Ansagetexte zum Übernehmen
Empfang / Standard
Guten Tag, [Agenturname], hier ist [Name]. Wie kann ich Ihnen helfen? ... Sind Sie bereits bei uns versichert oder geht es um ein neues Angebot? Ich verbinde Sie gerne mit dem richtigen Ansprechpartner. Darf ich Ihren Namen und Ihre Rückrufnummer haben?
Schadenmeldung
Hallo, [Agenturname], hier ist [Name]. Möchten Sie einen Schaden melden? ... Das tut mir leid. Lassen Sie uns das direkt aufnehmen. Zuerst: Ist allen Beteiligten etwas passiert? Gut. Um welche Versicherung geht es, Kfz, Hausrat oder etwas anderes? Ich notiere die wichtigsten Daten und leite alles an unser Schadenteam weiter.
Angebots-Anfrage
Danke für Ihren Anruf bei [Agenturname]. Geht es um ein Versicherungsangebot? ... Sehr gut, welche Absicherung suchen Sie? Kfz, Haftpflicht, Hausrat, Gewerbe? Ich nehme ein paar Eckdaten auf, damit unser Berater Ihnen ein passendes Angebot zusammenstellen kann. Darf ich mit Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer anfangen?
Policenservice
Hallo, [Agenturname], hier ist [Name]. Wie kann ich helfen? ... Sie haben eine Frage zu Ihrer Police? Kein Problem. Können Sie mir Ihren Namen oder Ihre Versicherungsnummer nennen, damit ich Ihr Konto aufrufen kann? Was genau möchten Sie ändern oder wissen? Ich schaue, ob ich das direkt klären kann oder Sie mit Ihrem Betreuer verbinde.
Vertragsverlängerung
Danke für Ihren Anruf bei [Agenturname]. Geht es um eine Vertragsverlängerung? ... Da helfe ich gerne. Darf ich Ihren Namen und die Versicherungsnummer haben? Ich schaue mir Ihren Vertrag an und prüfe, was sich seit dem letzten Jahr verändert hat. Wenn es Möglichkeiten gibt, den Schutz anzupassen oder die Prämie zu senken, geht Ihr Berater die Optionen mit Ihnen durch.
Tipps zum Anpassen
Immer im ersten Austausch klären, ob es sich um einen Bestandskunden oder einen Interessenten handelt. Das bestimmt den gesamten Gesprächsverlauf. Bei Schäden zuerst nach der Sicherheit aller Beteiligten fragen, bevor es um Formalitäten geht. Bei Angebotsanfragen früh die Kontaktdaten sichern, damit Sie auch bei Gesprächsabbruch nachfassen können.
Warum das Telefon im Versicherungsgeschäft entscheidend bleibt
Versicherung ist ein Vertrauensgeschäft. Menschen kaufen keine Policen auf Websites. Sie kaufen bei Beratern, denen sie vertrauen. Und dieses Vertrauen beginnt meistens mit einem Telefonanruf.
Jemandem ist gerade ins Auto gefahren worden. Ein Hausbesitzer hat einen Wasserschaden im Keller entdeckt. Ein Kleinunternehmer braucht eine Haftpflichtversicherung, bevor er einen Mietvertrag unterschreibt. In jedem Fall greifen sie zuerst zum Telefon. Was in diesem Anruf passiert, entscheidet, ob Ihre Agentur den Kunden gewinnt oder an den nächsten Google-Treffer verliert.
Das Telefon trägt auch Ihr Bestandsgeschäft. Kunden rufen wegen Vertragsänderungen, Abrechnungsfragen, Schäden und Verlängerungen an. Diese Anrufe sind Alltagsarbeit, aber genau hier liegt die Kundenbindung. Ein Kunde, der sich während eines Schadenfalls gut betreut fühlt, bleibt jahrelang. Einer, der herumgereicht oder ignoriert wird, fängt an zu vergleichen.
Verschiedene Anruftypen richtig behandeln
Schadenmeldungen
Schadenmeldungen sind emotional. Der Anrufer hat gerade etwas Unangenehmes erlebt: einen Unfall, einen Einbruch, Sturmschäden, einen Notfall. Er ist gestresst und oft unsicher, was als Nächstes zu tun ist.
Ihre Begrüßung muss drei Dinge in dieser Reihenfolge leisten:
- Fragen, ob alle in Sicherheit sind. Das zeigt, dass Ihnen die Person wichtig ist, nicht nur die Police.
- Die Versicherungsart klären. Kfz, Hausrat, Haftpflicht, Gewerbe. Das bestimmt den weiteren Ablauf.
- Die Basisdaten aufnehmen. Name des Versicherungsnehmers, Vertragsnummer, Datum des Vorfalls und eine kurze Beschreibung. Falls es einen Polizeibericht gibt, das Aktenzeichen notieren.
Versuchen Sie nicht, den gesamten Schaden am Telefon abzuwickeln. Die wesentlichen Daten aufnehmen, den Anrufer beruhigen, dass der Vorgang läuft, und alles an das Schadenteam weiterleiten.
Angebots-Anfragen
Angebotsanrufe sind Verkaufschancen. Der Anrufer vergleicht, und das heißt, Sie stehen in Konkurrenz mit anderen Agenturen. Sie haben etwa zwei Minuten, um einen guten ersten Eindruck zu machen.
Was bei einem Angebotsanruf zählt:
- Tempo. Nicht durch drei Menüs schicken. Abnehmen, fragen, welche Absicherung gebraucht wird, und anfangen, Daten aufzunehmen.
- Kompetenz. Die eigenen Produkte gut genug kennen, um souverän über Deckungsarten und allgemeine Preisspannen zu sprechen.
- Verbindliches Follow-up. “Ich habe bis [konkrete Uhrzeit] ein Angebot für Sie” ist viel besser als “jemand meldet sich bei Ihnen.”
Kontaktdaten früh sichern. Wenn der Anruf abbricht oder der Anrufer weg muss, können Sie trotzdem nachfassen. Ein Angebotsanruf ohne Kontaktdaten ist eine verpasste Chance.
Policenservice
Bestandskunden rufen wegen Namensänderungen, Adressumzügen, neuer Fahrzeuge, Anpassung der Deckungssummen oder Verständnisfragen zur Police an. Diese Anrufe wirken routinemäßig, aber sie sind Bindungsmomente.
Der Schlüssel: Geben Sie dem Kunden das Gefühl, dass sein Anliegen zählt. Das Konto aufrufen, während er spricht, nicht erst nach der Warteschleife. Änderungen vor dem Auflegen bestätigen. Wenn etwas den Berater braucht, einen konkreten Rückruftermin nennen statt “er meldet sich.”
Vertragsverlängerungen
Die Verlängerungsphase bringt einen Anrufanstieg. Manche Kunden rufen aktiv an, um ihren Schutz zu prüfen. Andere rufen an, weil sie eine Verlängerungsmitteilung mit Prämienanpassung bekommen haben und verstehen wollen, warum.
Für beide Typen sollte das Gespräch:
- Das Konto zügig aufrufen
- Ansprechen, was sich geändert hat (neue Tarife, Deckungsanpassungen, Lebensveränderungen)
- Alternativen anbieten, wenn die Prämie gestiegen ist
- Einen Beratungstermin vereinbaren, falls nötig
Ein gut geführtes Verlängerungsgespräch hält den Kunden. Ein schlecht geführtes treibt ihn zum Online-Vergleichsportal.
Wenn alle Berater im Gespräch sind
Versicherungsagenturen arbeiten schlank. Ein Drei-Personen-Büro kann leicht in die Situation kommen, dass alle gleichzeitig in Terminen oder Telefonaten stecken. Das Telefon klingelt, niemand ist frei, und der Anrufer landet auf der Mailbox, oder schlimmer, es nimmt gar keiner ab.
Safina fängt diesen Überlauf auf. Wenn Ihr Team beschäftigt ist, nimmt Safina den Anruf entgegen, erkennt das Anliegen (Schaden, Angebot, Policenfrage) und sammelt die nötigen Details. Ihr Team bekommt eine strukturierte Zusammenfassung und kann priorisiert zurückrufen. Schäden werden als dringend markiert, Angebotsanfragen gehen an den Vertrieb, Servicefragen an die Betreuung. Ab 9,99 Euro pro Monat für 30 Minuten, der Pro-Plan für 24,99 Euro bietet 100 Minuten. Keine Versicherungsberatung am Telefon, alles bleibt compliant.
Für verpasste Anrufe finden Sie Mailbox-Vorlagen für Versicherungsagenturen bei uns. Für Abende und Wochenenden gibt es die Abwesenheitsansagen. Stöbern Sie durch die Vorlagen-Bibliothek oder schauen Sie, wie Rechtsanwälte (eine verwandte Branche) ihre Anrufe managen. Alle Branchenlösungen auf einen Blick.
