Rufumleitung

Eine Rufumleitung ist eine Telefonfunktion, die eingehende Anrufe von einer Nummer zu einer anderen weiterleitet. Wenn jemand Ihre Geschäftsnummer anruft und Sie nicht abnehmen, wird der Anruf an eine andere Nummer geschickt: an Ihr Mobiltelefon, einen Kollegen, einen Telefonservice oder einen KI-Telefonassistenten.

Jeder Telefonanbieter bietet Rufumleitungen an. Sie funktionieren auf Festnetz, Mobiltelefonen und VoIP-Systemen. Die Funktion gibt es seit den 1960er-Jahren, und sie gehört nach wie vor zu den nützlichsten Werkzeugen für die geschäftliche Kommunikation.

Arten der Rufumleitung

Es gibt zwei Hauptkategorien, und der Unterschied ist für den Einsatz im Alltag wichtig.

Sofortige (unbedingte) Rufumleitung

Alle eingehenden Anrufe werden sofort weitergeleitet, egal ob Sie verfügbar sind oder nicht. Ihr Telefon klingelt gar nicht.

Wann sinnvoll: Sie sind den ganzen Tag außer Haus, im Urlaub, oder möchten, dass alle Anrufe von jemand anderem (oder einem KI-Assistenten) bearbeitet werden.

GSM-Code: **21*[Zielnummer]# zum Aktivieren, ##21# zum Deaktivieren.

Bedingte Rufumleitung

Anrufe werden nur weitergeleitet, wenn eine bestimmte Bedingung eintritt. Es gibt drei Unterarten:

Wann sinnvoll: Sie möchten Anrufe selbst annehmen, wenn Sie können, aber eine Rückfalloption haben, wenn es nicht geht.

Die meisten Unternehmen, die einen KI-Telefonassistenten nutzen, wählen die bedingte Rufumleitung. Sie gehen ran, wenn Sie frei sind. Die KI übernimmt, wenn Sie beschäftigt, unterwegs oder einfach gerade nicht verfügbar sind.

So richten Sie die Rufumleitung ein

Auf dem iPhone

1. Einstellungen > Telefon > Rufumleitung öffnen
2. Rufumleitung aktivieren
3. Zielnummer eingeben

Hinweis: Die iPhone-Einstellungen unterstützen nur die sofortige Rufumleitung. Für die bedingte Variante verwenden Sie die GSM-Codes oben über die Telefon-App.

Auf Android

1. Telefon-App > Einstellungen > Anrufe > Rufumleitung öffnen
2. Art der Umleitung wählen (immer, bei besetzt, bei keiner Antwort, bei nicht erreichbar)
3. Zielnummer eingeben

Per GSM-Code (jedes Telefon)

Öffnen Sie die Telefon-App, geben Sie den GSM-Code ein und drücken Sie die Anruftaste. Sie hören einen Bestätigungston. Das funktioniert auf jedem GSM-fähigen Telefon weltweit.

Am Festnetz

Wenden Sie sich an Ihren Anbieter. Die meisten bieten die Rufumleitung über ein Online-Portal oder einen anbieterspezifischen Code an.

Warum die Rufumleitung für Ihr Unternehmen wichtig ist

Kein Anruf geht verloren

Ein verpasster Anruf ist eine verpasste Chance. Die Rufumleitung sorgt dafür, dass Ihre Nummer immer besetzt ist, auch wenn Sie im Termin, im Auto oder in der Mittagspause sind.

Privat und geschäftlich trennen

Leiten Sie Ihre Geschäftsnummer abends und am Wochenende an einen KI-Assistenten weiter. Sie haben Ihre Ruhe; Anrufer bekommen trotzdem eine professionelle Antwort.

Überlauf abfangen

In Stoßzeiten leiten Sie überzählige Anrufe auf eine zweite Leitung, einen Kollegen oder einen KI-Assistenten um. Keine Besetztzeichen mehr.

Von überall arbeiten

Die Rufumleitung ermöglicht es, Anrufe dorthin zu lenken, wo Sie gerade sind. Im Homeoffice? Leiten Sie die Büronummer aufs Handy um. Auf der Baustelle? Weiter an den KI-Assistenten.

Rufumleitung und KI-Telefonassistenten

Die Rufumleitung ist der Weg, über den die meisten KI-Telefonassistenten Anrufe erhalten. Das Prinzip:

1. Sie bekommen eine eigene Nummer vom KI-Assistenten-Dienst
2. Sie richten die bedingte Rufumleitung auf Ihrem Telefon zu dieser Nummer ein
3. Wenn Sie nicht abnehmen, übernimmt der KI-Assistent

Bei Safina dauert die Einrichtung der Rufumleitung etwa zwei Minuten. Die App führt Sie Schritt für Schritt durch den passenden GSM-Code für Ihr Telefon und Ihren Anbieter.

Häufige Probleme und Lösungen

Anrufe landen direkt auf der Mailbox statt bei der Umleitung: Ihre Mailbox fängt die Anrufe möglicherweise ab, bevor die Umleitung greift. Deaktivieren Sie zuerst die Mailbox, dann richten Sie die Umleitung ein.

Umleitung funktioniert nicht mit WLAN-Telefonie: Manche Anbieter behandeln Umleitungen bei WLAN-Calls anders. Deaktivieren Sie die WLAN-Telefonie testweise, falls die Umleitung nicht wie erwartet funktioniert.

Klingelzeit ist zu kurz: Bei der bedingten Rufumleitung (keine Antwort) können Sie die Klingeldauer anpassen. Bei den meisten Anbietern funktioniert das mit **61*[Nummer]*11*[Sekunden]#, wobei die Sekunden 5, 10, 15, 20, 25 oder 30 sein können.

Verwandte Begriffe

• KI-Telefonassistent: Das Ziel, an das viele Unternehmen unbeantwortete Anrufe weiterleiten
• Anrufweiterleitung: Die Übergabe eines bereits laufenden Gesprächs an eine andere Person (nicht dasselbe wie Rufumleitung)
• Mailbox: Das Standard-Ziel für die Rufumleitung auf den meisten Telefonen
• VoIP: Internetbasierte Telefonsysteme, die ebenfalls Rufumleitungen unterstützen