Ansagetexte zum Übernehmen
Feierabend-Ansage
Danke für den Anruf bei [Büroname]. Unser Büro ist für heute geschlossen. Bitte hinterlasse deinen Namen, deine Nummer und Details zu deinem Übersetzungsprojekt, einschließlich Sprachen und Deadline. Wir rufen dich morgen früh als Erstes zurück. Für Eilaufträge schreib uns eine E-Mail an [E-Mail], wir prüfen sie noch heute Abend.
Wochenend-Ansage
Hallo, hier ist [Büroname]. Wir haben am Wochenende geschlossen und sind am Montag ab [Uhrzeit] wieder da. Hinterlasse deinen Namen, deine Nummer und was du übersetzen lassen möchtest. Wenn dein Projekt dringend ist und nicht bis Montag warten kann, schick eine E-Mail an [E-Mail] mit dem Betreff 'EILIG', und wir tun unser Bestes.
Feiertage
Schöne Feiertage von [Büroname]! Wir machen eine Pause vom [Datum] bis [Datum] und sind ab [Datum] wieder erreichbar. Bitte hinterlasse deinen Namen, deine Nummer und deine Projektdetails. Wir melden uns, sobald wir zurück sind. Für beglaubigte Übersetzungen, die vor [Datum] fertig sein müssen, schreib uns an [E-Mail]. Frohe Feiertage!
Internationale Zeitzonen
Danke für deinen Anruf bei [Büroname]. Unsere Bürozeiten sind [Zeiten] [Zeitzone]. Wenn du aus einer anderen Zeitzone anrufst, hinterlasse bitte deinen Namen, deine Nummer, deine Zeitzone und die Projektdetails. Wir rufen dich zu einer Zeit zurück, die für uns beide passt. Du kannst uns auch jederzeit per E-Mail erreichen unter [E-Mail].
Großprojekt / Eingeschränkte Erreichbarkeit
Hallo, hier ist [Büroname]. Unser Team arbeitet derzeit an einem Großprojekt und ist telefonisch nur eingeschränkt erreichbar bis [Datum]. Bitte hinterlasse deinen Namen, deine Nummer und die Details deiner Anfrage. Wir nehmen weiterhin neue Aufträge an und antworten innerhalb eines Werktags. Für beglaubigte oder Eilübersetzungen schreib an [E-Mail] für die schnellste Bearbeitung.
Tipps zum Anpassen
Übersetzungsbüros bekommen Anrufe aus der ganzen Welt. Erwähne also immer Deine Zeitzone in der Abwesenheitsansage. Eine E-Mail-Option für dringende Anfragen ist wichtig, weil internationale Kunden nicht bis zu Deinem nächsten Werktag warten wollen. Wenn Dein Büro einen bestimmten Bereich bedient (z.B. juristische Übersetzungen für den EU-Raum), passe die Ansage an diese Zielgruppe an.
Internationale Kunden halten sich nicht an Deine Bürozeiten
Übersetzen ist ein globales Geschäft. Deine Kunden sitzen vielleicht in New York, Dubai oder Singapur. Wenn ein Projektmanager in einer anderen Zeitzone eine Übersetzung braucht, ruft er während seines Arbeitstags an, und das kann Dein Abend, Dein Wochenende oder mitten in der Nacht sein.
Wenn er nur eine generische “wir sind geschlossen”-Ansage hört, schreibt er vielleicht eine E-Mail. Aber vielleicht ruft er auch das nächste Büro auf seiner Liste an, eines, das tatsächlich rangeht. Für Übersetzungsbüros sind Anrufe nach Feierabend kein Randthema. Sie sind ein fester Teil des Geschäfts.
Eine gute Abwesenheitsansage macht drei Dinge: Sie sagt dem Anrufer, wann Du erreichbar bist. Sie erfasst die Projektdetails, die Du zum Kalkulieren brauchst. Und sie bietet einen alternativen Kanal (meistens E-Mail) für alles, was nicht warten kann.
Verschiedene Abwesenheitssituationen
Feierabend
Die meisten Übersetzungsbüros schließen zwischen 17 und 19 Uhr. Abend-Anrufer planen in der Regel voraus: Sie haben ein Projekt in der Pipeline und wollen vor dem Morgen Angebote einholen. Eine einfache Nachricht, die nach Projektdetails fragt und einen Rückruf am Morgen verspricht, funktioniert gut.
Die wichtige Ergänzung für Übersetzungsbüros: Nenne Deine E-Mail-Adresse für Eilanfragen. Übersetzungsarbeit kann oft mit einem Dokument und einer E-Mail beginnen. Gibst Du Anrufern diese Option, können sie Dir die Datei sofort schicken, statt auf ein Telefonat zu warten.
Was Du Anrufer bitten solltest zu hinterlassen:
- Name und Telefonnummer
- Ausgangs- und Zielsprache
- Dokumentenart und ungefährer Umfang
- Deadline
- Ob eine beglaubigte oder Standardübersetzung gebraucht wird
Wochenend-Ansagen
Wochenenden sind für Übersetzungsbüros eine Grauzone. Manche Büros arbeiten am Wochenende an Eilaufträgen. Andere nicht. Deine Ansage sollte ehrlich über Deine Verfügbarkeit sein.
Wenn Du am Wochenende E-Mails prüfst, sag es: “Für dringende Anfragen schreib uns eine E-Mail, wir versuchen am Wochenende zu antworten.” Wenn Du am Wochenende gar nicht arbeitest, setze klare Erwartungen: “Wir melden uns am Montagmorgen.”
Internationale Zeitzonen
Das ist eine Besonderheit von Übersetzungsbüros und anderen global arbeitenden Dienstleistern. Ein Anrufer aus Japan erreicht Deine Mailbox um 14 Uhr seiner Zeit, was 6 Uhr morgens bei Dir ist. Aus seiner Sicht ruft er nicht “nach Feierabend” an.
Die Zeitzone in der Ansage zu nennen hilft: “Unsere Bürozeiten sind 9 bis 18 Uhr mitteleuropäischer Zeit.” Diese einfache Ergänzung verhindert Frust und zeigt, dass Du regelmäßig mit internationalen Kunden arbeitest.
Feiertage
Die Jahresend-Feiertage sind eine geschäftige Zeit für beglaubigte Übersetzungen. Leute brauchen Dokumente für Einwanderungsanträge, Uni-Bewerbungen oder Gerichtsverfahren, und viele davon haben Januar-Fristen. Deine Feiertagsansage sollte anerkennen, dass manche Anfragen zeitkritisch sind, und eine E-Mail-Option für dringende beglaubigte Arbeiten anbieten.
Was verpasste internationale Anrufe kosten
Übersetzungsbüros konkurrieren genauso über Reaktionsgeschwindigkeit wie über Qualität. Wenn ein Kunde Anfragen an drei Büros schickt, bekommt das, das zuerst mit einem klaren, professionellen Angebot antwortet, in der Regel den Auftrag. Wenn Deine Abwesenheitsansage nicht genug Details erfasst, damit Du am nächsten Morgen kalkulieren kannst, bist Du schon im Rückstand.
Überleg, was ein typischer verpasster Anruf kostet: Eine juristische Übersetzung mit 5.000 Wörtern kann 500 bis 1.500 Euro wert sein. Ein Eilauftrag mit Übernacht-Lieferung vielleicht 2.000 Euro oder mehr. Selbst wenn Du nur einen davon pro Monat an einen schnelleren Wettbewerber verlierst, summiert sich das.
Safina übernimmt After-Hours-Anrufe so, wie es eine Empfangskraft tun würde. Safina nimmt ab, fragt nach dem Projekt (Sprachen, Dokumentenart, Deadline, Umfang) und schickt Dir eine strukturierte Zusammenfassung. Wenn ein Kunde aus Asien um 3 Uhr nachts Deiner Zeit anruft, bekommt er ein echtes Gespräch, keine Bandansage. Du startest Deinen Morgen mit fertigen Projektbriefs zum Kalkulieren.
Ab 9,99 Euro im Monat für 30 Minuten. Der Pro-Plan für 24,99 Euro deckt 100 Minuten ab, genug für ein solides Volumen internationaler After-Hours-Anfragen. Für Büros mit globalem Kundenstamm bietet der Business-Plan für 59,99 Euro 250 Minuten Abdeckung.
Für Live-Anrufe während der Geschäftszeiten findest Du Begrüßungsskripte für Übersetzungsbüros bei uns. Für allgemeine Mailbox-Ansagen die Mailbox-Vorlagen. Entdecke die Vorlagen-Bibliothek, Lösungen für 24/7-Erreichbarkeit, oder vergleiche Telefonmanagement-Tools.
