Pourquoi les appels hors horaires sont cruciaux pour les salons
Voici quelque chose que la plupart des proprietaires de salon apprennent a leurs depens : une grande partie des demandes de rendez-vous arrivent apres que vous avez ferme la porte. Les gens rentrent du travail vers 18h ou 19h, s’installent et commencent a penser a leurs cheveux. Ils prennent leur telephone et appellent. Si personne ne repond et que la messagerie n’inspire pas confiance, ils passent a autre chose.
Les dimanches soir sont particulierement charges pour les appels au salon. Les clients planifient leur semaine, regardent leur agenda et decident qu’ils ont besoin d’une coupe avant l’evenement de vendredi. Si votre telephone renvoie vers une messagerie generique, vous perdez ces reservations au profit du salon qui repond, ou des plateformes de reservation en ligne.
Rediger des messages hors horaires qui fidedisent les clients
La difference entre un message qui fonctionne et un qui ne fonctionne pas tient souvent aux details. Des messages vagues comme “nous ne sommes pas disponibles” n’aident personne. Comparez avec “nous sommes fermes pour la soiree et vous rappellerons avant 9h30 demain matin” et l’appelant sait immediatement a quoi s’attendre.
Voici ce qu’il faut bien faire :
Soyez precis sur le delai de reponse. “Demain matin a la premiere heure” est bien. “Avant 10h demain” est mieux. Les appelants qui savent quand attendre un rappel sont bien plus susceptibles de laisser leurs coordonnees.
Mentionnez votre prochain jour d’ouverture. Les salons ferment souvent le dimanche, le lundi, ou les deux. Si quelqu’un appelle lundi apres-midi sans savoir que vous etes ferme, il doit savoir que vous etes de retour mardi, pas se demander si vous avez cesse votre activite.
Proposez un chemin alternatif. Les liens de reservation en ligne transforment les appelants hors horaires en rendez-vous confirmes sans que vous fassiez quoi que ce soit. Si vous utilisez un systeme de reservation, mentionnez-le a chaque fois.
Gardez un ton chaleureux. Les messages hors horaires peuvent paraitre moroses si vous n’y prenez pas garde. Enregistrez le votre avec la meme convivialite que celle que vous utiliseriez pour accueillir un client franchissant votre porte.
Gerer les differents scenarios hors horaires
Chaque situation de fermeture n’est pas identique. Votre message devrait refleter la raison specifique de votre indisponibilite.
Fermetures en soiree
La plupart des salons ferment entre 18h et 20h. Les appelants du soir planifient generalement a l’avance, pas de situation urgente. Un simple message leur disant que vous rappellerez le matin fonctionne bien. Orientez-les vers la reservation en ligne si vous en proposez.
Jours de repos (dimanche, lundi)
Beaucoup de salons sont fermes le dimanche, le lundi, ou les deux. Les appelants ces jours-la doivent savoir qu’il s’agit d’une fermeture habituelle, pas d’une urgence. Mentionnez vos horaires reguliers pour qu’ils comprennent le fonctionnement. Un client qui appelle chaque lundi et tombe sur la messagerie risque d’arreter d’essayer si vous n’expliquez pas que vous etes ferme le lundi.
Pauses fetes
Les messages de fetes doivent etre festifs mais informatifs. Indiquez les dates exactes de fermeture et de reouverture. Les periodes de fetes en salon sont en fait des periodes de forte demande, les clients veulent des rendez-vous pour les soirees, les reunions de famille et le reveillon du Nouvel An. Facilitez-leur la reservation d’un creneau a votre retour.
Changements saisonniers ou temporaires
Si vous passez aux horaires d’ete ou si vous fermez pour renovation, mettez a jour votre message immediatement. Rien n’est plus frustrant pour un client que de se presenter pendant ce qu’il pensait etre vos horaires reguliers pour trouver porte close.
Cartes cadeaux et mentions de produits
Les messages hors horaires sont un endroit malin pour mentionner les cartes cadeaux si vous en vendez en ligne. Les appelants qui voulaient reserver un service pourraient acheter une carte cadeau a la place, surtout pendant les fetes. Une breve mention comme “vous pouvez aussi acheter des cartes cadeaux sur notre site internet” ajoute une source de revenus potentielle a chaque appel manque.
Il en va de meme pour les produits de vente au detail. Si votre salon vend des produits capillaires professionnels en ligne, une breve mention peut transformer un appel manque en vente.
Pourquoi les salons depassent la messagerie vocale
La messagerie vocale traditionnelle fonctionne, mais elle a ses limites. La plupart des personnes de moins de 40 ans prefereraient envoyer un SMS plutot que de laisser un message vocal. Et meme ceux qui laissent des messages marmonnent souvent, oublient leur numero de telephone ou donnent des informations incompletes.
Un assistant telephonique IA comme Safina change la donne. Au lieu d’enregistrer un message, l’appelant a une conversation. Safina demande son nom, le service souhaite et quand il aimerait venir. Puis elle compile le tout dans un resume clair et vous l’envoie.
Cela fonctionne particulierement bien en dehors des horaires. L’IA est disponible 24h/24, donc un client qui appelle a 21h un dimanche beneficie de la meme experience professionnelle que quelqu’un qui appelle a midi un mercredi. Les forfaits commencent a 9,99 $ par mois pour 30 minutes de gestion d’appels, ce qui couvre un bon nombre d’appels hors horaires.
Pour les coiffeurs independants et auto-entrepreneurs, cela peut faire une vraie difference. Vous n’avez pas de receptionniste. Vous n’avez pas d’equipe pour se relayer. C’est juste vous, et vous meritez des soirees tranquilles sans vous soucier des affaires perdues.
Configurer votre systeme hors horaires
Quelle que soit l’approche choisie (messagerie vocale soignee, assistant IA, ou reservation en ligne uniquement), assurez-vous que l’experience hors horaires correspond a votre image de marque en journee. Les clients remarquent quand un salon parait professionnel en journee mais relache la nuit.
Decouvrez plus de modeles de scripts pour differents scenarios, y compris les messages de messagerie vocale et les scripts d’accueil en direct concus specifiquement pour les salons. Et si vous pesez vos options pour les outils de gestion telephonique, comparez les solutions leaders pour trouver celle qui correspond a votre configuration.
L’essentiel : votre telephone ne s’arrete pas de sonner quand vous fermez pour la journee. Assurez-vous que ce que les appelants entendent en votre absence est aussi bon que ce qu’ils entendraient si vous decrochiez.