Guiones listos para usar
Estándar de oficina
Gracias por llamar a la notaría de [Nombre del notario / Nombre de la notaría], le atiende [Nombre]. ¿En qué puedo ayudarle? ... Con mucho gusto. ¿Me dice su nombre completo y un número de teléfono donde podamos contactarle? También necesitaré una breve descripción del servicio notarial que busca para que podamos prepararnos.
Llamada sobre operación inmobiliaria
Gracias por llamar a [Nombre de la notaría], le atiende [Nombre]. ¿Llama sobre una firma de escritura o transmisión patrimonial? ... De acuerdo, ¿tienen fecha de firma fijada? Necesitaré los nombres de todas las partes implicadas, la dirección del inmueble y si hay una entidad financiera en la operación. Déjeme tomar sus datos de contacto y confirmaremos los detalles de la cita en un plazo de [tiempo].
Consulta sobre planificación patrimonial
Hola, ha contactado con [Nombre de la notaría], le atiende [Nombre]. ¿Llama sobre un testamento, fideicomiso o poder notarial? ... Entiendo. Tomaré nota de su nombre y número. ¿Ha trabajado antes con una notaría en documentos sucesorios, o es la primera vez? En cualquier caso, le guiaremos en el proceso. Uno de nuestros notarios puede programar una consulta para revisar sus necesidades específicas.
Autenticación de documentos
Gracias por llamar a [Nombre de la notaría]. ¿Necesita legalizar o autenticar un documento? ... ¿De qué tipo de documento se trata? ¿Una declaración jurada, una escritura, un contrato u otro? También necesito saber si requiere apostilla o es para uso nacional. Por favor, traiga un documento de identidad válido con foto a la cita. Déjeme anotar su nombre y buscar un horario.
Coordinación de múltiples partes
Gracias por llamar a [Nombre de la notaría], le atiende [Nombre]. ¿Se trata de una firma que implica a varias partes? ... Entendido. ¿Cuántos firmantes estarán presentes? ¿Asistirán todos en persona o algunos se conectarán de forma remota? Necesitaré los nombres y datos de contacto de cada parte. Permítame también confirmar el tipo de documento que se firmará para poder preparar los materiales adecuados.
Consejos para personalizar
Verifique siempre el tipo de acto notarial requerido antes de agendar una cita. Las firmas inmobiliarias necesitan una preparación diferente a una simple declaración jurada. Recuerde a los clientes que traigan un documento de identidad oficial con foto, y para operaciones inmobiliarias, confirme si una entidad financiera o empresa de títulos coordina la operación.
Por qué las primeras impresiones importan más en una notaría
Las personas contactan con una notaría en momentos significativos. Están comprando una vivienda, formalizando un testamento, otorgando un poder notarial o autenticando documentos para uso internacional. Son situaciones de alto impacto donde la precisión y la confianza son lo más importante.
Cuando alguien llama a una notaría, no está curioseando. Tiene una necesidad legal específica con un plazo asociado. La forma en que su oficina contesta esa llamada les indica si han encontrado un profesional fiable o si deben seguir buscando.
Un saludo telefónico tranquilo y organizado que identifique rápidamente la necesidad de quien llama y recoja la información correcta establece las bases para una operación fluida. Una respuesta apresurada o vaga produce el efecto contrario.
Gestionar las llamadas más frecuentes en una notaría
Firmas inmobiliarias
Las operaciones inmobiliarias constituyen una gran parte del trabajo notarial. Compradores, vendedores, agentes y entidades financieras dependen del notario para que la firma se realice correctamente. Cuando alguien le llama sobre una firma, necesita cuatro datos de inmediato:
- Fecha de firma (esto marca toda su planificación)
- Dirección del inmueble (para preparar la documentación)
- Nombres de todas las partes (compradores, vendedores y representantes)
- Participación de entidad financiera o empresa de títulos (determina quién aporta los documentos)
Las firmas tienen plazos estrictos. Perder un detalle en la primera llamada puede generar retrasos que afecten a todos los implicados. El guión de saludo para llamadas inmobiliarias está diseñado para capturar estos datos antes de que termine la conversación.
Documentos de planificación patrimonial
Testamentos, fideicomisos y poderes notariales son personales y a menudo emotivos. Quien llama puede estar planificando con antelación o respondiendo a una situación de salud familiar. En cualquier caso, el tono debe ser respetuoso y paciente.
La información que necesita de estos clientes es más directa:
- Tipo de documento (testamento, fideicomiso revocable, poder duradero, directiva sanitaria)
- Si tienen un abogado involucrado (muchos documentos sucesorios los redacta un letrado y luego se traen al notario para su formalización)
- Número de firmantes y testigos requeridos
- Plazo (alguna planificación patrimonial es proactiva, otra es urgente)
No apresure a estas personas. Unos segundos extra de paciencia al teléfono se traducen directamente en confianza del cliente.
Autenticación de documentos y apostillas
Documentos internacionales, declaraciones juradas, contratos y copias compulsadas requieren legalización notarial. Algunos necesitan apostilla para uso en el extranjero. Estas llamadas suelen ser rápidas pero sensibles al detalle.
Pregunte qué tipo de documento es y dónde se va a utilizar. Un documento dirigido a otro país tiene requisitos diferentes a uno de uso nacional. Recuerde a cada persona que traiga un documento de identidad válido con foto, porque rechazar a alguien en la cita por falta de identificación es una pérdida de tiempo para todos.
Firmas con múltiples partes
Cuando una firma involucra a tres, cuatro o más partes, la coordinación se convierte en el principal desafío. La llamada telefónica es su oportunidad para identificar quién está involucrado, quién asistirá en persona y si alguna parte necesita firma remota.
Recoja nombres e información de contacto de cada parte durante la llamada inicial. Confirme el tipo de documento para que su oficina pueda preparar el número correcto de copias y asegurar que todos los materiales estén listos.
Consejos de programación y preparación
Las citas notariales solo salen tan bien como la preparación que las precede. Una llamada telefónica bien gestionada reduce las sorpresas en la mesa de firma.
Confirme los requisitos de identificación por adelantado. Cada persona debería escuchar “por favor traiga un documento de identidad oficial válido con foto”. Tarda cinco segundos y evita cancelaciones de citas.
Clarifique el origen del documento. ¿El cliente trae sus propios documentos o su oficina necesita prepararlos? Para firmas inmobiliarias, normalmente la entidad financiera o empresa de títulos proporciona los documentos, pero confirmarlo evita confusiones el día de la firma.
Anote circunstancias especiales. Documentos en idioma extranjero, partes de fuera de la comunidad o firmantes con movilidad reducida requieren planificación adicional. Capturar estos datos en la primera llamada evita los imprevistos de última hora.
Cuando su oficina no puede atender
Las notarías suelen ser operaciones pequeñas. El notario puede estar en una firma. La asistente puede estar atendiendo a un cliente presencial. Las llamadas quedan sin atender durante las partes más ocupadas del día, y quienes llaman tienen plazos que no esperan.
Safina cubre ese hueco. Cuando nadie está disponible, Safina atiende la llamada, pregunta qué servicio necesita quien llama, recoge sus datos y cualquier plazo relevante, y envía a su oficina un resumen estructurado. Ve exactamente lo que se necesita sin reproducir un mensaje de voz confuso. Los planes empiezan en 9,99 €/mes por 30 minutos, con el plan Profesional a 24,99 € que cubre 100 minutos.
Para llamadas que van al buzón de voz en horario de oficina, consulte nuestros guiones de buzón de voz para notarías. Para cobertura nocturna y de fin de semana, vea las plantillas fuera de horario. Los despachos de abogados se enfrentan a desafíos telefónicos similares, por lo que nuestros guiones de saludo para despachos también pueden ser útiles. Explore la biblioteca completa de plantillas o las soluciones por sector.
