Scripts prêts à l'emploi
Fermeture fêtes de fin d'année
Merci d'appeler le cabinet [Nom du cabinet]. Notre cabinet est fermé pour les fêtes du [date de début] au [date de fin]. Nous rouvrirons le [date de retour] à [heure]. Merci de laisser votre nom, votre numéro de téléphone et le motif de votre appel. Nous vous rappellerons à notre retour. Si vous avez une urgence dentaire comme une douleur intense, un gonflement ou une dent expulsée, veuillez appeler le [numéro d'urgence] ou vous rendre aux urgences les plus proches.
Pont / vacances courtes
Bonjour, vous avez joint le cabinet [Nom du cabinet]. Nous sommes fermés du [date de début] au [date de fin] et rouvrirons le [date de retour] à [heure]. Si vous souhaitez prendre ou modifier un rendez-vous, laissez votre nom et votre numéro, nous vous rappellerons le [date de retour]. Pour les urgences dentaires incluant dent cassée, douleur intense ou gonflement du visage, appelez le [numéro d'urgence] ou rendez-vous aux urgences les plus proches.
Vacances d'été / fermeture annuelle
Merci d'appeler le cabinet [Nom du cabinet]. Notre cabinet est fermé pour les vacances d'été du [date de début] au [date de fin]. Nous serons de retour le [date de retour] à [heure]. Laissez votre nom, votre numéro de téléphone et un bref message, nous vous rappellerons à la réouverture. Pour les urgences dentaires, veuillez contacter le cabinet du Dr [Nom] au [numéro] ou vous rendre aux urgences les plus proches.
Vacances de printemps
Vous avez joint le cabinet [Nom du cabinet]. Nous sommes fermés du [date de début] au [date de fin] et rouvrirons le [date de retour] à [heure]. Pour laisser un message au sujet d'un rendez-vous ou de toute autre question, laissez votre nom, votre numéro et quelques détails. Pour les problèmes dentaires urgents comme une dent expulsée, une rage de dents intense ou un gonflement affectant la respiration, appelez immédiatement le [numéro d'urgence].
Fermeture exceptionnelle
Merci d'appeler le cabinet [Nom du cabinet]. Nous sommes exceptionnellement fermés aujourd'hui en raison de [motif]. Nous prévoyons de rouvrir le [date de retour] à [heure]. Pour les urgences dentaires, veuillez appeler le [numéro d'urgence] ou vous rendre aux urgences les plus proches. Pour une dent expulsée, conservez-la dans du lait ou de la salive jusqu'à ce que vous puissiez être pris en charge. Pour toute autre demande, laissez votre nom, votre numéro de téléphone et le motif de votre appel, nous vous recontacterons dès notre retour.
Conseils de personnalisation
Chaque message de jour férié doit inclure des consignes d'urgence. Les urgences dentaires ne font pas de pause pendant les fêtes, et un patient avec une dent expulsée ou un abcès a besoin de directives claires immédiatement. Mettez à jour les dates avant chaque fermeture et retirez le message de fête le matin de votre retour. Si votre cabinet organise une garde tournante avec d'autres dentistes pendant les vacances, indiquez le numéro de garde actuel plutôt qu'une redirection générique vers les urgences.
Les urgences dentaires ne font pas de pause pendant les fêtes
Un patient avec une couronne fissurée le matin de Noël ne se soucie pas du fait que votre cabinet soit fermé. Il a besoin de savoir quoi faire maintenant, et votre message téléphonique est son premier point de contact. C’est ce qui rend les scripts de jours fériés plus importants pour les cabinets dentaires que pour pratiquement tout autre type d’entreprise.
La différence entre un message de jour férié utile et un message bâclé peut être une dent sauvée. Si votre enregistrement indique à l’appelant de conserver une dent expulsée dans du lait et d’appeler le numéro d’urgence, vous lui donnez une chance. S’il dit simplement “nous sommes fermés, rappelez lundi”, vous le laissez seul face à son problème.
Quand utiliser chaque script
Fermeture fêtes de fin d’année couvre la plus longue pause annuelle de la plupart des cabinets dentaires. Les cabinets ferment généralement une semaine ou plus autour des fêtes. Ce message nécessite des dates exactes, une heure de réouverture claire et des consignes d’urgence bien visibles. Décembre est aussi la période où les patients se cassent des dents sur des bonbons durs et des coques de noix, donc les consignes d’urgence doivent être au premier plan.
Pont / vacances courtes couvre généralement deux à quatre jours. Le message est plus court que la version fêtes de fin d’année mais nécessite toujours les coordonnées d’urgence. Beaucoup de patients profitent du long weekend pour enfin appeler au sujet de cette dent qui les dérange, attendez-vous donc à des messages sur la prise de rendez-vous à votre retour.
Vacances d’été / fermeture annuelle s’applique quand tout le cabinet ferme pour une à deux semaines. Si un autre dentiste de votre quartier assure les urgences pendant votre absence, nommez-le spécifiquement. Les patients font davantage confiance à une recommandation nominative qu’à un générique “rendez-vous aux urgences”.
Vacances de printemps est une fermeture plus courte, souvent du vendredi au lundi. Certains cabinets l’étendent à une semaine entière si les écoles sont en vacances. Le message doit refléter la durée réelle, pas un vague “fermé pour les vacances.” La précision compte.
Fermeture exceptionnelle est votre solution de secours pour les fermetures imprévues : un intempérie, un problème dans les locaux ou une urgence du personnel. Enregistrez-le rapidement avec la date de retour prévue et assurez-vous que les consignes d’urgence sont incluses. Les patients comprennent les fermetures imprévues tant que vous communiquez clairement.
Les consignes d’urgence ne sont pas optionnelles
Chaque message de jour férié d’un cabinet dentaire doit inclure un parcours d’urgence. Ce n’est pas un plus. Les urgences dentaires non traitées même pendant quelques heures peuvent se transformer en problèmes médicaux sérieux. Un abcès peut se propager. Une dent expulsée n’a qu’environ 30 minutes avant que la réimplantation ne devienne difficile.
Votre message doit couvrir trois éléments pour les urgences :
- Un numéro spécifique à appeler (un dentiste de garde, un cabinet partenaire ou une clinique dentaire d’urgence)
- Des consignes brèves de premiers secours pour les urgences les plus courantes
- Quand se rendre directement aux urgences hospitalières (gonflement affectant la respiration, saignement incontrôlable, fractures de la mâchoire)
Si vous alternez la garde avec d’autres cabinets pendant les vacances, mettez à jour le numéro dans votre message à chaque changement. Un numéro de garde périmé est pire que pas de numéro du tout car il fait perdre un temps précieux au patient en situation de crise.
Les patients jugent votre cabinet à travers votre message
Quand quelqu’un appelle un cabinet dentaire et entend un message de jour férié professionnel, précis et utile, cela renforce la confiance dans le cabinet. Quand il entend un enregistrement vague sans dates ni consignes d’urgence, cela donne une impression de négligence.
C’est particulièrement vrai pour les nouveaux patients. Quelqu’un qui a trouvé votre cabinet en ligne et appelle pendant un jour férié évalue s’il peut vous confier ses soins dentaires. Le message téléphonique est sa première impression. Un message qui dit “Nous sommes fermés du 23 décembre au 2 janvier, retour le 3 janvier à 8h, appelez le Dr Martinez au 01 23 45 67 89 en cas d’urgence” indique à l’appelant que ce cabinet est bien géré.
Couverture pendant les fêtes sans les coûts
Enregistrer un message de jour férié complet est le minimum. Mais même le meilleur enregistrement ne peut pas répondre aux questions de suivi, recueillir les détails de la situation de l’appelant ou trier entre les besoins urgents et les demandes de routine.
Safina répond aux appels de jours fériés, demande au patient ce dont il a besoin et vous envoie un résumé structuré. Si l’appelant décrit une urgence, l’IA peut le rediriger vers votre numéro de garde. S’il veut prendre rendez-vous pour un détartrage, vous retrouvez les détails à votre retour. À 9,99 €/mois pour le forfait Essentiel, cela coûte moins que la valeur d’un seul nouveau patient perdu.
Consultez nos scripts d’accueil pour cabinets dentaires pour la gestion quotidienne des appels et les modèles hors horaires pour la couverture habituelle en soirée. Pour les cabinets qui veulent comprendre l’impact des appels manqués sur leur chiffre d’affaires, notre guide pour éviter les appels manqués présente les chiffres. Visitez la bibliothèque de scripts complète pour des modèles dans des dizaines de secteurs.
