¿Por qué Calendly + Safina?
Programar citas por teléfono es lento. El llamante dice “¿Qué tal el martes?” Tú revisas tu calendario. “El martes está lleno. ¿Qué tal el miércoles a las 2?” El llamante revisa el suyo. De ida y vuelta hasta encontrar una hora. Lleva tres minutos cuando debería llevar treinta segundos.
Calendly ya resolvió este problema para las reservas online. Compartes un enlace, la persona elige una hora que le convenga y el evento queda confirmado. Sin idas y venidas.
La integración de Safina y Calendly traerá esa misma eficiencia a las llamadas telefónicas. Cuando un llamante pida una cita, Safina podrá comprobar tu disponibilidad en Calendly, sugerir horarios libres y reservar la cita directamente durante la llamada. O podrá enviar al llamante un enlace de Calendly por SMS para que elija una hora después de colgar.
Esta integración está actualmente en desarrollo. A continuación se explica qué hará y cómo funcionará.
Qué permitirá la integración
Reserva de citas durante la llamada
Safina ya captura solicitudes de cita: fechas preferidas, horarios y el motivo de la visita. Con la integración de Calendly, la IA irá un paso más allá. Comprobará tu disponibilidad en tiempo real en Calendly y ofrecerá al llamante los horarios libres. Cuando el llamante acepte una hora, el evento se reservará inmediatamente.
El llamante cuelga con una cita confirmada. Tú ves la reserva en tu calendario. No hace falta devolver la llamada.
Enlaces de programación por SMS
No todos los llamantes quieren reservar en el momento. Algunos prefieren revisar su propia agenda primero. En esos casos, Safina puede enviar un SMS con tu enlace de Calendly después de que termine la llamada. El llamante abre el enlace, elige una hora y la reserva está hecha.
Esto es particularmente útil para llamantes que dicen cosas como “Déjame consultarlo con mi pareja y te confirmo”. En lugar de esperar una llamada de vuelta que puede no llegar, reciben un enlace que pueden usar cuando estén listos.
Confirmaciones automáticas
Cuando se reserva una cita a través de la integración, Calendly se encarga del email de confirmación y los recordatorios que hayas configurado. El llamante recibe la misma experiencia profesional de reserva que alguien que programó a través de tu web.
Sincronización de calendario
Como Calendly ya se sincroniza con Google Calendar, Microsoft Outlook y otras apps de calendario, cualquier cita reservada a través de una llamada de Safina aparece en todos los lugares donde gestionas tu agenda. No hay nada extra que configurar.
Cómo funcionará la configuración
Paso 1: Conecta tu cuenta de Calendly
En la app de Safina, navega a Ajustes, luego Integraciones, y selecciona Calendly. Te autenticarás con tus credenciales de Calendly. Safina solicitará acceso de lectura y escritura a tus tipos de eventos y disponibilidad.
Paso 2: Elige los tipos de eventos
Si tienes varios tipos de eventos en Calendly (por ejemplo, “Consulta de 30 minutos”, “Evaluación inicial”, “Seguimiento”), selecciona cuáles Safina debe ofrecer a los llamantes. Puedes establecer un tipo de evento predeterminado para reservas telefónicas o dejar que Safina elija según lo que describa el llamante.
Paso 3: Configura el mapeo de datos
Safina captura información del llamante (nombre, número de teléfono, email si lo proporciona, motivo de la cita). Estos datos se mapearán a los campos de invitado de Calendly para que la reserva incluya todo lo necesario.
Paso 4: Prueba con una reserva de ejemplo
Realiza una llamada de prueba donde solicites una cita. Verifica que Safina compruebe tu disponibilidad en Calendly, ofrezca una hora y cree el evento. Comprueba que el email de confirmación se envíe y el evento aparezca en tu calendario.
Ejemplos de casos de uso
Una clínica dental llenando la agenda
Un paciente llama para reservar una limpieza. Safina captura la solicitud y comprueba en Calendly la próxima cita disponible con el higienista. “Tengo hueco el jueves a las 10 de la mañana y el viernes a las 2 de la tarde. ¿Cuál te viene mejor?” El paciente elige el jueves. La cita queda reservada y el paciente recibe un email de confirmación con las instrucciones previas a la visita.
Un consultor reduciendo las ausencias
Un cliente potencial llama para hablar de un proyecto. Safina gestiona la consulta inicial y, al final de la llamada, ofrece programar una consulta de seguimiento. Como la cita se reserva inmediatamente con los recordatorios de Calendly adjuntos, la tasa de ausencias baja en comparación con “Te llamaré para programar algo”.
Un salón gestionando peticiones fuera de horario
Alguien llama a las 8 de la noche para reservar un corte de pelo. Safina responde, captura sus preferencias (estilista, tipo de servicio, día preferido) y envía un SMS con el enlace de Calendly filtrado por el tipo de evento adecuado. El llamante reserva desde su sofá y tú ves la cita cuando llegas a la mañana siguiente.
Un bufete de abogados gestionando citas de admisión
Un cliente potencial llama sobre un asunto legal. Safina captura los detalles y evalúa la urgencia. Para asuntos estándar, Safina envía un enlace de Calendly para un hueco de consulta. Para asuntos urgentes, Safina marca la llamada para devolución inmediata. La agenda del bufete se mantiene organizada sin que la recepción tenga que gestionar manualmente llamadas y calendario.
Alternativas disponibles actualmente
Mientras se desarrolla la integración nativa con Calendly, puedes conectar Safina y Calendly hoy usando herramientas de automatización:
- Zapier: Configura un Zap donde el webhook de Safina active la creación de un evento en Calendly. El conector de Calendly de Zapier puede crear eventos y enviar invitaciones.
- Make: Crea un escenario que reciba los datos de llamada de Safina, compruebe la disponibilidad de Calendly vía API y cree la reserva.
- Solución con enlace SMS: Configura un Zap en Zapier o un escenario en Make que envíe al llamante un SMS con tu enlace de Calendly después de cada llamada donde se solicitó una cita.
Estos enfoques requieren un poco más de configuración que la integración nativa, pero funcionan hoy.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se lanzará la integración con Calendly?
La integración está en desarrollo activo. Contáctanos a través de la app o web de Safina para ser notificado cuando esté disponible.
¿Podrá Safina comprobar la disponibilidad en tiempo real?
Sí, ese es el plan. La integración leerá tu disponibilidad en Calendly en tiempo real para que la IA pueda ofrecer a los llamantes horarios que realmente estén libres.
¿Funciona con el plan gratuito de Calendly?
La integración básica (enviar enlaces de programación, crear eventos) funcionará con todos los planes de Calendly. Las funciones que requieran comprobar múltiples tipos de eventos o programación de equipos pueden necesitar un plan Calendly Pro o Teams.
¿Qué pasa si el llamante quiere una hora que no está disponible?
Safina ofrecerá las alternativas más cercanas. Si ninguna hora adecuada funciona, Safina anotará las preferencias del llamante y marcará la llamada para que la gestiones manualmente.
¿Qué plan de Safina se necesita?
Las integraciones están disponibles en los planes Pro (24,99 $/mes) y Business (59,99 $/mes). El plan Basic no incluye acceso a integraciones.