Guiones listos para usar
Horario de oficina estándar
Ha contactado con la notaría de [Nombre del notario / Nombre de la notaría]. Estamos atendiendo a otros clientes y no podemos responder a su llamada en este momento. Por favor, deje su nombre, número de teléfono y una breve descripción del servicio notarial que necesita. Si tiene un plazo específico, indíquelo para poder priorizar su llamada. Devolvemos todas las llamadas en un plazo de [tiempo].
Durante una firma
Hola, ha contactado con [Nombre de la notaría]. Nuestro notario se encuentra actualmente en una firma. Deje su nombre, número y el motivo de su llamada. Si se trata de una firma ya programada, confirme también la fecha y la dirección del inmueble para que podamos localizar su expediente. Le devolveremos la llamada en cuanto termine la cita actual.
Operación inmobiliaria
Gracias por llamar a [Nombre de la notaría]. No podemos atenderle en este momento. Si llama sobre una firma de escritura, deje su nombre, número de teléfono, la dirección del inmueble y la fecha de firma. Le devolveremos la llamada en un plazo de [tiempo]. Para asuntos urgentes relacionados con una firma del mismo día, puede contactarnos también en el [número alternativo].
Legalización de documentos
Ha contactado con [Nombre de la notaría]. Lamentamos no haber podido atenderle. Deje su nombre, número y el tipo de documento que necesita legalizar. Si el documento requiere apostilla o es para uso internacional, indíquelo para que podamos asesorarle sobre los pasos adicionales. Le devolveremos la llamada en un plazo de [tiempo].
Periodo de alta demanda / Gran volumen
Hola, [Nombre de la notaría] al habla. Estamos recibiendo un gran volumen de llamadas en este momento. Deje su nombre, número de teléfono y en qué podemos ayudarle. Si tiene un plazo asociado, inclúyalo también. Devolvemos las llamadas en el orden en que se reciben y nos pondremos en contacto antes del cierre de hoy.
Consejos para personalizar
Mencione un plazo de devolución de llamada en cada versión del buzón de voz. Los clientes de notaría a menudo tienen plazos estrictos, así que saber cuándo esperar una respuesta evita que llamen a otra oficina. Si su notario está frecuentemente en firmas, considere tener una versión que lo reconozca específicamente.
Perder una llamada puede significar perder una firma
Las notarías funcionan con citas y plazos. Cuando un agente inmobiliario llama para programar una firma y nadie contesta, no espera. Llama a la siguiente notaría de su lista. Lo mismo ocurre con las personas que necesitan legalizar un testamento antes de una operación, o un empresario que necesita firmar contratos antes de que expire un acuerdo.
Su buzón de voz es la red de seguridad para esos momentos. No sustituirá contestar el teléfono, pero determina si quien llama deja un mensaje o pasa a otro.
La mayoría de las notarías son pequeñas. Uno o dos notarios, quizá un asistente. Cuando el notario está en una firma, el teléfono queda sin atender. No es un fallo de personal; es la naturaleza del trabajo. Pero el buzón de voz debe compensarlo siendo claro, profesional y específico sobre cuándo pueden esperar una respuesta.
Lo que su buzón de voz debe capturar
Lo básico
Cada mensaje debe incluir:
- Nombre y número de teléfono de quien llama (obvio, pero dígalo explícitamente en el buzón de voz)
- Tipo de servicio necesario (firma, legalización, apostilla, documento sucesorio)
- Cualquier plazo (este es el dato más importante para la priorización)
Sin estos tres elementos, su devolución de llamada empieza de cero. Con ellos, puede prepararse antes incluso de marcar el número.
Por qué los plazos importan en el buzón de voz
El trabajo notarial casi siempre tiene un plazo asociado. Una firma se fija para una fecha concreta. Un poder notarial puede necesitarse antes de un procedimiento médico. Una apostilla puede ser necesaria para una solicitud de visado con un plazo de presentación.
Cuando su buzón de voz pide a quienes llaman que mencionen su plazo, logra dos cosas. Primero, puede clasificar las devoluciones de llamada por urgencia. Quien tiene una firma el viernes recibe la llamada antes que quien pregunta sobre una legalización del mes que viene. Segundo, transmite que entiende que su trabajo es sensible al tiempo. Solo eso genera confianza.
Buzones de voz específicos por servicio
Si la mayoría de sus llamadas se refieren a inmobiliaria, un buzón de voz que pida específicamente la dirección del inmueble y la fecha de firma muestra a quienes llaman que han contactado con una notaría que gestiona esto regularmente. Es un pequeño detalle que le diferencia de un genérico “deje un mensaje”.
Lo mismo aplica a la autenticación de documentos. Preguntar si el documento es para uso internacional indica que está familiarizado con los requisitos de apostilla, lo que ahorra una ronda de ida y vuelta en la devolución de llamada.
Errores comunes en los buzones de voz de notarías
Ser demasiado vago. “Deje un mensaje y le devolveremos la llamada” no da confianza. ¿Cuándo le devolverán la llamada? ¿Qué información necesita? Los buzones vagos producen mensajes vagos.
Ser demasiado largo. Treinta segundos es el objetivo. Quien llama no necesita la lista completa de servicios en el buzón de voz. Necesita saber que ha llegado al lugar correcto y qué dejar en el mensaje.
Olvidar actualizar. Si su oficina está cerrada por un periodo específico o está de vacaciones, actualice el buzón de voz. Un mensaje que dice “devolvemos llamadas en dos horas” un día que no está disponible establece expectativas que no puede cumplir y frustra a quien llama.
No mencionar la gestión de urgencias. Los clientes de notaría con plazos apremiantes necesitan saber que mencionar su calendario afectará la rapidez de la respuesta. Un simple “si su asunto es urgente, incluya su plazo” toma tres segundos y mejora drásticamente la calidad de los mensajes.
Cuando el buzón de voz no es suficiente
El problema práctico: muchos clientes no dejan mensajes de voz en absoluto. Escuchan la grabación, deciden que no vale la pena y llaman a otro. Para una notaría, cada una de esas llamadas abandonadas puede representar unos honorarios de firma, un cliente de planificación patrimonial o una relación comercial a largo plazo.
Safina aborda esto sustituyendo la experiencia del buzón de voz por una conversación real. Cuando su oficina no puede contestar, Safina atiende, pregunta qué necesitan y recoge su nombre, plazo e información de contacto. El resultado es un resumen estructurado enviado a su teléfono o correo electrónico, no un archivo de audio de 45 segundos que tiene que reproducir.
A 9,99 €/mes por 30 minutos, el plan Basic cubre la mayoría de las notarías pequeñas. El plan Profesional a 24,99 €/mes ofrece 100 minutos para consultas con más actividad. La diferencia entre un buzón de voz y una conversación es la diferencia entre “espero que me devuelvan la llamada” y “tengo todo lo que necesito para hacer seguimiento”.
Para atención de llamadas en directo, vea nuestros guiones de saludo para notarías. Para cobertura nocturna y de fin de semana, consulte las plantillas fuera de horario. Si su actividad se solapa con servicios legales, nuestros guiones para despachos de abogados cubren terreno similar. Explore la biblioteca completa de plantillas o las soluciones por sector.
