Scripts prêts à l'emploi
Fermeture en soirée
Merci d'appeler [Nom du salon]. Nous sommes fermés pour la soirée, mais nous serions ravis de vous entendre. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et le service que vous recherchez, et nous vous rappellerons dès demain matin à la première heure. Vous pouvez aussi réserver en ligne à tout moment sur [site internet]. Bonne soirée !
Dimanche / Lundi fermé
Bonjour, vous êtes bien chez [Nom du salon]. Nous sommes fermés le [dimanche/lundi] mais serons de retour le [prochain jour d'ouverture] à [heure]. Laissez votre nom, votre numéro et ce dont vous avez besoin, et nous vous recontacterons dès notre ouverture. Pour une réservation immédiate, visitez [site internet]. Merci de votre appel !
Pause fêtes
Joyeuses fêtes de la part de [Nom du salon] ! Nous prenons une courte pause du [date] au [date] et rouvrirons le [date]. Pour être parmi les premiers sur notre planning à notre retour, laissez votre nom, votre numéro et le créneau de rendez-vous souhaité. Vous pouvez aussi réserver à l'avance en ligne sur [site internet]. Nous vous souhaitons de très belles fêtes !
Changement d'horaires saisonniers
Merci d'appeler [Nom du salon]. Veuillez noter nos horaires mis à jour : nous sommes désormais ouverts [nouveaux horaires]. Si vous appelez en dehors de ces horaires, laissez votre nom, votre numéro de téléphone et ce que vous souhaitez réserver, et nous vous rappellerons pendant nos prochaines heures d'ouverture. La réservation en ligne est disponible 24h/24 sur [site internet].
Fermeture prolongée / Rénovation
Bonjour, vous êtes bien chez [Nom du salon]. Nous sommes actuellement fermés pour travaux et rouvrirons le [date] avec un tout nouveau look ! Laissez votre nom et votre numéro si vous souhaitez que nous vous recontactions à notre retour. Pour les actualités, suivez-nous sur les réseaux sociaux à [identifiant]. Merci de votre patience, nous avons hâte de vous accueillir dans le nouvel espace !
Conseils de personnalisation
Mettez toujours à jour votre message hors horaires quand votre planning change. Mentionnez le jour ou l'heure spécifique de réouverture pour que les appelants puissent s'organiser. Si votre salon est fermé un jour inhabituel (comme le lundi), dites-le clairement car beaucoup d'appelants ne connaissent pas votre emploi du temps.
Pourquoi les appels hors horaires sont cruciaux pour les salons
Voici quelque chose que la plupart des propriétaires de salon apprennent à leurs dépens : une grande partie des demandes de rendez-vous arrivent après que vous avez fermé la porte. Les gens rentrent du travail vers 18h ou 19h, s’installent et commencent à penser à leurs cheveux. Ils prennent leur téléphone et appellent. Si personne ne répond et que la messagerie n’inspire pas confiance, ils passent à autre chose.
Les dimanches soir sont particulièrement chargés pour les appels au salon. Les clients planifient leur semaine, regardent leur agenda et décident qu’ils ont besoin d’une coupe avant l’événement de vendredi. Si votre téléphone renvoie vers une messagerie générique, vous perdez ces réservations au profit du salon qui répond, ou des plateformes de réservation en ligne.
Rédiger des messages hors horaires qui fidélisent les clients
La différence entre un message qui fonctionne et un qui ne fonctionne pas tient souvent aux détails. Des messages vagues comme “nous ne sommes pas disponibles” n’aident personne. Comparez avec “nous sommes fermés pour la soirée et vous rappellerons avant 9h30 demain matin” et l’appelant sait immédiatement à quoi s’attendre.
Voici ce qu’il faut bien faire :
Soyez précis sur le délai de réponse. “Demain matin à la première heure” est bien. “Avant 10h demain” est mieux. Les appelants qui savent quand attendre un rappel sont bien plus susceptibles de laisser leurs coordonnées.
Mentionnez votre prochain jour d’ouverture. Les salons ferment souvent le dimanche, le lundi, ou les deux. Si quelqu’un appelle lundi après-midi sans savoir que vous êtes fermé, il doit savoir que vous êtes de retour mardi, pas se demander si vous avez cessé votre activité.
Proposez un chemin alternatif. Les liens de réservation en ligne transforment les appelants hors horaires en rendez-vous confirmés sans que vous fassiez quoi que ce soit. Si vous utilisez un système de réservation, mentionnez-le à chaque fois.
Gardez un ton chaleureux. Les messages hors horaires peuvent paraître moroses si vous n’y prenez pas garde. Enregistrez le vôtre avec la même convivialité que celle que vous utiliseriez pour accueillir un client franchissant votre porte.
Gérer les différents scénarios hors horaires
Chaque situation de fermeture n’est pas identique. Votre message devrait refléter la raison spécifique de votre indisponibilité.
Fermetures en soirée
La plupart des salons ferment entre 18h et 20h. Les appelants du soir planifient généralement à l’avance, pas de situation urgente. Un simple message leur disant que vous rappellerez le matin fonctionne bien. Orientez-les vers la réservation en ligne si vous en proposez.
Jours de repos (dimanche, lundi)
Beaucoup de salons sont fermés le dimanche, le lundi, ou les deux. Les appelants ces jours-là doivent savoir qu’il s’agit d’une fermeture habituelle, pas d’une urgence. Mentionnez vos horaires réguliers pour qu’ils comprennent le fonctionnement. Un client qui appelle chaque lundi et tombe sur la messagerie risque d’arrêter d’essayer si vous n’expliquez pas que vous êtes fermé le lundi.
Pauses fêtes
Les messages de fêtes doivent être festifs mais informatifs. Indiquez les dates exactes de fermeture et de réouverture. Les périodes de fêtes en salon sont en fait des périodes de forte demande, les clients veulent des rendez-vous pour les soirées, les réunions de famille et le réveillon du Nouvel An. Facilitez-leur la réservation d’un créneau à votre retour.
Changements saisonniers ou temporaires
Si vous passez aux horaires d’été ou si vous fermez pour rénovation, mettez à jour votre message immédiatement. Rien n’est plus frustrant pour un client que de se présenter pendant ce qu’il pensait être vos horaires réguliers pour trouver porte close.
Cartes cadeaux et mentions de produits
Les messages hors horaires sont un endroit malin pour mentionner les cartes cadeaux si vous en vendez en ligne. Les appelants qui voulaient réserver un service pourraient acheter une carte cadeau à la place, surtout pendant les fêtes. Une brève mention comme “vous pouvez aussi acheter des cartes cadeaux sur notre site internet” ajoute une source de revenus potentielle à chaque appel manqué.
Il en va de même pour les produits de vente au détail. Si votre salon vend des produits capillaires professionnels en ligne, une brève mention peut transformer un appel manqué en vente.
Pourquoi les salons dépassent la messagerie vocale
La messagerie vocale traditionnelle fonctionne, mais elle a ses limites. La plupart des personnes de moins de 40 ans préféreraient envoyer un SMS plutôt que de laisser un message vocal. Et même ceux qui laissent des messages marmonnent souvent, oublient leur numéro de téléphone ou donnent des informations incomplètes.
Un assistant téléphonique IA comme Safina change la donne. Au lieu d’enregistrer un message, l’appelant a une conversation. Safina demande son nom, le service souhaité et quand il aimerait venir. Puis elle compile le tout dans un résumé clair et vous l’envoie.
Cela fonctionne particulièrement bien en dehors des horaires. L’IA est disponible 24h/24, donc un client qui appelle à 21h un dimanche bénéficie de la même expérience professionnelle que quelqu’un qui appelle à midi un mercredi. Les forfaits commencent à 9,99 € par mois pour 30 minutes de gestion d’appels, ce qui couvre un bon nombre d’appels hors horaires.
Pour les coiffeurs indépendants et auto-entrepreneurs, cela peut faire une vraie différence. Vous n’avez pas de réceptionniste. Vous n’avez pas d’équipe pour se relayer. C’est juste vous, et vous méritez des soirées tranquilles sans vous soucier des affaires perdues.
Configurer votre système hors horaires
Quelle que soit l’approche choisie (messagerie vocale soignée, assistant IA, ou réservation en ligne uniquement), assurez-vous que l’expérience hors horaires correspond à votre image de marque en journée. Les clients remarquent quand un salon paraît professionnel en journée mais relâche la nuit.
Découvrez plus de modèles de scripts pour différents scénarios, y compris les messages de messagerie vocale et les scripts d’accueil en direct conçus spécifiquement pour les salons. Et si vous pesez vos options pour les outils de gestion téléphonique, comparez les solutions leaders pour trouver celle qui correspond à votre configuration.
L’essentiel : votre téléphone ne s’arrête pas de sonner quand vous fermez pour la journée. Assurez-vous que ce que les appelants entendent en votre absence est aussi bon que ce qu’ils entendraient si vous décrochiez.
