Wiekszosc dzwoniacych nigdy nie zostawi Ci wiadomosci
Oto rzeczywistosc, z ktora musi sie zmierzyc kazda firma zarzadzajaca nieruchomosciami: wiekszosc osob, ktore trafia na Twoja poczte glosowa, rozlaczy sie bez slowa. Badania branowe konsekwentnie wskazuja na 60 do 80 procent.
Dla firmy zarzadzajacej nieruchomosciami w Polsce oznacza to utracone leady wynajmu, niezgloszone problemy konserwacyjne i sfrustrowanych najemcow, ktorzy czuja, ze nikt ich nie slucha. Potencjalny najemca, ktory dzwoni do trzech firm, podpisze umowe z ta, ktora faktycznie odebrala. Obecny najemca, ktorego zgloszenie konserwacyjne przepadlo, bo nie zostawil wiadomosci, oddzwoni zly. I slusznie.
Poczta glosowa nie jest idealna. Ale jesli masz ja uzywac, powitanie musi pracowac najciezej jak to mozliwe, aby przekonac dzwoniacych do pozostania na linii i zostawienia przydatnej wiadomosci.
Jak sprawic, by poczta glosowa dzialala
Dobre powitanie poczty glosowej dla zarzadzania nieruchomosciami robi cztery rzeczy:
1. Potwierdza, ze dzwoniacy trafil we wlasciwe miejsce. Podaj nazwe firmy i, jesli dotyczy, nazwe nieruchomosci. Dzwoniacy, ktory nie jest pewien, czy wybral wlasciwy numer, sie rozlaczy.
2. Mowi dzwoniacemu dokladnie, co powiedziec. Nie pros tylko o “zostawienie wiadomosci.” Powiedz: prosze zostawic imie, numer telefonu, adres nieruchomosci, numer lokalu i opis potrzeby. Ta struktura tworzy wiadomosci, na podstawie ktorych Twoj zespol moze dzialac.
3. Ustawia oczekiwanie oddzwonienia. “Oddzwaniamy w ciagu jednego dnia roboczego” daje dzwoniacemu powod do czekania, zamiast dzwonienia do konkurencji. W przypadku zapytan wynajmowych “tego samego dnia roboczego” jest jeszcze lepsze, bo szybkosc wygrywa umowy najmu.
4. Podaje alternatywe awaryjna. To jest obowiazkowe w zarzadzaniu nieruchomosciami. Twoja poczta glosowa musi zawierac numer linii awaryjnej dla sytuacji, ktore nie moga czekac. Najemca z zalewajacym sie mieszkaniem musi teraz dokonac sie do kogos, a nie zostawiac wiadomosc i miec nadzieje.
Specyfika polskiego rynku nieruchomosci
Polski rynek zarzadzania nieruchomosciami ma kilka cech, ktore wplywaja na projektowanie poczty glosowej. Wspolnoty mieszkaniowe dzialaja na podstawie ustawy o wlasnosci lokali i ustawy o gospodarce nieruchomosciami. Zarzadcy maja okreslone obowiazki prawne dotyczace utrzymania czesci wspolnych, prowadzenia ewidencji kosztow i zwolywyania zebran rocznych.
To oznacza, ze polaczenia do polskiej firmy zarzadzajacej czesto dotycza spraw, ktore nie wystepuja na innych rynkach: pytania o rozliczenie funduszu remontowego, wnioski o dostep do dokumentacji wspolnoty, pytania o uchwaly zarzadu, informacje o planowanych remontach.
Twoja poczta glosowa powinna uwzgledniac te specyfike. Wspomnij, ze zapytania dotyczace rozliczen i dokumentacji beda obsluzzone w ciagu jednego dnia roboczego. Dla wspolnot mieszkaniowych dodaj informacje o sposobie uzyskania dostepu do protokolow z zebran i raportow finansowych.
Sezonowe aktualizacje poczty glosowej
Poczta glosowa firmy zarzadzajacej nieruchomosciami nie jest jednorazowym nagraniem. Powinna zmieniac sie wraz z sezonem:
Styczen-luty: Sezon rozliczen. Wielu wlascicieli lokali dzwoni z pytaniami o roczne rozliczenie kosztow, fundusz remontowy i plan budzetowy na nowy rok. Dodaj informacje o terminie dostarczenia rozliczen.
Maj-wrzesien: Sezon wynajmu. Wolumen polaczen od potencjalnych najemcow rosnie. Zaktualizuj poczte glosowa wynajmu z aktualnymi cenami i dostepnoscia lokali.
Grudzien: Zamkniecia swiateczne. Nagraj dedykowane powitanie swiateczne z datami ponownego otwarcia i numerem linii awaryjnej.
Przed remontem: Jesli planujecie remont czesci wspolnych, dodaj krotka informacje o harmonogramie prac. To zmniejszy liczbe pytan telefonicznych.
Lepsza alternatywa dla poczty glosowej w zarzadzaniu nieruchomosciami
Poczta glosowa zostala stworzona dla swiata, w ktorym ktos sprawdzal automaty pod koniec dnia i oddzwanial. Zarzadzanie nieruchomosciami juz tak nie dziala. Najemcy oczekuja szybkich odpowiedzi. Potencjalni najemcy oczekuja natychmiastowej dostepnosci. Wlasciciele oczekuja, ze ich inwestycja bedzie profesjonalnie zarzadzana calodobowo.
Safina zastepuje poczte glosowa asystentem telefonicznym AI, ktory odpowiada na kazde polaczenie. Dla zarzadzania nieruchomosciami oznacza to:
- Zapytania wynajmu sa obslugiwane na zywo, z AI zbierajacym preferencje dotyczace lokalu, daty wprowadzenia i dane kontaktowe
- Polaczenia konserwacyjne sa sortowane wedlug pilnosci, z polaczeniami awaryjnymi oznaczonymi do natychmiastowej uwagi
- Polaczenia od wspolnot sa kierowane z nazwa osiedla i danymi mieszkanca
- Kazde polaczenie tworzy uporZadkowane podsumowanie dostarczone Twojemu zespolowi przez powiadomienie
Plany zaczynaja sie od 42,99 zl/miesiac za 30 minut obslugi polaczen. Plan Professional za 109,99 zl/miesiac obejmuje 100 minut. Dla firm zarzadzajacych nieruchomosciami z duzym wolumenem polaczen plan Business za 259,99 zl/miesiac zapewnia 250 minut.
Polacz te strone z powitaniami dziennymi i skryptami po godzinach dla pelnego pokrycia. Przegladaj kompletna biblioteke skryptow telefonicznych z szablonami dla kazdej branzy.