Uhr verfügbar.