Ansagetexte zum Übernehmen
Feierabend / Standard
Vielen Dank für Ihren Anruf beim Notariat [Name]. Unser Büro ist für heute geschlossen und wir sind morgen ab [Uhrzeit] wieder für Sie erreichbar. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine Beschreibung des notariellen Vorgangs, den Sie benötigen. Falls ein Beurkundungstermin oder eine Frist ansteht, nennen Sie bitte das Datum, damit wir Ihren Rückruf priorisieren können. Wir melden uns morgen früh.
Wochenend-Ansage
Sie haben das Notariat [Name] erreicht. Am Wochenende ist unser Büro geschlossen, wir sind ab Montag um [Uhrzeit] wieder da. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen. Falls es um einen Grundstückskauf oder eine Beurkundung Anfang nächster Woche geht, nennen Sie bitte die Objektadresse und den Termin, damit wir die Vorbereitung starten können. Wir rufen Montagmorgen zurück.
Feiertags-Ansage
Vielen Dank für Ihren Anruf beim Notariat [Name]. Wir haben [Feiertag] vom [Startdatum] bis [Enddatum] geschlossen und sind ab dem [Rückkehrdatum] um [Uhrzeit] wieder erreichbar. Bitte hinterlassen Sie eine ausführliche Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und Ihrem Anliegen. Für Beurkundungen oder Unterschriftstermine kurz nach unserer Rückkehr nennen Sie bitte Termine und Beteiligte. Wir bearbeiten alle Nachrichten am [Rückkehrdatum].
Erinnerung für bestehende Termine
Sie haben das Notariat [Name] außerhalb der Geschäftszeiten erreicht. Wenn Sie anrufen, um einen bereits vereinbarten Beurkundungstermin zu bestätigen, seien Sie versichert: Ihr Termin steht. Wir melden uns während der Geschäftszeiten mit den letzten Details. Für neue Anfragen hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen. Wir rufen zurück, sobald wir um [Uhrzeit] öffnen.
Längere Abwesenheit / Urlaub
Vielen Dank für Ihren Anruf beim Notariat [Name]. Unser Büro ist vom [Startdatum] bis [Enddatum] geschlossen. Für dringende notarielle Angelegenheiten in dieser Zeit wenden Sie sich bitte an [Vertretungsnotar] unter [Nummer]. Für alle übrigen Anliegen hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und die Details Ihres Anliegens. Wir melden uns nach unserer Rückkehr am [Rückkehrdatum].
Tipps zum Anpassen
Aktualisieren Sie die Feiertags-Ansage vor jeder Schließzeit mit den korrekten Daten. Falls Sie eine Vertretungsvereinbarung mit einem anderen Notar haben, nennen Sie dessen Kontaktdaten. Für immobilienlastige Kanzleien sollte die Wochenend-Ansage gezielt nach Beurkundungsterminen fragen, da Montags-Termine eine Vorbereitung am Freitag benötigen.
Immobiliengeschäfte halten sich nicht an Bürozeiten
Ein Makler ruft um 18:30 Uhr an wegen einer Beurkundung am Mittwoch. Ein Familienmitglied meldet sich am Samstagmorgen, weil vor einer Krankenhausaufnahme am Montag noch eine Vorsorgevollmacht beurkundet werden muss. Ein Unternehmer ruft Sonntagabend an, weil ein Vertrag am Dienstag unterschrieben werden soll.
Das sind keine theoretischen Beispiele. Sie passieren in Notariaten jede Woche. Und in jedem Fall entscheidet das, was der Anrufer am Telefon hört, ob er auf Ihren Rückruf wartet oder ein anderes Notariat sucht.
Die Abwesenheitsansage ist das Letzte, was ein Anrufer hört, bevor er entscheidet, ob er eine Nachricht hinterlässt oder auflegt. In einem Notariat geht es bei dieser Entscheidung oft um zeitkritische rechtliche und finanzielle Angelegenheiten. Eine professionelle Ansage, die die Dringlichkeit anerkennt und die richtigen Details abfragt, hält diese Anrufer in Ihrer Pipeline.
Die richtige Ansage für jede Situation
Unter der Woche nach Feierabend
Die meisten Notariats-Anrufe nach 17 Uhr kommen von Berufstätigen, die tagsüber nicht anrufen konnten. Sie stecken nicht in einer Krise, sie müssen Sie nur erreichen. Eine sachliche Ansage genügt: Öffnungszeiten nennen, um die nötigen Informationen bitten und bestätigen, dass Sie morgen zurückrufen.
Der eine Zusatz, der für Notariate den Unterschied macht, ist die Frage nach Fristen. Ein Anrufer, der in seiner Nachricht einen Donnerstags-Termin erwähnt, bekommt um 7:30 Uhr seinen Rückruf. Wer nach einer Beglaubigung für nächsten Monat fragt, kann bis zum späten Vormittag warten. Ohne die Fristenangabe raten Sie bei der Priorisierung.
Wochenend-Ansagen
Freitagabend bis Sonntagabend ist die längste Lücke in der Erreichbarkeit. Für immobilienfokussierte Kanzleien ist das gleichzeitig die aktivste Zeit für Makler und Käufer. Besichtigungen finden am Wochenende statt. Kaufentscheidungen fallen beim Abendessen am Samstag.
Ihre Wochenend-Ansage sollte Immobilienanrufer gezielt ansprechen und nach Beurkundungsterminen und Objektdaten fragen. So hat Ihr Team am Montagmorgen einen Vorsprung bei der Vorbereitung. Ein Anrufer, der am Wochenende eine ausführliche Nachricht hinterlässt, bekommt am Montag schnelleren Service, und genau diese Erfahrung bringt Weiterempfehlungen.
Feiertags-Ansagen
Feiertags-Ansagen brauchen konkrete Daten. “Wir sind über die Feiertage geschlossen” sagt dem Anrufer nichts Brauchbares. “Wir haben vom 23. Dezember bis 2. Januar geschlossen und sind ab dem 3. Januar um 9 Uhr wieder erreichbar” sagt alles.
Bei längeren Schließzeiten sollten Sie eine Vertretung nennen. Ein Notarkollege, der Ihre Abwesenheit überbrückt, versorgt Ihre Mandanten weiter und führt oft zu gegenseitigen Vertretungsvereinbarungen.
Bestätigungs-Anrufe
Manche Anrufer außerhalb der Geschäftszeiten haben bereits einen Termin. Sie rufen an, um zu bestätigen, nach dem Weg zu fragen oder zu klären, welche Unterlagen sie mitbringen sollen. Ihre Ansage sollte diese Anrufer beruhigen, dass ihr Termin steht und letzte Details während der Geschäftszeiten geklärt werden.
Das verhindert unnötige Verunsicherung und wiederholte Anrufe. “Wenn Sie einen vereinbarten Termin haben, seien Sie versichert: Ihr Termin steht” ist ein einfacher Satz, der eine ganze Kategorie von Nachfrage-Anrufen eliminiert.
Was verpasste Abendanrufe wirklich kosten
Eine Grundstücksbeurkundung generiert typischerweise eine Gebühr von mehreren hundert Euro. Eine einzige verpasste Beurkundung, weil der Anrufer Sie nicht erreichen konnte und bei einem anderen Notariat gebucht hat, bedeutet konkreten Umsatzverlust. Über ein Jahr summieren sich selbst zwei oder drei verlorene Beurkundungen auf Tausende Euro.
Über einzelne Transaktionen hinaus bilden sich Anrufer, die Sie außerhalb der Geschäftszeiten nicht erreichen, ein Urteil. Wenn ein Makler drei Notariate am Freitagabend anruft und nur eines eine professionelle, detaillierte Ansage hat, bekommt dieses Notariat das Mandat und die zukünftigen Empfehlungen.
Aus Abwesenheit Termine machen
Safina verwandelt den passiven Vorgang in einen aktiven. Außerhalb der Geschäftszeiten nimmt Safina Ihre Anrufe entgegen und führt ein kurzes Gespräch mit dem Anrufer. Es fragt nach dem Namen, dem gewünschten Vorgang, ob eine Frist besteht und wie man die Person erreicht. Das Ergebnis ist eine saubere, strukturierte Zusammenfassung, die an Sie gesendet wird, keine Audioaufnahme, die Sie entschlüsseln müssen.
Für Notariate deckt der Basicplan ab 9,99 Euro monatlich 30 Minuten ab. Der Pro-Plan für 24,99 Euro bietet 100 Minuten, ausreichend für die meisten kleinen bis mittelgroßen Kanzleien. Der Unterschied zwischen einer Ansage und einem KI-geführten Gespräch ist der Unterschied zwischen unvollständigen Sprachnachrichten und verwertbaren Mandanteninformationen.
Für die Anrufannahme tagsüber finden Sie Begrüßungsskripte für Notariate bei uns. Für verpasste Anrufe während der Geschäftszeiten gibt es die Mailbox-Ansagen. Die komplette Vorlagen-Bibliothek und unsere Branchenseiten bieten weitere Lösungen.
