Ansagetexte zum Übernehmen
Büro-Standard
Guten Tag, Notariat [Name / Kanzleiname], Du sprichst mit [Name]. Wie kann ich Dir helfen? ... Das klären wir gerne für Dich. Darf ich Deinen vollständigen Namen und eine Rückrufnummer notieren? Bitte schildere mir kurz, um welchen notariellen Vorgang es geht, damit wir uns entsprechend vorbereiten können.
Grundstückskauf / Immobilientransaktion
Guten Tag, Notariat [Name], Du sprichst mit [Name]. Geht es um einen Grundstückskauf oder eine Immobilienübertragung? ... Gibt es bereits einen Beurkundungstermin? Ich benötige die Namen aller Beteiligten, die Objektadresse und ob eine Bank eingebunden ist. Ich nehme Deine Kontaktdaten auf, und wir bestätigen die Termindetails bis [Zeitrahmen].
Testaments- und Nachlassplanung
Guten Tag, Du hast das Notariat [Name] erreicht, hier ist [Name]. Rufst Du wegen eines Testaments, einer Vorsorgevollmacht oder einer Patientenverfügung an? ... Verstehe. Ich notiere Deinen Namen und Deine Nummer. Hast Du bereits Erfahrung mit notariellen Urkunden, oder ist das Dein erster Kontakt? In jedem Fall erklären wir Dir den Ablauf. Einer unserer Notare kann einen Beratungstermin vereinbaren.
Beglaubigung und Beurkundung
Guten Tag, Notariat [Name]. Benötigst Du eine Beglaubigung oder Beurkundung? ... Um welches Dokument handelt es sich? Eine eidesstattliche Versicherung, ein Kaufvertrag, eine Vollmacht? Wird das Dokument im Inland verwendet oder benötigst Du eine Apostille für das Ausland? Bitte bringe zum Termin einen gültigen Personalausweis oder Reisepass mit. Darf ich Deinen Namen notieren und einen Termin finden?
Mehrparteien-Koordination
Guten Tag, Notariat [Name], Du sprichst mit [Name]. Geht es um eine Beurkundung mit mehreren Beteiligten? ... Verstehe. Wie viele Personen müssen unterschreiben? Werden alle persönlich erscheinen, oder nehmen einige per Videokonferenz teil? Ich brauche die Namen und Kontaktdaten aller Beteiligten. Bitte nenne mir auch die Art der Urkunde, damit wir die nötigen Unterlagen vorbereiten können.
Tipps zum Anpassen
Kläre immer zuerst, welcher notarielle Vorgang benötigt wird, bevor Du einen Termin vergibst. Eine Grundstücksbeurkundung erfordert eine ganz andere Vorbereitung als eine einfache Beglaubigung. Weise Anrufer darauf hin, dass sie einen gültigen Personalausweis oder Reisepass mitbringen müssen.
Der erste Anruf entscheidet über das Mandat
Menschen kontaktieren ein Notariat in wichtigen Lebensmomenten. Sie kaufen ein Haus, setzen ein Testament auf, erteilen eine Vorsorgevollmacht oder lassen Dokumente für den internationalen Gebrauch beglaubigen. Das sind Situationen, in denen Sorgfalt und Vertrauen alles andere überwiegen.
Wer bei einem Notariat anruft, stöbert nicht. Die Person hat ein konkretes rechtliches Anliegen und meistens einen Termin, der drängt. Die Art, wie Dein Büro diesen Anruf beantwortet, zeigt dem Anrufer, ob er einen verlässlichen Fachmann gefunden hat oder ob er weitersuchen sollte.
Eine ruhige, strukturierte Begrüßung, die das Anliegen zügig erfasst und die richtigen Informationen aufnimmt, legt den Grundstein für eine reibungslose Zusammenarbeit. Eine knappe oder unklare Antwort bewirkt das Gegenteil.
Die häufigsten Anruftypen im Notariat
Grundstückskäufe und Immobilientransaktionen
Immobiliengeschäfte machen einen großen Teil der notariellen Arbeit aus. Käufer, Verkäufer, Makler und Banken sind alle darauf angewiesen, dass die Beurkundung korrekt abläuft. Wenn jemand wegen eines Kaufvertrags anruft, brauchst Du sofort vier Dinge:
- Beurkundungstermin (dieser bestimmt Deinen gesamten Zeitplan)
- Objektadresse (für die Urkundenvorbereitung)
- Namen aller Beteiligten (Käufer, Verkäufer und eventuelle Bevollmächtigte)
- Banken- oder Maklerbeteiligung (klärt, wer welche Unterlagen beisteuert)
Beurkundungstermine haben harte Fristen. Ein fehlendes Detail beim ersten Anruf kann eine Kettenreaktion auslösen, die alle Beteiligten betrifft. Das Begrüßungsskript für Immobilienanrufer ist so aufgebaut, dass diese Informationen vor Gesprächsende erfasst werden.
Testament und Vorsorge
Testamente, Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen sind persönlich und oft emotional. Anrufer planen voraus oder reagieren auf eine gesundheitliche Situation in der Familie. Der Ton sollte respektvoll und geduldig sein.
Die benötigten Informationen sind überschaubar:
- Art des Dokuments (Testament, Erbvertrag, Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung)
- Ob ein Anwalt eingebunden ist (viele erbrechtliche Dokumente werden von Anwälten entworfen und beim Notar beurkundet)
- Anzahl der Unterzeichner und Zeugen
- Zeitrahmen (manche Nachlassplanung ist vorausschauend, manche dringend)
Hetze diese Anrufer nicht. Ein paar zusätzliche Sekunden Geduld am Telefon stärken das Vertrauen des Mandanten unmittelbar.
Beglaubigungen und Apostillen
Internationale Dokumente, eidesstattliche Versicherungen, Verträge und beglaubigte Kopien erfordern alle eine notarielle Tätigkeit. Manche brauchen eine Apostille für die Verwendung im Ausland. Diese Anrufe sind kurz, aber detailsensibel.
Frage den Anrufer, um welches Dokument es geht und wo es verwendet wird. Ein Dokument für ein anderes Land hat andere Anforderungen als eines für den Inlandsgebrauch. Erinnere jeden Anrufer daran, einen gültigen Ausweis mitzubringen, denn eine Absage am Beurkundungstermin wegen fehlender Identifikation verschwendet beidseitig Zeit.
Beurkundungen mit mehreren Beteiligten
Wenn an einer Beurkundung drei, vier oder mehr Parteien beteiligt sind, wird die Koordination zur Hauptaufgabe. Der Anruf ist Deine Gelegenheit, alle Beteiligten zu erfassen, zu klären, wer persönlich erscheint, und ob für einige Parteien eine Videokonferenz nötig ist.
Nimm Namen und Kontaktdaten aller Beteiligten beim ersten Anruf auf. Bestätige die Urkundenart, damit Dein Büro die richtige Anzahl an Ausfertigungen vorbereiten kann.
Wenn im Büro niemand abnehmen kann
Notariate sind oft kleine Einheiten. Der Notar ist in einer Beurkundung, die Assistenz betreut einen Mandanten vor Ort. Anrufe gehen in den geschäftigsten Stunden unbeantwortet, und die Anrufer haben Fristen, die nicht warten.
Safina schließt diese Lücke. Wenn niemand verfügbar ist, nimmt Safina den Anruf entgegen, fragt nach dem gewünschten notariellen Vorgang, erfasst die Details und sendet Deinem Büro eine strukturierte Zusammenfassung. Du siehst sofort, was benötigt wird, ohne eine undeutliche Sprachnachricht abzuhören. Ab 9,99 Euro monatlich für 30 Minuten, der Pro-Plan für 24,99 Euro deckt 100 Minuten ab.
Für verpasste Anrufe während der Geschäftszeiten findest Du Mailbox-Ansagen für Notariate bei uns. Für Abend- und Wochenendabdeckung gibt es die Abwesenheitsansagen. Anwaltskanzleien stehen vor ähnlichen Herausforderungen: unsere Kanzlei-Begrüßungsskripte könnten ebenfalls hilfreich sein. Die gesamte Vorlagen-Bibliothek und unsere Branchenseiten bieten weitere Optionen.
