Scripts prêts à l'emploi
Fermeture du soir
Merci d'avoir appelé [Nom de l'agence]. Notre bureau est fermé pour la soirée. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et les détails de votre projet de traduction, notamment les langues et le délai. Nous vous rappellerons dès demain matin. Pour les demandes urgentes, envoyez-nous un e-mail à [adresse] et nous le consulterons ce soir.
Message week-end
Bonjour, vous avez joint [Nom de l'agence]. Notre bureau est fermé pour le week-end et rouvrira lundi à [heure]. Laissez votre nom, votre numéro et ce que vous souhaitez faire traduire. Si votre projet est urgent et ne peut pas attendre lundi, envoyez un e-mail à [adresse] avec l'objet « URGENT » et nous ferons de notre mieux pour vous répondre.
Fermeture pour jours fériés
Joyeuses fêtes de la part de [Nom de l'agence] ! Nous sommes en congé du [date] au [date] et rouvrirons le [date]. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et les détails de votre projet, et nous vous recontacterons dès notre retour. Pour les traductions assermentées nécessaires avant le [date], écrivez-nous à [adresse]. Bonnes fêtes !
Fuseau horaire international
Merci d'avoir appelé [Nom de l'agence]. Nos horaires d'ouverture sont [horaires] [fuseau horaire]. Si vous appelez depuis un autre fuseau horaire, veuillez laisser votre nom, votre numéro, votre fuseau horaire et les détails de votre projet. Nous vous rappellerons à un horaire qui convienne à tous les deux. Vous pouvez aussi nous écrire à tout moment à [adresse e-mail].
Fermeture pour projet d'envergure
Bonjour, vous avez joint [Nom de l'agence]. Notre équipe travaille actuellement sur un projet d'envergure et dispose d'une disponibilité téléphonique limitée jusqu'au [date]. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et les détails de votre demande. Nous acceptons toujours de nouveaux projets et vous répondrons sous un jour ouvré. Pour les traductions assermentées ou urgentes, écrivez à [adresse e-mail] pour une réponse plus rapide.
Conseils de personnalisation
Les agences de traduction reçoivent des appels du monde entier : mentionnez toujours votre fuseau horaire dans les messages hors horaires. Proposer une option e-mail pour les demandes urgentes est essentiel, car les clients internationaux ne souhaitent pas forcément attendre votre prochain jour ouvré. Si votre agence est spécialisée dans une région (traductions juridiques pour l'UE, par exemple), adaptez l'accueil à ce public.
Les clients internationaux ne suivent pas vos horaires de bureau
La traduction est un métier mondial. Vos clients peuvent être à New York, Dubaï ou Singapour. Quand un chef de projet dans un autre fuseau horaire a besoin d’une traduction, il appelle pendant sa journée de travail, ce qui peut correspondre à votre soirée, votre week-end ou le milieu de la nuit.
Si tout ce qu’il entend est un message générique « nous sommes fermés », il enverra un e-mail, certes. Mais il risque aussi d’appeler l’agence suivante sur sa liste, celle qui décroche vraiment. Pour les agences de traduction, les appels hors horaires ne sont pas un désagrément mineur. Ils font partie intégrante de l’activité.
Un bon message hors horaires remplit trois fonctions : il informe l’appelant de vos disponibilités, il recueille les détails du projet nécessaires au devis, et il propose un canal alternatif (généralement l’e-mail) pour ce qui ne peut pas attendre.
Les différentes situations hors horaires
Fermetures du soir
La plupart des agences de traduction ferment entre 17h et 19h. Les appelants du soir planifient généralement à l’avance : ils ont un projet à venir et veulent obtenir des devis avant le lendemain matin. Un message simple demandant les détails du projet et promettant un rappel le matin fonctionne bien.
L’ajout essentiel pour les agences de traduction : mentionnez votre adresse e-mail pour les demandes urgentes. Le travail de traduction peut souvent démarrer avec un simple document et un e-mail, alors offrir cette option permet à l’appelant de vous envoyer le fichier immédiatement au lieu d’attendre une conversation téléphonique.
Ce qu’il faut demander aux appelants de préciser :
- Nom et numéro de téléphone
- Langues source et cible
- Type de document et volume approximatif
- Délai
- Traduction assermentée ou standard
Messages week-end
Les week-ends sont délicats pour les agences de traduction. Certaines travaillent le week-end pour les projets urgents. D’autres non. Votre message doit refléter honnêtement votre disponibilité.
Si vous consultez vos e-mails le week-end, dites-le : « Pour les demandes urgentes, écrivez-nous et nous essaierons de répondre pendant le week-end. » Si vous ne travaillez pas du tout le week-end, fixez des attentes claires : « Nous vous rappellerons lundi matin. »
Couverture des fuseaux horaires internationaux
C’est la particularité des agences de traduction et des autres entreprises de services à dimension internationale. Un appelant du Japon peut tomber sur votre répondeur à 14h de son heure, soit 6h chez vous. De son point de vue, il n’appelle pas « en dehors des heures d’ouverture ».
Mentionner votre fuseau horaire dans l’accueil aide : « Nos horaires d’ouverture sont de 9h à 18h, heure de Paris. » Cet ajout simple évite la frustration et montre que vous travaillez régulièrement avec des clients internationaux.
Périodes de jours fériés
Les fêtes de fin d’année sont une période chargée pour les traductions assermentées. Les gens ont besoin de documents pour des demandes d’immigration, des inscriptions universitaires ou des procédures juridiques, et beaucoup de ces dossiers ont des échéances en janvier. Votre message de jours fériés doit reconnaître que certaines demandes sont urgentes et proposer une option e-mail pour les traductions assermentées pressantes.
Le coût des appels internationaux manqués
Les agences de traduction rivalisent autant sur la réactivité que sur la qualité. Quand un client envoie une demande à trois agences, la première à répondre avec un devis clair et professionnel décroche généralement le projet. Si votre message hors horaires ne recueille pas suffisamment de détails pour que vous puissiez établir un devis le lendemain matin, vous avez déjà un temps de retard.
Imaginez ce que coûte un appel manqué typique : une traduction juridique de 5 000 mots aux tarifs standard peut valoir entre 400 et 1 200 €. Un projet urgent avec livraison dans la nuit peut atteindre 2 000 € ou plus. Perdre ne serait-ce qu’un de ces projets par mois au profit d’un concurrent plus réactif s’accumule rapidement.
Safina gère les appels hors horaires comme le ferait un(e) réceptionniste. Il décroche, pose les questions sur le projet (langues, type de document, délai, volume) et vous envoie un résumé structuré. Quand un client en Asie appelle à 3h du matin chez vous, il bénéficie d’une vraie conversation, pas d’un enregistrement. Vous commencez votre journée avec des briefs de projets prêts pour le devis.
Les forfaits commencent à 9,99 €/mois pour 30 minutes. Le forfait Professionnel à 24,99 € couvre 100 minutes, de quoi absorber un bon volume de demandes internationales hors horaires. Pour les agences avec une clientèle mondiale, le forfait Business à 59,99 € offre 250 minutes de couverture.
Pour la gestion des appels pendant les heures d’ouverture, consultez nos scripts d’accueil pour agences de traduction. Pour la couverture des appels manqués en général, voir les modèles de messagerie vocale. Vous pouvez aussi explorer les solutions de disponibilité 24h/24, parcourir la bibliothèque complète de scripts ou comparer les outils de gestion téléphonique.
