Scripts telephoniques hors horaires pour agences immobilieres

Hors horaires, c’est la que l’immobilier se complique

L’immobilier ne suit pas un rythme 9h-18h. Les urgences locataires surviennent a 2 heures du matin. Les acheteurs parcourent les annonces apres le diner et appellent pour ce bien qu’ils viennent de reperer en ligne. Les demandes de visites du week-end arrivent le vendredi soir. Et les vendeurs decrochent le telephone des que l’anxiete monte.

Le probleme est simple : vous avez besoin de repos, mais votre telephone ne dort pas. Les gestionnaires de biens sont encore plus concernes que les agents. Un degat des eaux a minuit n’est pas quelque chose qui peut attendre lundi. Mais une question sur le reglement de copropriete ? Ca peut attendre.

Les scripts hors horaires ci-dessus sont concus pour trier l’urgent du courant, donner aux appelants des instructions claires et s’assurer que rien d’important ne passe entre les mailles du filet.

Urgences locataires : bien trier

Pour les gestionnaires de biens, les appels hors horaires se divisent en deux categories : les urgences qui necessitent une action immediate, et tout le reste. Votre message hors horaires doit tracer cette ligne clairement, car les locataires ne savent pas toujours faire la difference.

Voici ce qui constitue une veritable urgence hors horaires :

Degat des eaux actif avec risque de propagation aux autres logements ou de dommage structurel
Odeur de gaz dans ou a proximite de l’immeuble
Panne de chauffage totale par temperatures negatives
Incendie ou fumee (apres avoir appele les pompiers au 18)
Blocage avec risque de securite (par exemple un enfant enferme seul)

Ce qui semble urgent aux locataires mais peut attendre le matin :

Un robinet qui goutte
Un lave-vaisselle en panne
Un voisin bruyant
Un differend de stationnement
Une question sur le loyer ou les termes du bail

Votre message hors horaires doit lister les vraies urgences par categorie et fournir un acces direct a votre personne d’astreinte. Pour le reste, une redirection courtoise vers les heures d’ouverture preserve votre equipe de l’epuisement.

Demandes d’acheteurs et de vendeurs hors horaires

Les agents immobiliers font face a un defi hors horaires different. Personne n’appelle pour un degat des eaux, mais les appels peuvent etre tout aussi sensibles au temps a leur maniere.

Un acheteur qui repere une annonce a 20h et appelle trois agents ira probablement avec le premier a le rappeler. Cela ne signifie pas que vous devez repondre a 20h. Mais votre systeme hors horaires doit capter le prospect efficacement pour que vous puissiez rappeler tot le lendemain matin.

Un bon message hors horaires pour les agents doit :

Mentionner que vous consultez vos messages regulierement. Cela indique aux appelants que leur message ne va pas rester dans un vide numerique.
Demander l’adresse du bien. S’ils appellent pour une annonce specifique, savoir laquelle vous permet de preparer votre rappel.
Les diriger vers votre site web. Beaucoup d’appelants consulteront vos annonces en attendant le rappel, les gardant engages avec votre offre.
Donner un delai de rappel realiste. “Des demain matin a la premiere heure” est assez precis pour inspirer confiance.

Logistique des visites du week-end

Les week-ends sont le moment ou la plupart des visites ont lieu, et votre message hors horaires du vendredi soir donne le ton pour tout le week-end. Si vous avez des portes ouvertes programmees, mentionnez les adresses et les horaires. Cela sert deux objectifs : attirer du monde a vos portes ouvertes et donner aux appelants une option immediate plutot que d’attendre un rappel.

Pour les demandes de visite privee, demandez aux appelants de preciser le bien qu’ils souhaitent voir. Rappeler en disant “J’aimerais vous faire visiter ce bien, que diriez-vous de samedi a 14h ?” est bien plus efficace que “Quel bien vous interessait deja ?”

Mettez a jour votre message du week-end chaque jeudi ou vendredi. Des informations de portes ouvertes datant de deux semaines sont pires que pas d’information du tout.

Pourquoi les appels hors horaires se perdent

Le probleme fondamental du repondeur classique en immobilier est le volume. Les gestionnaires de biens avec 50 lots ou plus peuvent recevoir une douzaine d’appels hors horaires par semaine. Les agents qui gerent plusieurs mandats recoivent des appels d’acheteurs, de vendeurs, de confreres et de diagnostiqueurs a toute heure.

Les messages s’accumulent. Certains sont rappeles en retard. D’autres sont purement oublies. Et chaque rappel manque est soit un prospect perdu, soit un locataire frustre.

Un assistant telephonique IA comme Safina y remedie en repondant a chaque appel en direct, meme a minuit un samedi. L’IA converse avec l’appelant, identifie son besoin et vous envoie un resume structure. Pour les gestionnaires, elle peut signaler les urgences avec une notification push immediate tout en consignant les demandes courantes pour le prochain jour ouvre.

Pour les agents, cela signifie se reveiller lundi matin avec une liste propre de demandes d’acheteurs, chacune avec le nom de l’appelant, son numero et le bien qui l’interesse, au lieu d’un fouillis de messages vocaux. A partir de 9,99 $ par mois pour 30 minutes de gestion d’appels, ou 24,99 $ pour 100 minutes avec le forfait Pro, c’est une fraction de ce que vaut une seule transaction conclue.

Construire un systeme hors horaires fiable

Quels que soient les outils utilises, l’objectif est que votre experience hors horaires semble intentionnelle plutot qu’improvisee. Voici un cadre simple :

Enregistrez ou configurez votre message hors horaires en utilisant les scripts ci-dessus comme point de depart.
Definissez votre protocole d’urgence pour que le personnel d’astreinte sache exactement quand agir.
Mettez a jour votre message chaque semaine avec les horaires de visites et les informations saisonnieres.
Envisagez un renfort IA pour la gestion d’appels en direct quand le repondeur seul ne suffit plus.

Pour d’autres modeles, parcourez notre collection de scripts incluant les messageries vocales et les scripts d’accueil en direct concus pour l’immobilier. Vous pouvez aussi comparer les outils telephoniques IA pour trouver celui qui vous convient, ou explorer comment les professionnels independants gerent leurs appels sans equipe. Consultez aussi notre page solutions pour des strategies afin de ne manquer aucun appel.

Frequently Asked Questions

Comment les gestionnaires de biens doivent-ils gerer les urgences hors horaires ?

Votre message hors horaires doit definir clairement ce qui constitue une urgence et fournir un moyen de joindre quelqu'un immediatement. Degats des eaux, fuites de gaz, incendies et pannes de chauffage par temps froid sont les urgences les plus courantes. Tout le reste peut attendre le prochain jour ouvre.

Les agents immobiliers doivent-ils etre joignables hors horaires ?

Vous n'avez pas besoin de repondre a chaque appel, mais vous devez avoir un systeme qui capture les demandes rapidement. Les acheteurs motives appellent quand l'envie les prend, souvent le soir apres avoir vu une annonce en ligne. Rappeler le lendemain matin est acceptable. Rappeler deux jours plus tard ne l'est pas.

Quelle est la meilleure facon de gerer les demandes de visites le week-end ?

Mentionnez les portes ouvertes prevues dans votre message hors horaires et mettez-le a jour chaque semaine. Pour les visites privees, demandez aux appelants de preciser le bien qui les interesse pour que vous puissiez preparer votre rappel. Un assistant IA comme Safina peut recueillir ces demandes en temps reel, meme le week-end.

Les locataires laissent-ils vraiment des messages pour les demandes non urgentes ?

Beaucoup le font, surtout si votre message est clair sur les delais de reponse. Mais une part significative ne le fait pas. Les jeunes locataires en particulier preferent une communication instantanee. Un assistant telephonique IA qui repond en direct recueille bien plus de demandes qu'un simple repondeur.