Manquer un appel peut signifier manquer une signature
Les études notariales fonctionnent sur les rendez-vous et les échéances. Quand un agent immobilier appelle pour programmer une signature et que personne ne décroche, il n’attend pas. Il appelle le notaire suivant sur sa liste. Il en va de même pour les personnes qui ont besoin de faire authentifier un testament avant une opération chirurgicale, ou un chef d’entreprise qui a besoin de faire signer des contrats avant l’expiration d’un accord.
Votre message de répondeur est le filet de sécurité pour ces moments. Il ne remplacera pas le fait de décrocher le téléphone, mais il détermine si l’appelant laisse un message ou passe son chemin.
La plupart des études notariales sont petites. Un ou deux notaires, peut-être un(e) assistant(e). Quand le notaire est en rendez-vous de signature, le téléphone reste sans réponse. Ce n’est pas un problème de personnel ; c’est la nature du travail. Mais le répondeur doit en tenir compte en étant clair, professionnel et précis sur le moment où l’appelant peut espérer une réponse.
Ce que votre répondeur doit recueillir
Les fondamentaux
Chaque message devrait inclure :
- Nom et numéro de téléphone de l’appelant (évident, mais énoncez-le explicitement dans le répondeur)
- Type de service nécessaire (signature, légalisation, apostille, document successoral)
- Toute échéance (c’est le détail le plus important pour la priorisation)
Sans ces trois éléments, votre rappel part de zéro. Avec eux, vous pouvez préparer avant même de composer le numéro.
Pourquoi les échéances comptent dans le répondeur
Le travail notarial est presque toujours soumis à un délai. Une vente est fixée à une date précise. Une procuration peut être nécessaire avant un acte médical. Une apostille peut être requise pour une demande de visa avec une fenêtre de dépôt.
Quand votre répondeur demande aux appelants de mentionner leur échéance, vous accomplissez deux choses. Premièrement, vous pouvez trier les rappels par urgence. L’appelant avec une signature vendredi est rappelé avant celui qui se renseigne sur une légalisation le mois prochain. Deuxièmement, vous signalez à l’appelant que vous comprenez que son travail est urgent. Cela seul renforce la confiance.
Répondeurs spécifiques par service
Si la plupart de vos appels concernent l’immobilier, un répondeur qui demande spécifiquement l’adresse du bien et la date de signature montre aux appelants qu’ils ont joint un notaire qui gère cela régulièrement. C’est un petit détail qui vous distingue d’un générique « laissez un message ».
Il en va de même pour l’authentification de documents. Demander si le document est destiné à un usage international indique à l’appelant que vous connaissez les exigences d’apostille, ce qui économise des allers-retours lors du rappel.
Les erreurs courantes de répondeur des études notariales
Être trop vague. « Laissez un message et nous vous recontacterons » ne donne aucune confiance à l’appelant. Quand le rappelez-vous ? Quelles informations vous faut-il ? Les répondeurs vagues produisent des messages vagues.
Être trop long. Trente secondes est l’objectif. L’appelant n’a pas besoin de votre liste complète de services dans le répondeur. Il doit savoir qu’il a joint le bon endroit et quoi laisser dans le message.
Oublier de mettre à jour. Si votre étude est fermée pour une période spécifique ou que vous êtes en vacances, mettez à jour le répondeur. Un message qui dit « nous vous rappellerons dans les deux heures » un jour où vous êtes indisponible crée des attentes que vous ne pouvez pas tenir et frustre l’appelant.
Pas de mention de gestion d’urgence. Les appelants notariaux avec des échéances pressantes doivent savoir que mentionner leur calendrier affectera la rapidité du rappel. Un simple « si votre dossier est urgent, veuillez inclure votre échéance » prend trois secondes et améliore considérablement la qualité des messages.
Quand le répondeur ne suffit pas
Voici le problème pratique : beaucoup d’appelants ne laissent tout simplement pas de message vocal. Ils entendent l’enregistrement, décident que ça ne vaut pas l’effort et appellent quelqu’un d’autre. Pour une étude notariale, chacun de ces appels abandonnés peut représenter des honoraires de signature, un client en planification successorale ou une relation commerciale à long terme.
Safina résout ce problème en remplaçant l’expérience du répondeur par une vraie conversation. Quand votre étude ne peut pas répondre, Safina décroche, demande à l’appelant ce dont il a besoin et recueille son nom, son échéance et ses coordonnées. Le résultat est un résumé structuré envoyé sur votre téléphone ou par e-mail, pas un fichier audio de 45 secondes à réécouter.
À 9,99 $/mois pour 30 minutes, le forfait Basic couvre la plupart des petites études notariales. Le forfait Professionnel à 24,99 $/mois offre 100 minutes pour les études plus actives. La différence entre un répondeur et une conversation est la différence entre « j’espère qu’ils rappelleront » et « j’ai tout ce qu’il me faut pour assurer le suivi ».
Pour la gestion des appels en direct, consultez nos scripts d’accueil notariaux. Pour la couverture en soirée et le week-end, voir les modèles hors horaires. Si votre activité recoupe les services juridiques, nos scripts pour cabinets d’avocats couvrent un terrain similaire. Parcourez la bibliothèque complète de scripts ou explorez les solutions par secteur.