Weiterleitung an einen Menschen: So übergibt Safina Anrufe an Dein Team

Manche Anliegen gehören in menschliche Hände. Mit der Funktion „Weiterleitung an einen Menschen” übergibt Safina ein laufendes Gespräch an eine von Dir hinterlegte Rufnummer, zum Beispiel an Dich selbst, an den Vertrieb oder an den technischen Notdienst.

Du kannst dabei nicht nur eine, sondern bis zu 25 Weiterleitungen anlegen. Jede Weiterleitung hat eine eigene Nummer, einen Namen und eine Beschreibung, wann sie greifen soll. Safina wählt im Gespräch anhand des Anliegens das passende Ziel aus.

Verfügbarkeit

Die Weiterleitung an einen Menschen ist in allen Safina-Tarifen enthalten.

So läuft eine Weiterleitung ab

Safina bietet die Übergabe an, wenn ein Anrufer ausdrücklich mit einem Menschen sprechen möchte oder wenn eine Deiner Weiterleitungsregeln zutrifft. Vorher fragt Safina den Anrufer, ob er einverstanden ist.

Die Übergabe ist keine blinde Weiterleitung, sondern ein begleiteter Wechsel:

1. Ansage: Safina kündigt die Übergabe an („Ich stelle dich jetzt durch. Das dauert kurz.”) und der Anrufer wartet in der Leitung.
2. Briefing: Safina ruft die Zielnummer an und fasst der Person kurz zusammen, worum es geht.
3. Übergabe: Erst wenn die Person zusagt, wird der Anrufer verbunden. Ab dann sprechen beide direkt miteinander.

Nimmt niemand ab (nach etwa 30 Sekunden), ist die Nummer besetzt, meldet sich nur die Mailbox oder lehnt die Person ab, bleibt der Anrufer bei Safina. Safina erklärt kurz, dass gerade niemand erreichbar ist, und bietet an, eine Nachricht aufzunehmen. Jeden Weiterleitungsversuch siehst Du danach im Anrufprotokoll mit dem Ergebnis „Angefragt”, „Verbunden” oder „Fehlgeschlagen”.

Mehrere Weiterleitungen für verschiedene Anliegen

Jede Weiterleitung besteht aus vier Bausteinen:

• Name: So behältst Du den Überblick, zum Beispiel „Vertrieb” oder „Notdienst”.
• Nummer: Die Rufnummer, an die Safina durchstellt.
• Wann soll Safina weiterleiten? Eine kurze Beschreibung in Deinen Worten, zum Beispiel: „Wenn der Anrufer ausdrücklich darum bittet, mit einem Menschen zu sprechen” oder „Nur bei technischen Notfällen mit Wasserschaden”.
• Verfügbarkeit: Jede Weiterleitung lässt sich einzeln an- und ausschalten und zeitlich begrenzen: entweder nach einem Wochenzeitplan, etwa werktags von 9 bis 17 Uhr, oder einmalig für einen Zeitraum von-bis, etwa während Deines Urlaubs. Außerhalb davon bietet Safina diese Weiterleitung nicht an.

Hast Du mehrere Weiterleitungen angelegt, entscheidet Safina anhand Deiner Beschreibungen, welches Ziel zum Anliegen passt. Je konkreter die Beschreibungen, desto treffsicherer die Auswahl.

Tipp: Feinere Regeln, etwa dass Safina erst bestimmte Fragen stellen soll, bevor sie eine Übergabe anbietet, hinterlegst Du im Gesprächsleitfaden: Neue Fragen und Vorgaben im Gesprächsleitfaden erstellen

Einrichtung in der App

1. Login: Melde Dich in der Safina App an.
2. Bereich: Öffne den Tab „Safina” und wähle unter den allgemeinen Einstellungen den Punkt „Weiterleitung an einen Menschen”.
3. Anlegen: Tippe in der Karte „Weiterleitungen” auf das Plus, um eine neue Weiterleitung hinzuzufügen.
4. Ausfüllen: Vergib einen Namen, trage die Nummer ein und beschreibe unter „Wann soll Safina weiterleiten?”, in welchen Fällen dieses Ziel gemeint ist.
5. Fertig: Sobald mindestens eine aktive Weiterleitung hinterlegt ist, ist die Funktion einsatzbereit. Einen separaten Hauptschalter gibt es nicht.

Für weitere Ziele wiederholst Du die Schritte 3 und 4, bis zu 25 Mal.

Gut zu wissen: Länder und Kosten

• Gleiches Land: Safina leitet nur an Nummern im selben Land weiter, in dem auch Deine Safina-Nummer registriert ist. Nummern mit anderer Ländervorwahl lassen sich gar nicht erst speichern.
• Gebühren: Technisch ruft Safina die Zielnummer von Deiner Safina-Nummer aus an. Bei kostenpflichtigen Verbindungen, etwa Sonderrufnummern, fallen zusätzliche Gebühren an. Es gelten unsere Nutzungsbedingungen.
• Minuten: Auch nach der Übergabe läuft das Gespräch über Deine Safina-Nummer weiter und zählt zu Deinem Minutenkontingent.

Fazit

Die Weiterleitung verbindet die Effizienz der KI mit persönlicher Betreuung: Safina filtert, qualifiziert und übergibt nur die Gespräche an Dein Team, die wirklich dorthin gehören. Mit mehreren Weiterleitungen samt Zeitplänen bildest Du dabei genau Deine Erreichbarkeit ab.

Logge Dich in die Safina App ein und lege unter „Safina” Deine erste Weiterleitung an.