Was die Integration macht
Safina hat eine native Pipedrive-Integration. Keine Umwege ueber Zapier oder Webhooks. Du verbindest deinen Pipedrive-Account und jeder Anruf fliesst automatisch in deine Sales-Pipeline.
Personen automatisch anlegen
Wenn jemand anruft, prueft Safina, ob die Telefonnummer bereits als Person in Pipedrive existiert. Falls nein, wird eine neue Person angelegt: Name, Telefonnummer, E-Mail (falls genannt), Organisation und Notizen. Falls ja, wird die bestehende Person aktualisiert.
Deals in deiner Pipeline erstellen
Bei qualifizierten Anfragen erstellt Safina automatisch einen Deal in der Pipeline und Stufe deiner Wahl. Ein neuer Lead ruft an? Deal in “Neuer Lead”. Eine Bestandskundin will ein Upgrade? Deal in “Upsell”. Du bestimmst die Regeln.
Aktivitaeten loggen
Jeder Anruf wird als Aktivitaet protokolliert und mit der Person und dem Deal verknuepft. In der Aktivitaetsnotiz findest du die Zusammenfassung, das Transkript, die Gespraechsdauer und die Action Items.
Alles verknuepft
Aktivitaeten werden automatisch mit der richtigen Person und dem richtigen Deal verknuepft. Du siehst in der Kontakthistorie, wann jemand angerufen hat, was besprochen wurde und welche naechsten Schritte anstehen.
Einrichtung in 4 Schritten
1. Pipedrive verbinden
Gehe in den Safina-Einstellungen zu “Integrationen” und klicke auf “Pipedrive verbinden”.
2. Pipedrive-Account autorisieren
Du wirst zu Pipedrive weitergeleitet und gibst Safina die noetigen Berechtigungen. 30 Sekunden.
3. Pipeline und Stufe waehlen
Lege fest, in welcher Pipeline und in welcher Stufe neue Deals erstellt werden sollen. Du kannst deine bestehenden Pipelines verwenden oder eine neue anlegen.
4. Fertig
Ab sofort fliessen alle Anrufe automatisch in Pipedrive. Personen, Deals und Aktivitaeten werden ohne dein Zutun erstellt.
Gesamtzeit: Unter 2 Minuten.
Sales-Workflow: Vom Anruf zum Deal
Szenario 1: Inbound-Lead
Ein Interessent ruft zum ersten Mal an. Er hat deine Website gesehen und will mehr ueber dein Angebot wissen. Safina fuehrt das Gespraech, erfasst Name, Firma, Anliegen und Budget.
Was in Pipedrive passiert:
- Neue Person wird angelegt (Name, Telefonnummer, E-Mail, Organisation)
- Deal wird in der Stufe “Neuer Lead” erstellt
- Aktivitaet mit Anrufzusammenfassung: “Interesse an Beratungspaket, Budget ca. 5.000 Euro, will Angebot per E-Mail”
- Du siehst den Deal in deiner Pipeline und weisst genau, was der naechste Schritt ist
Szenario 2: Bestandskunde ruft an
Ein bestehender Kunde ruft an, weil er eine Frage zu seinem laufenden Projekt hat. Safina erkennt die Nummer, ordnet den Anruf zu und erfasst das Anliegen.
Was in Pipedrive passiert:
- Bestehende Person wird gefunden und aktualisiert
- Neue Aktivitaet wird dem Kontakt zugeordnet
- Notiz mit Gespraechsinhalt: “Fragt nach Liefertermin fuer Projekt X, will Rueckruf bis morgen 14 Uhr”
- Wenn relevant: Bestehender Deal wird mit der Aktivitaet verknuepft
Szenario 3: Follow-up noetig
Ein Anrufer hat eine Anfrage, die du nicht sofort beantworten kannst. Safina erfasst alles und markiert den Rueckrufwunsch.
Was in Pipedrive passiert:
- Person und Deal werden angelegt (oder aktualisiert)
- Aktivitaet mit allen Details und dem gewuenschten Rueckrufzeitpunkt
- Du siehst in deiner Pipedrive-Aktivitaetenliste genau, wen du wann zurueckrufen musst
Von Anruf zu Pipeline-Stufe
So fliessen Anrufe durch deine Pipedrive-Pipeline:
| Phase | Was passiert | Pipedrive-Stufe |
|---|---|---|
| Anruf eingeht | Safina nimmt an, fuehrt Gespraech | — |
| Anruf beendet | Person + Deal werden erstellt | ”Neuer Lead” |
| Du liest die Zusammenfassung | Alle Infos in der Aktivitaetsnotiz | — |
| Du rufst zurueck | Qualifizierung im persoenlichen Gespraech | ”Kontaktiert” |
| Angebot versandt | Du verschiebst den Deal | ”Angebot” |
| Abschluss | Deal gewonnen | ”Gewonnen” |
Safina uebernimmt die ersten beiden Schritte automatisch. Du steigst dort ein, wo dein Vertrieb anfaengt: beim qualifizierten Rueckruf.
Vorteile
Null manueller CRM-Aufwand
Die haeufigste Ursache fuer schlechte CRM-Daten: Leute tragen nichts ein. Mit Safina passiert das automatisch. Jeder Anruf landet in Pipedrive, ob du willst oder nicht.
Jeder Lead wird erfasst
Auch der Anruf um 19:30 Uhr, den du verpasst haettest. Auch der Samstagsmorgen-Anrufer. Safina nimmt an, erfasst alles und legt den Deal an. Montags ist deine Pipeline gefuellt.
Voller Kontext fuer den Rueckruf
Du rufst nicht blind zurueck. Du weisst: Name, Firma, Anliegen, Budget, Dringlichkeit. Das macht dein Erstgespraech effizienter und professioneller.
Pipeline-Transparenz
Dein Team sieht in Pipedrive, welche Leads reingekommen sind, wer schon kontaktiert wurde und wo Deals stehen. Kein “Hat jemand den Anrufer von gestern zurueckgerufen?”.
Am besten geeignet fuer
- Sales-Teams: Jeder Inbound-Lead landet direkt in der Pipeline
- Agenturen: Anfragen werden strukturiert erfasst und an die richtige Person weitergeleitet
- Berater und Consultants: Erstanfragen werden qualifiziert, bevor du zurueckrufst
- Geschaeftsfuehrer kleiner Unternehmen: Pipeline-Ueberblick ohne CRM-Pflegeaufwand
- Alle mit Deal-basiertem Workflow: Wenn dein Geschaeft auf Deals basiert, gehoert jeder Anruf in die Pipeline
Haeufige Fragen
Welcher Pipedrive-Plan wird benoetigt?
Jeder Pipedrive-Plan funktioniert. Die Safina-Integration nutzt die Pipedrive-API, die in allen Plaenen enthalten ist, auch im Essential-Plan.
Kann ich die Pipeline waehlen, in der Deals erstellt werden?
Ja. Bei der Einrichtung waehlst du die Pipeline und die Stufe, in der neue Deals landen sollen. Du kannst auch eine separate Pipeline nur fuer Safina-Leads erstellen, wenn du Inbound-Anrufe getrennt tracken willst.
Was passiert, wenn der Kontakt schon in Pipedrive existiert?
Safina gleicht die Telefonnummer ab. Wenn eine Person mit dieser Nummer bereits existiert, wird die Aktivitaet dem bestehenden Kontakt zugeordnet. Es werden keine Duplikate erstellt. Neue Informationen aus dem Gespraech werden ergaenzt.
Werden Anrufaufnahmen in Pipedrive gespeichert?
Nein. Safina speichert keine Audioaufnahmen. In Pipedrive landen die Zusammenfassung, das Transkript, die Gespraechsdauer und die Action Items als Text in der Aktivitaetsnotiz. Das reicht in der Praxis fuer den vollen Kontext.
Kann ich die Integration mit Webhooks kombinieren?
Ja. Die native Pipedrive-Integration und Webhooks laufen unabhaengig voneinander. Du kannst beides parallel nutzen, z.B. um Anrufdaten zusaetzlich an ein Ticketsystem oder eine Slack-Integration zu senden.
Funktioniert die Integration auch mit benutzerdefinierten Feldern?
Die Standardfelder (Name, Telefon, E-Mail, Organisation) werden automatisch befuellt. Benutzerdefinierte Felder in Pipedrive koennen ueber die Aktivitaetsnotizen abgedeckt werden. Fuer erweiterte Feldmappings empfehlen wir die Kombination mit Webhooks oder Zapier.