Guiones listos para usar
Estándar / Profesional
Hola, ha llamado a [Nombre de la agencia]. En este momento estamos trabajando en un proyecto y no podemos atenderle. Deje su nombre, número y una breve descripción de lo que necesita traducir, incluyendo la combinación de idiomas y cualquier plazo de entrega. Le contactaremos en un máximo de [plazo]. Si es una solicitud urgente, menciónelo en su mensaje y priorizaremos su llamada.
Traducción urgente
Gracias por llamar a [Nombre de la agencia]. No podemos atenderle en este momento, pero si tiene una solicitud de traducción urgente, deje su nombre, número, idiomas de origen y destino, recuento estimado de palabras y su plazo de entrega. Revisamos los mensajes urgentes con prioridad y le devolveremos la llamada lo antes posible. Para consultas generales, respondemos en un máximo de [plazo].
Traducción jurada
Ha llamado a [Nombre de la agencia]. Si necesita una traducción jurada o certificada, deje su nombre, número y el tipo de documento (partida de nacimiento, título universitario, contrato, etc.). Indique también el idioma de destino y cuándo lo necesita. Le devolveremos la llamada con un presupuesto y un plazo de entrega.
Saludo multilingüe
Hola, ha llamado a [Nombre de la agencia]. Hello, you've reached [Agency Name]. Danke für Ihren Anruf bei [Agenturname]. No podemos atenderle ahora, pero deje su nombre, número y su solicitud en el idioma que prefiera. Le responderemos en su idioma. ¡Gracias!
Reserva de intérprete
Hola, [Nombre de la agencia]. Si llama para reservar un intérprete, deje su nombre, número, la combinación de idiomas, el tipo de encargo (conferencia, judicial, médico, reunión de negocios), la fecha y la duración estimada. Le devolveremos la llamada para confirmar disponibilidad y tarifas.
Consejos para personalizar
Grabe el saludo multilingüe en los idiomas que su agencia realmente cubre. Aunque sean solo dos o tres, causa una gran impresión. Para el guion de traducción urgente, considere añadir un número de teléfono o email específico para solicitudes muy urgentes para que no se pierdan en el buzón de voz general.
Los traductores necesitan concentración, los clientes necesitan respuestas
La traducción es un trabajo de concentración. Una sola interrupción puede romper el ritmo de un traductor durante 20 minutos o más, especialmente en proyectos jurídicos, médicos o técnicos complejos. Pero cuando suena el teléfono, ignorarlo significa arriesgarse a perder un nuevo cliente o un proyecto urgente que puede valer cientos (o miles) de euros.
Esta es la tensión central de las agencias de traducción: quienes hacen el trabajo necesitan tiempo ininterrumpido, pero quienes llaman necesitan una respuesta. Un buzón de voz bien diseñado tiende un puente entre ambas necesidades. Recoge los datos necesarios para hacer seguimiento, tranquiliza a quien llama asegurándole que su solicitud importa, y permite a su equipo mantener la concentración.
Qué busca realmente quien llama a una agencia de traducción
Consultas de nuevos proyectos
La mayoría de las personas que llaman tienen un documento o conjunto de documentos que necesitan traducir. Quieren saber tres cosas: ¿Cubren su combinación de idiomas? ¿Cuánto tardarán? ¿Cuánto costará?
Su buzón de voz debería invitarles a dejar:
- Idiomas de origen y destino
- Tipo de documento (contrato, web, material de marketing, manual técnico)
- Recuento aproximado de palabras o páginas
- Plazo de entrega, si lo tienen
Cuanto más detalle dejen, más rápido podrá responder con un presupuesto real en lugar de un “necesitamos más información.”
Solicitudes urgentes
Las traducciones urgentes suelen ser el trabajo más rentable de una agencia. Una empresa necesita un contrato traducido para mañana por la mañana. Un bufete de abogados tiene un plazo judicial en 48 horas. Quienes llaman están estresados y dispuestos a pagar tarifas premium.
Su buzón de voz necesita transmitir que se toma la urgencia en serio. Una frase como “si es una solicitud urgente, menciónelo y priorizaremos su llamada” indica que no están hablando al vacío. También le ayuda a clasificar: cuando revise los mensajes, las solicitudes urgentes saltarán a primera línea.
Traducciones juradas y certificadas
Las solicitudes de traducción jurada son específicas. Quien llama suele necesitar un documento oficial (partida de nacimiento, título, sentencia judicial) traducido y certificado para presentar ante una autoridad. Quiere saber si está autorizado para hacerlo, cuánto cuesta y cuánto tarda.
Invíteles a mencionar el tipo de documento y el idioma de destino. Esto ahorra una ronda de ida y vuelta y le permite presupuestar con precisión en la primera devolución de llamada.
Reservas de intérpretes
Algunas agencias también ofrecen servicios de interpretación. Estas llamadas requieren información diferente: combinación de idiomas, tipo de evento (conferencia, deposición, cita médica), fecha, ubicación y duración estimada. Un guion de buzón de voz específico para reservas de intérpretes mantiene todo organizado.
La ventaja multilingüe
Las agencias de traducción tienen una oportunidad única con su buzón de voz: pueden saludar a los clientes en varios idiomas. Esto es más que un bonito detalle. Indica a los clientes internacionales que su agencia predica con el ejemplo.
Un saludo en español, inglés y alemán (o los idiomas que sean sus principales) ocupa unos 15 segundos extra y le diferencia de inmediato de la competencia que saluda solo en su idioma local. Quienes llaman desde el extranjero se sienten bienvenidos y es más probable que dejen un mensaje detallado al escuchar su propio idioma.
Cuando el buzón de voz le cuesta proyectos
El problema del buzón de voz para agencias de traducción es el factor tiempo. Un responsable de proyectos de una multinacional llama a tres agencias un jueves por la tarde. Dos saltan al buzón de voz. Una contesta. ¿Quién se lleva el proyecto?
Safina atiende sus llamadas cuando su equipo está inmerso en el trabajo de traducción. Hace las preguntas adecuadas: ¿Qué idiomas? ¿Qué tipo de documento? ¿Para cuándo lo necesita? ¿Cuántas páginas? Después le envía un resumen estructurado. Usted devuelve la llamada con un presupuesto preparado, no con una lista de preguntas pendientes.
A 9,99 €/mes por 30 minutos, cuesta menos que un solo proyecto urgente perdido. El plan Pro a 24,99 € cubre 100 minutos, más que suficiente para agencias que gestionan varias consultas al día.
Para la atención telefónica en directo, consulte nuestros guiones de saludo para agencias de traducción. Para noches y fines de semana cuando llaman clientes internacionales, vea las plantillas fuera de horario. Explore más plantillas en la biblioteca de guiones, o lea sobre cómo evitar llamadas perdidas y la disponibilidad 24/7.
