Steuerkanzleien haben mehr Schließtage als man denkt
Steuerkanzleien schließen nicht nur an Weihnachten und Silvester. Da ist die Pause nach der Steuersaison Ende April oder Mai, wenn das ganze Team nach Monaten im Marathon-Modus durchatmen muss. Kurze Wochen im Sommer sind bei kleineren Kanzleien verbreitet. Und die normalen Feiertage kommen noch dazu.
Jede Schließzeit braucht ihre eigene Telefonansage. Ein Anrufer am 27. Dezember hat ganz andere Bedürfnisse als einer an einem Mai-Freitag während der Saison-Pause. Der erste will wissen, wann seine Jahresendunterlagen bearbeitet werden. Der zweite ist wahrscheinlich ein neuer Mandant, der die Kanzlei online gefunden hat und den Zeitplan nicht kennt.
Die Ansagen richtig hinzubekommen ist ein kleiner Aufwand, der sich in Mandantenvertrauen auszahlt. Sie falsch zu machen (oder gar nicht zu aktualisieren) lässt die Kanzlei nachlässig wirken, und das ist das Letzte, was ein Finanzberater ausstrahlen will.
Wann welche Vorlage passt
Jahresende / Weihnachten deckt die größte jährliche Pause ab. Die meisten Kanzleien schließen eine Woche bis zehn Tage um Weihnachten und Neujahr. Diese Ansage braucht exakte Daten, eine Belege-Alternative (E-Mail) und ein klares Rückkehrdatum. Das Jahresende ist auch die Zeit, in der manche Mandanten noch Last-Minute-Steuermaßnahmen ergreifen (Altersvorsorge, Spenden), deshalb ist die E-Mail-Option besonders wichtig.
Pause nach der Steuersaison gibt es nur bei Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern. Nach dem 31. Mai (oder der verlängerten Frist) machen viele Kanzleien ein paar Tage bis eine Woche zu. Die Ansage sollte die Saison anerkennen, die Pause erklären und einen Weg für wirklich dringende Sachen bieten. Der “E-Mail mit Betreff DRINGEND”-Ansatz funktioniert, weil er echte Notfälle von Routinefragen filtert.
Sommerzeiten / Kurze Woche gilt bei vielen kleineren Kanzleien von Juni bis August. Wer freitags schließt oder auf Vier-Tage-Wochen umstellt, muss das in der Telefonansage sagen. Sonst hinterlassen Freitags-Anrufer Nachrichten mit der Erwartung eines Rückrufs am selben Tag, der erst Montag kommt.
Einzelner Feiertag ist die Universalansage für Tag der Arbeit, Christi Himmelfahrt, Tag der Deutschen Einheit und andere einzelne Tage. Kurz halten. Der Anrufer muss nur wissen: heute geschlossen, morgen wieder da.
Betriebsferien mit Notfallkontakt passt für jede mehrtägige Schließung, bei der ein Sicherheitsnetz gewünscht ist. Die Notfall-E-Mail geht an einen bestimmten Partner oder Senior-Berater, der sie aus der Ferne prüft. Das ist wichtig für Kanzleien, die Behördenpost bearbeiten, denn Briefe vom Finanzamt pausieren nicht für Urlaub.
Was veraltete Ansagen kosten
Ein Szenario, das häufiger vorkommt als man denkt: Eine Kanzlei schließt an Weihnachten, nimmt eine Feiertags-Ansage auf und vergisst, sie zu entfernen. Zwei Wochen später hören Anrufer am 15. Januar immer noch “Frohe Feiertage, wir sind bis zum 3. Januar geschlossen.” Klingt absurd, passiert aber.
Die Lösung ist einfach: Am Rückkehrtag eine Kalendererinnerung setzen, um die Ansage zu ändern. Noch besser: Eine bestimmte Person für das Telefonsystem verantwortlich machen. Wenn alle zuständig sind, ist es keiner.
Gleiches gilt für Sommerzeiten. Wer im Juni auf verkürzte Zeiten umstellt, darf im September nicht noch von Sommerfreitagen reden. Kalender-Erinnerungen für jeden Wechsel setzen.
Feiertags-Anrufer haben oft dringende Anliegen
Wer eine Steuerkanzlei während einer Schließzeit anruft, stöbert nicht aus Langeweile. Diese Leute haben ein konkretes Problem:
- Ein Steuerbescheid kam per Post und sie wissen nicht, was damit zu tun ist
- Eine Frist rückt näher und sie sind nervös
- Vor dem Jahreswechsel steht eine finanzielle Entscheidung an
Diese Anrufer sind motiviert. Wenn deine Feiertags-Ansage ihnen einen klaren nächsten Schritt gibt (Belege per E-Mail, ausführliche Nachricht hinterlassen, Notfallkontakt), werden sie ihn befolgen. Wenn die Ansage nur sagt “geschlossen, rufen Sie später an”, tun es manche. Aber die mit den dringendsten Anliegen, die am ehesten zu wertvollen Mandanten werden, finden eine Kanzlei, die erreichbar ist.
Ganzjährige Erreichbarkeit ohne ganzjährige Besetzung
Selbst mit der besten Feiertags-Ansage bist du darauf angewiesen, dass Anrufer Mailbox-Nachrichten hinterlassen und warten. Safina bietet eine Alternative: Es nimmt Anrufe während Schließzeiten an, fragt nach dem Anliegen und schickt dir eine Zusammenfassung. Der Anrufer bekommt ein Gespräch statt einer Aufnahme. Du bekommst organisierte Notizen statt eines Mailbox-Staus.
Für eine kleine Kanzlei reicht der Plan ab 9,99 Euro im Monat für die Handvoll Anrufe, die während einer Woche Betriebsferien reinkommen. Wer ganzjährige Overflow-Abdeckung will, nimmt den Pro-Plan für 24,99 Euro mit 100 Minuten.
Für die tägliche Anrufannahme findest du Begrüßungsskripte bei uns. Für verpasste Anrufe während der Arbeitszeit die Mailbox-Vorlagen. Wie Anwaltskanzleien ähnliche Situationen handhaben, ist auch einen Blick wert. Die komplette Vorlagen-Sammlung und unsere Lösungsseiten zeigen, warum verpasste Anrufe teurer sind als man denkt.