Los padres llaman después de cenar. Los alumnos, después de clase.
Las oficinas de las autoescuelas suelen cerrar a las 5 o las 6 de la tarde. Pero las personas que necesitan contactarles están ocupadas a esas horas. Los padres llegan del trabajo, se sientan con su hijo adolescente y deciden que ha llegado el momento de empezar las clases de conducir. Los universitarios terminan su última clase y por fin tienen un momento para buscar autoescuelas. Los adultos que trabajan y quieren sacarse el carné llaman durante su tiempo libre por la noche.
Todos estos llamantes llegan a su mensaje fuera de horario. Lo que escuchen determina si dejan sus datos o pasan a una autoescuela que tenga mejor presencia nocturna.
El mensaje fuera de horario de una autoescuela necesita cumplir tres objetivos: confirmar que han llamado al lugar correcto, decirles cuándo tendrán noticias suyas y recoger suficiente información para que esa devolución de llamada sea productiva.
Cuándo usar cada guion
Tarde / cierre estándar es su mensaje predeterminado para noches entre semana. Es sencillo: indique su horario, pida los datos del llamante y mencione que los nuevos alumnos deben especificar el tipo de permiso. Ese simple detalle ahorra un ir y venir de llamadas al devolver la comunicación.
Mensaje de fin de semana tiene en cuenta que algunas autoescuelas imparten clases los sábados aunque la oficina esté cerrada. Si es el caso de su centro, diga a los alumnos que pueden contactar directamente con su profesor para asuntos de las clases. Las llamadas de nuevas matrículas se derivan a una devolución de llamada el lunes.
Cierre por festivo debe incluir fechas exactas, no referencias vagas a “festivos”. Los alumnos con un examen próximo necesitan saber con precisión cuándo reabre para poder planificar su preparación. Pedirles que mencionen la fecha de su examen le ayuda a priorizar las devoluciones de llamada tras el descanso.
Periodo de exámenes fuera de horario pone el foco donde debe estar durante las temporadas de exámenes: en los alumnos que se preparan para la prueba. Estos son los llamantes más urgentes y los más propensos a entrar en pánico si no pueden contactarle. Reconocer la fecha de su examen en el mensaje y prometer priorizar su llamada reduce su ansiedad y les mantiene fieles a su autoescuela.
Verano / periodo de alta matrícula aborda la realidad de que el verano es cuando más se llenan las autoescuelas. Mencionar que las plazas se agotan no es una táctica comercial; es información honesta que motiva a los llamantes a dejar un mensaje detallado en vez de pensar “ya llamaré mañana”.
Las llamadas fuera de horario son llamadas serias
Piense en quién llama a una autoescuela a las 7 de la tarde. No es alguien con curiosidad pasajera. Es un padre que acaba de hablar de las clases con su hijo y está listo para dar el paso. Es un alumno que necesita sacarse el carné para un nuevo trabajo que empieza el mes que viene. Es un adulto que lleva tiempo posponiendo aprender a conducir y esta noche por fin se ha decidido a llamar.
Estos llamantes están motivados. Si su mensaje fuera de horario es profesional y les da una acción clara, la mayoría dejará un mensaje. Si es un genérico “estamos cerrados, llame en horario de oficina”, un buen número buscará otra autoescuela que parezca más receptiva.
Las horas fuera de horario también son cuando mucha gente compara opciones. Un padre puede llamar a tres autoescuelas por la noche. La que ofrezca mejor experiencia fuera de horario se lleva la matrícula.
Recoger la información correcta fuera de horario
Un buen mensaje fuera de horario pide datos concretos que hagan productiva la devolución de llamada:
- Nombre y número de teléfono (siempre)
- Alumno nuevo o actual (determina la prioridad y el contenido de la llamada de vuelta)
- Tipo de permiso (ordinario, moto, profesional)
- Fecha de examen (si tienen uno programado)
- Disponibilidad horaria preferida (mañanas, tardes, noches, fines de semana)
Cuanta más información deje el llamante, más preparado estará cuando devuelva la llamada. En lugar de empezar con “¿qué necesita?”, puede abrir con “Veo que está interesado en un permiso ordinario con disponibilidad por las tardes. Tenemos huecos los martes y jueves a partir de la semana que viene.”
Ese nivel de preparación en la devolución de llamada impresiona a los llamantes y cierra matrículas más rápido.
Del mensaje fuera de horario al alumno matriculado
Un mensaje grabado es unidireccional. El llamante habla al vacío, y usted espera que la información sea lo bastante completa para actuar. En la práctica, los mensajes de voz de alumnos potenciales suelen estar incompletos. Los nombres se entienden mal. Los números de teléfono se dicen demasiado rápido. El tipo de permiso ni se menciona.
Safina sustituye ese proceso unidireccional por una conversación bidireccional. Fuera de horario, Safina contesta su teléfono, pregunta al llamante si es alumno nuevo o existente, y recoge su nombre, número y lo que necesita. Para nuevos alumnos, pregunta por el tipo de permiso y las preferencias de horario. El resultado es un resumen claro que le llega listo para una devolución de llamada productiva.
A $11,99/mes por 30 minutos, el plan Básico cubre la mayoría de autoescuelas pequeñas. El plan Profesional a $29,99 le da 100 minutos para centros con mayor volumen de llamadas. En temporada alta de matrículas, la diferencia entre un buzón de voz y una conversación es la diferencia entre un llamante que espera su devolución de llamada y uno que se matricula en otro sitio.
Para la atención de llamadas durante el día, consulte nuestros guiones de saludo para autoescuelas. Para llamadas perdidas en horario laboral, vea las plantillas de buzón de voz. Explore la biblioteca completa de guiones o descubra las soluciones por sector para más opciones.