Scripts prêts à l'emploi
Fermeture en soirée
Merci d'avoir appelé [Nom du salon]. Nous sommes fermés pour la soirée, mais nous serions ravis de vous entendre. Laissez-nous votre nom, votre numéro, la race de votre chien et le service souhaité. Nous vous rappellerons dès demain matin à la première heure. Vous pouvez également prendre rendez-vous en ligne sur [site web]. Bonne soirée et n'oubliez pas de faire un câlin à votre toutou de notre part !
Message week-end
Bonjour, vous avez joint [Nom du salon]. Nous sommes fermés pour le week-end et serons de retour lundi à [heure]. Laissez votre nom, votre numéro et les informations concernant votre chien, et nous vous recontacterons dès notre ouverture. Pour réserver à l'avance, rendez-vous sur [site web]. Bon week-end !
Fermeture jours fériés
Joyeuses fêtes de la part de [Nom du salon] ! Nous sommes en congé du [date] au [date] et rouvrirons le [date]. Les rendez-vous de toilettage pour les fêtes partent vite, alors laissez votre nom, numéro, race du chien et date souhaitée, et nous vous planifierons dès notre retour. Vous pouvez aussi réserver en ligne sur [site web]. Nous souhaitons de très belles fêtes à toute votre petite famille à quatre pattes !
Préoccupation post-toilettage
Merci d'avoir appelé [Nom du salon]. Nous sommes actuellement fermés, mais si vous avez une inquiétude concernant un toilettage récent, veuillez laisser votre nom, le nom de votre chien et une description du problème. Nous vous rappellerons dès l'ouverture. Si votre chien présente des signes d'urgence médicale, veuillez contacter votre vétérinaire ou une clinique vétérinaire d'urgence immédiatement.
Fermeture prolongée
Bonjour, vous avez joint [Nom du salon]. Nous prenons une pause du [date] au [date] et serons de retour le [date]. Pour réserver votre créneau dès notre réouverture, laissez votre nom, votre numéro et les besoins de toilettage de votre chien. Pour les nouveautés, suivez-nous sur les réseaux sociaux à [compte]. Merci de votre patience, nous avons hâte de retrouver vos compagnons !
Conseils de personnalisation
Mettez toujours à jour votre message hors horaires pour les jours fériés et les fermetures saisonnières. Ajoutez un mot concernant les préoccupations post-toilettage, car les propriétaires s'inquiètent s'ils remarquent quelque chose d'inhabituel après le rendez-vous de leur chien. Si vous avez un partenariat avec un vétérinaire d'urgence à proximité, mentionnez son numéro comme ressource.
Les propriétaires de chiens ne cessent pas de penser au toilettage à 18 h
La plupart des salons de toilettage ferment en fin d’après-midi ou en début de soirée. Mais les appels continuent d’arriver. Les propriétaires rentrent du travail, regardent leur Goldendoodle tout emmêlé sur le canapé et décrochent le téléphone. Ou ils parcourent leurs photos et réalisent que les fêtes sont dans deux semaines et que leur chien ressemble à un mouton.
Le dimanche soir et le lundi matin sont les heures de pointe pour les toiletteurs. Les gens planifient la semaine à venir, consultent leur agenda et cherchent à bloquer des rendez-vous. Si votre téléphone tombe sur un répondeur générique ou sonne dans le vide, ces appelants essaient quelqu’un d’autre.
Un message hors horaires clair et utile transforme ces appels du soir en réservations du matin. Il indique à l’appelant exactement quoi faire et quand il recevra un retour.
Les différentes situations hors horaires des toiletteurs
Fermeture en soirée
Le scénario le plus courant. Vous avez terminé le dernier chien de la journée, tout nettoyé et êtes rentré chez vous. Les appels qui arrivent à partir de 18 h sont généralement des personnes qui anticipent, pas des urgences. Elles veulent réserver un toilettage pour la semaine prochaine ou se renseigner sur les tarifs pour leur race.
Votre message de soirée doit être chaleureux, indiquer quand vous rappellerez (demain matin convient) et demander les informations importantes : nom, numéro, race du chien et service souhaité. Si vous avez un système de réservation en ligne, orientez-les vers celui-ci.
Week-ends
De nombreux salons de toilettage ferment le samedi après-midi et restent fermés le dimanche, ou ferment le dimanche et le lundi. Les appelants du week-end ont besoin de savoir que c’est normal et quand vous serez de retour. Sans cette information, un appelant pourrait penser que vous avez mis la clé sous la porte ou simplement essayer ailleurs.
Soyez précis : « Nous revenons lundi à 9 h. » Ce simple détail donne confiance à l’appelant que son message sera écouté.
Périodes de fêtes
Les fêtes sont la période la plus chargée en toilettage canin. Les propriétaires veulent que leur chien soit impeccable pour les visites de famille, les photos et les voyages. Les semaines avant Noël et le Nouvel An sont généralement complètes bien à l’avance.
Votre message de fêtes doit refléter cette demande. Mentionnez que les créneaux se remplissent vite et encouragez les appelants à laisser leur date préférée. Cela crée un sentiment d’urgence sans être insistant. Indiquez également vos dates exactes de fermeture et de réouverture pour ne laisser aucune place au doute.
L’été est une autre période de pointe. Les gens emmènent leur chien en vacances, veulent les faire toiletter avant une pension ou ont besoin de bains supplémentaires après les aventures en plein air. Mettez aussi à jour votre message pour ces périodes.
Préoccupations post-toilettage
C’est une particularité des entreprises de soins animaliers. Un propriétaire récupère son chien fraîchement toilette et tout semble aller bien. Deux heures plus tard, le chien se gratte à un endroit ou semble irrité. Ils vous appellent, mais vous êtes fermé.
Avoir un script dédié pour cette situation montre votre professionnalisme et un souci sincère. Reconnaissez l’inquiétude, demandez de laisser les détails et orientez toute urgence médicale vers un vétérinaire. Les propriétaires de chiens se souviennent de cette attention, et cela construit une fidélité qui dure des années.
Pourquoi les appels hors horaires comptent pour le chiffre d’affaires
Voici un chiffre qui pourrait vous surprendre : une part significative des demandes de rendez-vous de toilettage arrive en dehors des heures d’ouverture. Chacun de ces appels représente une réservation potentielle de 40 à 120 euros selon la race et le service.
Si vous toilettez 5 chiens par jour à une moyenne de 60 euros, une seule réservation perdue par semaine représente plus de 3 000 euros de chiffre d’affaires manqué par an. C’est le calcul derrière l’investissement dans un bon système hors horaires, qu’il s’agisse d’un répondeur soigné ou de quelque chose de plus avancé.
Aller au-delà du répondeur
Un bon message hors horaires capte certains appelants, mais pas tous. Beaucoup de gens ne laisseront tout simplement pas de message. Ils veulent une conversation, pas un enregistrement. C’est particulièrement vrai pour les nouveaux clients qui ont des questions sur les races, les tarifs ou les exigences vaccinales.
Un assistant téléphonique IA comme Safina comble ce vide. Il répond aux appels jour et nuit et engage une véritable conversation avec l’appelant. Il pose des questions sur le chien, le service souhaité et le créneau préféré. Puis il vous envoie le tout dans un résumé clair.
Pour les toiletteurs, cela signifie que vos appels de 20 h reçoivent le même traitement que ceux de 10 h. Les formules commencent à 9,99 €/mois, et pour un salon où chaque réservation peut valoir 60 euros ou plus, l’investissement est vite rentabilisé.
Les toiletteurs indépendants et auto-entrepreneurs en bénéficient le plus. Vous fermez le salon, rentrez chez vous, et savez que chaque appel est pris en charge. Plus de culpabilité pour les appels manqués, plus de vérification frénétique du répondeur dès le matin.
Les mises à jour saisonnières ne sont pas optionnelles
S’il y a une chose à retenir : mettez à jour votre message hors horaires quand les saisons changent. Fermetures de fêtes, horaires d’été, périodes de forte demande. Les appelants qui entendent des informations obsolètes perdent confiance rapidement. Un message qui mentionne les dates de Noël de l’année dernière en mars signale que personne ne fait attention.
Programmez un rappel pour enregistrer un nouveau message au début de chaque grande saison. Cela prend cinq minutes et maintient votre salon professionnel toute l’année.
Parcourez d’autres modèles de scripts pour des scénarios similaires, y compris les messages de répondeur et les scripts d’accueil pour quand vous êtes disponible. Découvrez nos solutions par secteur pour voir comment d’autres entreprises gèrent leurs appels, ou comparez les outils téléphoniques IA pour trouver ce qui convient à votre salon de toilettage.
