Scripts prêts à l'emploi
Fermeture Noël et Nouvel An
Merci d'avoir appelé [Nom du cabinet]. Nous sommes fermés pour les fêtes du [date de début] au [date de fin] et rouvrirons le [date de retour] à [heure]. Pour prendre rendez-vous pour un examen de la vue ou un essayage, veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone et l'objet de votre demande. Nous vous rappellerons le [date de retour]. Si vous avez cassé ou perdu vos lunettes et avez besoin d'un remplacement urgent, veuillez contacter [opticien alternatif ou fournisseur d'urgence] au [numéro]. Les commandes en ligne sont disponibles sur [site web].
Pont de la Toussaint
Bonjour, vous avez joint [Nom du cabinet]. Nous sommes fermés pour la Toussaint du [date de début] au [date de fin] et serons de retour le [date de retour] à [heure]. Laissez votre nom, numéro de téléphone et la raison de votre appel, nous vous rappellerons le [date de retour]. Pour des réparations urgentes de lunettes, veuillez contacter [prestataire d'urgence] au [numéro]. Les commandes d'ordonnance peuvent être passées sur [site web].
Fermeture estivale / Horaires réduits
Merci d'avoir appelé [Nom du cabinet]. Pendant l'été, nos horaires sont [jours et heures], en vigueur jusqu'au [date de fin]. Si vous appelez en dehors de ces créneaux, laissez votre nom, numéro et l'objet de votre appel. Nous vous recontacterons dès notre prochain jour ouvré. Pour les examens de la vue, essayages et le choix de montures, passez nous voir pendant nos horaires d'été ou réservez en ligne sur [site web].
Fermeture Pâques / Printemps
Vous avez joint [Nom du cabinet]. Nous sommes fermés pour le week-end de Pâques du [date de début] au [date de fin] et rouvrirons le [date de retour] à [heure]. Laissez votre nom, numéro de téléphone et l'objet de votre appel, nous vous recontacterons à notre retour. Si vous avez une paire de lunettes cassée nécessitant une réparation immédiate, [opticien alternatif] au [numéro] pourra peut-être vous aider.
Fermeture exceptionnelle
Merci d'avoir appelé [Nom du cabinet]. Nous sommes exceptionnellement fermés aujourd'hui en raison de [motif] et prévoyons de rouvrir le [date de retour] à [heure]. Si vous aviez un rendez-vous aujourd'hui, laissez votre nom et numéro de téléphone et nous vous contacterons pour reprogrammer. Pour des besoins urgents en lunetterie, comme des lunettes cassées ou des lentilles de contact perdues, veuillez essayer [prestataire alternatif] au [numéro]. Pour toute autre demande, laissez un message et nous vous rappellerons le [date de retour].
Conseils de personnalisation
Les opticiens doivent toujours inclure une solution d'urgence pour les lunettes cassées ou perdues, car de nombreux patients dépendent de leurs lunettes ou lentilles pour conduire et pour leurs activités quotidiennes. Associez-vous à un opticien proche ou une chaîne susceptible d'être ouverte pendant votre fermeture et mentionnez-les dans votre message. Si vous proposez la commande en ligne de lentilles de contact ou de montures de remplacement, incluez cette information dans chaque version. Mettez le message à jour avant chaque jour férié avec les dates exactes.
Des lunettes cassées n’attendent pas votre réouverture
Pour la plupart des commerces, une fermeture pour jour férié est un désagrément pour les appelants. Pour un opticien, cela peut être un vrai problème. Un patient dont l’unique paire de lunettes casse le jour de Noël ne peut ni conduire, ni travailler, ni fonctionner normalement tant qu’il n’obtient pas un remplacement. Votre message téléphonique de jours fériés est donc bien plus qu’une politesse. C’est un guide pour résoudre un problème immédiat.
Chaque message de jours fériés d’opticien doit inclure une alternative pour les besoins urgents en lunetterie. Qu’il s’agisse d’une chaîne ouverte pendant les fêtes, d’un cabinet partenaire avec des dates de fermeture différentes, ou d’une option de commande en ligne pour les patients connaissant leur ordonnance, l’objectif est de ne jamais laisser un appelant sans solution.
Quand utiliser chaque script
Fermeture Noël et Nouvel An correspond à la plus longue pause annuelle pour la plupart des opticiens indépendants. Ce message doit contenir des dates exactes, une heure de retour claire, une alternative pour les lunettes cassées ou perdues et une mention de la commande en ligne. Janvier est le mois où de nombreux remboursements de mutuelle se renouvellent, attendez-vous donc à une vague d’appels dès votre réouverture. Votre message de fêtes peut commencer à recueillir ces demandes de rendez-vous alors que vous êtes encore fermé.
Pont de la Toussaint est plus court, généralement deux à quatre jours. Le message suit la même structure à plus petite échelle : dates, alternative d’urgence pour les lunettes et consignes de messagerie vocale. Si vous lancez une promotion sur les montures ou les verres, une brève mention est pertinente ici.
Fermeture estivale / Horaires réduits s’applique aux cabinets qui réduisent leur activité pendant les mois d’été plus calmes. Certains opticiens ferment une à deux semaines ; d’autres passent à quatre jours par semaine. Indiquez clairement les horaires ajustés pour que les appelants sachent exactement quand vous joindre. Si vous êtes ouvert sur rendez-vous uniquement, précisez-le.
Fermeture Pâques / Printemps correspond généralement à un long week-end. Gardez le message concis. Le printemps est aussi le moment où de nombreux patients commencent à penser aux lunettes de soleil et aux solaires correctrices, attendez-vous donc à des appels liés à ces produits.
Fermeture exceptionnelle gère l’imprévu : une coupure de courant qui arrête vos équipements, un problème de plomberie ou un événement météorologique. La priorité va aux patients ayant des rendez-vous et à ceux qui ont besoin d’aide urgente. Orientez-les vers le prestataire alternatif et promettez de reprogrammer.
La vague de renouvellement des mutuelles
Voici un phénomène qui touche les opticiens plus que tout autre commerce lié à la lunetterie : les remboursements de mutuelle se renouvellent généralement au 1er janvier. Cela signifie un afflux de patients appelant dans les deux premières semaines de janvier pour planifier des examens de la vue et utiliser leurs nouveaux droits.
Votre message de Noël/Nouvel An s’inscrit directement dans cette dynamique. Les patients qui appellent pendant la fermeture et entendent « laissez votre nom et votre créneau préféré » sont déjà dans le pipeline. À votre retour le 2 ou 3 janvier, vous avez une pile de demandes de rendez-vous de patients motivés avec des droits de mutuelle tout neufs.
Pour en tirer le maximum :
- Demandez aux appelants de mentionner s’ils utilisent des remboursements de mutuelle
- Ouvrez votre agenda de janvier tôt pour que les réservations en ligne puissent commencer pendant la fermeture
- Envisagez d’étendre vos horaires les deux premières semaines de janvier pour gérer l’affluence
Appels urgents vs. appels de routine
Votre message de jours fériés doit répondre à deux types d’appelants très différents :
Les appelants urgents ont des lunettes cassées, des lentilles perdues ou un problème oculaire nécessitant une attention immédiate. Ces patients ont besoin d’une solution sur-le-champ. Orientez-les vers l’opticien ouvert le plus proche, une chaîne de lunetterie d’urgence ou la commande en ligne s’ils connaissent leur ordonnance. Un patient qui ne voit pas correctement ne va pas attendre une semaine pour votre réouverture.
Les appelants de routine veulent prendre rendez-vous pour un examen, commander de nouvelles montures ou se renseigner sur les tarifs. Ces patients acceptent volontiers de laisser un message et d’attendre un rappel. Donnez-leur des consignes claires : nom, numéro et objet de l’appel. Si la réservation en ligne est disponible, mentionnez-la.
Structurer le message avec le parcours urgent en premier et le parcours de routine en second fonctionne bien. Les appelants qui ont besoin d’aide immédiatement obtiennent l’information rapidement, et tous les autres peuvent rester en ligne pour laisser un message.
Les lunettes sont essentielles, pas accessoires
Les lunettes et les lentilles de contact ne sont pas des accessoires pour la plupart des patients. Ce sont des outils essentiels du quotidien. Votre message de jours fériés doit refléter cette compréhension. Un ton qui dit « nous savons que se retrouver sans lunettes est un vrai problème, et voici quoi faire » inspire confiance d’une manière qu’un message générique « nous sommes fermés » ne pourra jamais atteindre.
C’est particulièrement vrai pour les patients avec de fortes corrections, des verres progressifs ou des équipements spécialisés qui ne se remplacent pas en rayon. Pour ces patients, casser leur unique paire de lunettes pendant votre fermeture est véritablement stressant. Plus votre message est précis sur les alternatives, mieux c’est.
Répondre aux appels même quand vous êtes fermé
Un message enregistré couvre les bases, mais il ne peut pas poser de questions complémentaires, vérifier si la commande de lentilles de l’appelant a été expédiée, ni trier une urgence en lunetterie. Safina répond aux appels pendant les jours fériés, recueille les informations du patient et vous envoie des notes organisées. Si quelqu’un décrit des lunettes cassées, l’IA peut l’orienter vers votre prestataire alternatif.
Le forfait Basic à 9,99 €/mois couvre facilement les fermetures de jours fériés. Pour les cabinets avec un volume d’appels régulier tout au long de l’année, le forfait Pro à 24,99 €/mois gère 100 minutes et capte aussi l’affluence de janvier liée aux mutuelles.
Consultez nos scripts d’accueil pour opticiens pour la gestion des appels au quotidien et les modèles hors horaires pour la couverture en soirée. Pour des scripts similaires dans le domaine de la santé, découvrez nos modèles de jours fériés pour cabinets dentaires. La bibliothèque de scripts contient la collection complète.
