Zapier-Vorlage: Jeden Safina-Anruf automatisch in Google Sheets speichern

Jedes Gespräch, das Safina annimmt, endet mit einer Zusammenfassung: Wer hat angerufen, was wollte er, was ist als Nächstes zu tun. Mit dieser Zapier-Vorlage landet jede Zusammenfassung als neue Zeile in einem Google Sheet. Du bekommst ein Anrufprotokoll, ohne etwas abzutippen. Die Einrichtung dauert etwa 10 Minuten.

Die Vorlage hat zwei Schritte. Der erste fängt den Anruf von Safina ab, der zweite schreibt die Zeile. Arbeitest Du mit einem CRM, behältst Du den ersten Schritt und tauschst den zweiten aus. Dazu weiter unten mehr.

Das brauchst Du

“Webhooks by Zapier” gibt es laut Zapier nur in Professional, Team und Enterprise, nicht im Free-Plan (Zapier-Hilfe).

Einrichtung in sechs Schritten

1. Vorlage öffnen: Der Button legt den Zap mit beiden Schritten in Deinem eigenen Zapier-Konto an. Verbinde Dein Google-Konto, wenn Zapier danach fragt.

   Zapier-Vorlage öffnen

2. Sheet anlegen: Erstelle ein neues Google Sheet und benenne die erste Zeile: Datum, Name, Telefonnummer, Anliegen, Aufgaben, Anruf-ID. Wähle dieses Sheet im zweiten Schritt des Zaps aus.

3. Catch-Hook-URL kopieren: Der erste Schritt (“Webhooks by Zapier, Catch Hook”) zeigt eine eigene URL. Kopiere sie.

4. URL in Safina eintragen: Öffne in der Safina-App den Tab “Safina”, dann “CRM synchronisieren”, und füge einen neuen Webhook hinzu. Trage die URL als Ziel ein, wähle POST. Für einen Zapier Catch Hook brauchst Du keine Authentifizierung. Speichern und aktivieren. Details stehen im Leitfaden Safina AI per Webhook mit CRM verknüpfen.

5. Testen: Ruf Deine Safina-Nummer an und beende das Gespräch. Klicke in Zapier im ersten Schritt auf “Test trigger” und wähle den eingegangenen Anruf. Teste dann den zweiten Schritt und prüfe die neue Zeile im Sheet.

6. Zap einschalten.

Safina sendet den Webhook, sobald der Anruf beendet ist. Die Zeile erscheint also kurz nach dem Auflegen.

Was Safina sendet

Safina liefert ein Ereignis: call.ended. Die Daten stehen unter data. Ein gekürztes Beispiel:

{
  "event": "call.ended",
  "event_id": "9c1f0f4e-0d9b-4c7e-9c63-3f1d5b1a7a10",
  "occurred_at": "2026-10-09T14:32:00.000Z",
  "data": {
    "call": {
      "id": "call_abc123",
      "timestamp": "2026-10-09T14:29:38.000Z",
      "summary": {
        "caller_name": "Stefan Bauer",
        "purpose": "Angebot für einen neuen Zählerschrank",
        "key_points": ["Alter Schrank, Gebäude von 1985"],
        "action_items": ["Morgen vor 12 Uhr zurückrufen"],
        "urgency_level": "medium",
        "custom_fields": {}
      },
      "call_tracking": {
        "from_number": "+4917612345678",
        "duration_in_seconds": 142
      }
    },
    "contact": {
      "name": "Stefan Bauer",
      "phone_number": "+4917612345678"
    }
  }
}

Zapier zeigt diese Felder in der Feldauswahl unter lesbaren Namen an, zum Beispiel „Data › Call › Summary › Purpose“ für das Anliegen. Diese Felder belegt die Vorlage:

Für weitere Spalten gibt es Kernpunkte (key_points), Dringlichkeit (urgency_level), Stimmung (sentiment_level), Notizen (additional_notes), Dauer (duration_in_seconds) und das komplette Transkript (transcript).

Eigene Felder zuordnen

Definierst Du im Gesprächsskript eigene Fragen (Gesprächsanweisungen), kommen die Antworten ebenfalls mit. Sie erscheinen in der Feldauswahl unter „Data › Call › Summary › Custom Fields“, je Feld mit einem Wert („Value“). Lege im Sheet eine Spalte an und wähle im zweiten Schritt diesen Wert aus. Mach vorher einen Testanruf, denn Zapier zeigt nur Felder, die es in einem Beispiel gesehen hat.

Listen wie action_items können mehrere Einträge enthalten. Im Sheet landen sie meist in einer Zelle. Sollen sie mit Komma getrennt sein, füge einen Formatter-Schritt dazwischen ein.

Google Sheets gegen Dein CRM tauschen

Der erste Schritt bleibt für jedes Ziel gleich. Nur der letzte ändert sich:

• HubSpot oder Pipedrive: Ersetze “Create Spreadsheet Row” durch “Create Contact” oder “Create Deal”. Ordne Name und Telefonnummer zu und schreibe Anliegen und Aufgaben in eine Notiz.
• Slack: Füge einen Schritt “Send Channel Message” mit Anliegen und Dringlichkeit hinzu, damit Dein Team dringende Anrufe sofort sieht.
• Beides: Du kannst weitere Schritte anhängen. Lass das Sheet als Sicherung laufen und füge danach das CRM hinzu.

Mehr Ideen findest Du auf der Zapier-Integrationsseite und der Google-Sheets-Seite.

Tipps

• Teste mit einem echten Anruf. So siehst Du genau, welche Felder ankommen und wie sie heißen.
• Leere Anrufe filtern. Füge nach dem Trigger einen Filter-Schritt ein, zum Beispiel “Summary purpose exists”. Dann erzeugen Auflegen ohne Gespräch keine Zeilen. Filter-Schritte zählen bei Zapier nicht als Task.
• Telefonformat. Die Nummer des Anrufers kommt im internationalen Format an, etwa +4917612345678. Google Sheets kann ein führendes Plus als Formel lesen. Formatiere die Spalte vor dem ersten Anruf als Nur-Text.
• Zeitzone. occurred_at steht in UTC. Rechne es mit einem Formatter-Schritt in Deine Zeitzone um.

FAQ

Brauche ich bei Safina den Pro-Plan? Ja. Webhooks gibt es ab dem Pro-Plan.

Kostet der Zap pro Anruf etwas? Jeder Anruf verbraucht Zapier-Tasks für die Aktionsschritte. Vergleiche das Task-Limit Deines Zapier-Plans mit Deinem Anrufvolumen.

Kann ich mehrere Webhooks in Safina anlegen? Ja, zum Beispiel einen für das Sheet und einen für Dein CRM.

Was passiert, wenn eine Zustellung fehlschlägt? Safina versucht es bis zu dreimal und schickt Dir eine E-Mail, wenn alle Versuche scheitern.