Was die Integration kann
Safina verbindet sich per OAuth mit deinem Microsoft-Konto. Ob Microsoft 365 Business, Office 365 oder Outlook.com: die Anbindung funktioniert mit allen aktuellen Microsoft-Kalenderversionen.
Echtzeit-Verfuegbarkeit
Safina hat Zugriff auf deinen Outlook-Kalender und weiss jederzeit, wann du frei bist. Termine, Besprechungen, Blocker und ganztaegige Events werden automatisch beruecksichtigt. Wenn jemand anruft und einen Termin braucht, schlaegt Safina nur tatsaechlich freie Slots vor.
Direkte Buchung
Stimmt der Anrufer einem Zeitfenster zu, legt Safina den Termin direkt in deinem Outlook-Kalender an. Der Termin erscheint sofort in Outlook, auf deinem Handy und ueberall dort, wo dein Microsoft-Kalender synchronisiert ist.
Bestaetigung per SMS
Nach der Buchung erhaelt der Anrufer eine SMS mit den Termindetails und einem Buchungslink. Kein Nachfragen, kein Warten auf eine E-Mail.
Kollisionsschutz
Wird ein Slot gebucht, ist er sofort blockiert. Auch bei mehreren Anrufen in kurzer Folge werden keine Doppelbuchungen erzeugt.
Einrichtung in 3 Schritten
Schritt 1: Microsoft-Konto verbinden
Gehe in der Safina-App auf “Integrationen” und waehle Microsoft Outlook. Du wirst zum Microsoft-Login weitergeleitet und gibst Safina Lesezugriff auf deinen Kalender. Die Verbindung laeuft ueber den Standard-OAuth-Prozess von Microsoft.
Schritt 2: Kalender und Buchungsregeln festlegen
Waehle den Kalender aus, den Safina verwenden soll. Dann definierst du:
- Verfuegbare Zeiten: z.B. Mo-Fr, 8-18 Uhr
- Mindestvorlaufzeit: z.B. 4 Stunden
- Pufferzeit: z.B. 10 Minuten zwischen Terminen
- Terminlaenge: Standard oder je nach Termintyp
Schritt 3: Loslegen
Safina ist bereit. Teste die Integration mit einem Anruf und pruefe, ob der Termin in deinem Outlook-Kalender erscheint.
Anwendungsbeispiele
Steuerberater: Mandant bucht Beratungstermin
Ein Mandant ruft waehrend der Steuererklaerungszeit an. Dein Team ist ausgelastet. Safina nimmt den Anruf an, fragt nach dem Anliegen und bietet freie Termine an: “Am Dienstag um 14 Uhr oder am Mittwoch um 10 Uhr waere ein Termin fuer ein Beratungsgespraech frei.” Der Mandant waehlt Mittwoch, der Termin landet direkt in deinem Outlook-Kalender. Du erfaehrst davon ueber die Safina-App und die Outlook-Benachrichtigung.
Immobilienverwaltung: Handwerkertermin nach Schadensmeldung
Ein Mieter meldet einen Wasserschaden. Safina erfasst die Schadensbeschreibung und die Adresse. Dann prueft Safina deinen Kalender und bietet dem Mieter einen Besichtigungstermin an: “Unser Techniker koennte morgen zwischen 9 und 11 Uhr vorbeikommen. Passt das?” Der Mieter bestaetigt, der Termin wird gebucht. Du hast sofort eine Zusammenfassung mit Schadensdetails und gebuchtem Termin.
Beratungsfirma: Erstgespraech mit Neukunden
Ein Interessent findet deine Website und ruft an. Es ist 18:30 Uhr, niemand ist mehr im Buero. Safina nimmt den Anruf an, stellt sich vor und fragt nach dem Beratungsbedarf. Dann bucht Safina ein 30-minuetiges Erstgespraech in deinen Outlook-Kalender. Der Interessent hat noch am selben Abend eine SMS-Bestaetigung. Ohne Safina waere der Anruf auf dem Anrufbeantworter gelandet, und der Interessent haette vielleicht morgen bei der Konkurrenz angerufen.
Kompatibilitaet
Die Safina-Outlook-Integration funktioniert mit:
- Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium)
- Microsoft 365 Personal/Family
- Office 365 (alle Plaene)
- Outlook.com (kostenlose und Premium-Konten)
Voraussetzung ist lediglich ein aktives Microsoft-Konto mit Kalendernutzung.
Vorteile
Nahtlose Microsoft-Integration
Wenn dein Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt, passt Safina direkt in deinen bestehenden Workflow. Kein zusaetzliches Kalender-Tool, kein manuelles Uebertragen.
Sofortige Synchronisation
Gebuchte Termine erscheinen in Echtzeit in Outlook, auf dem Desktop, im Browser und auf dem Handy. Du bist immer auf dem aktuellen Stand.
24/7 Terminvergabe
Auch wenn dein Buero geschlossen ist, koennen Kunden Termine buchen. Safina arbeitet rund um die Uhr, dein Outlook-Kalender ist immer aktuell.
DSGVO-konform
Die Verbindung laeuft ueber OAuth. Safina speichert keine Microsoft-Zugangsdaten. Alle Daten werden in Deutschland verarbeitet.
Haeufige Fragen
Funktioniert die Integration auch mit geteilten Kalendern?
Safina verbindet sich mit deinem persoenlichen Microsoft-Konto und greift auf die von dir freigegebenen Kalender zu. Geteilte Teamkalender werden unterstuetzt, solange du entsprechende Zugriffsrechte hast.
Was, wenn ich Google Calendar und Outlook parallel nutze?
Du kannst beide Kalender-Integrationen gleichzeitig aktivieren. Safina prueft dann beide Kalender auf Konflikte und verhindert Doppelbuchungen ueber alle verbundenen Kalender hinweg.
Kann ich verschiedene Terminlaengen fuer verschiedene Anliegen festlegen?
Ja. Du definierst Termintypen mit unterschiedlichen Dauern, z.B. “Kurzberatung (15 Min)”, “Beratungsgespraech (45 Min)” oder “Ersttermin (60 Min)”. Safina fragt den Anrufer nach dem Anliegen und waehlt die passende Dauer.
Werden meine Outlook-Termine bei Safina gespeichert?
Nein. Safina liest deine Verfuegbarkeit in Echtzeit aus und erstellt neue Termine in deinem Kalender. Bestehende Termininhalte werden nicht gespeichert oder ausgelesen; nur die Information “frei” oder “belegt” wird geprueft.