Warum Zapier + Safina?
Safina erfasst bei jedem Anruf strukturierte Daten: Name, Telefonnummer, Anliegen, Dringlichkeit, Zusammenfassung. Diese Daten liegen in der Safina-App bereit. Aber was, wenn du sie automatisch in andere Tools weiterleiten willst?
Genau dafuer gibt es die Zapier-Integration. Safina sendet per Webhook ein Signal an Zapier, sobald ein Anruf endet. Zapier uebernimmt und fuehrt die Aktion aus, die du definiert hast, in einem von ueber 6.000 verbundenen Apps.
Kein Code noetig
Zapier ist eine No-Code-Plattform. Du klickst zusammen, was passieren soll. Keine API-Dokumentation lesen, kein JSON parsen, kein Entwickler beauftragen.
6.000+ Apps
Google Sheets, Pipedrive, HubSpot, Slack, Trello, Notion, Asana, Calendly, Twilio, Gmail: die Liste ist fast endlos. Wenn du ein Tool nutzt, hat Zapier wahrscheinlich eine Anbindung.
Sofort einsatzbereit
Die Verbindung steht in unter 5 Minuten. Du brauchst nur einen Zapier-Account und einen Safina-Account ab dem Pro-Plan.
Einrichtung in 5 Schritten
Schritt 1: Zap erstellen
Melde dich bei Zapier an und klicke auf “Create Zap”. Ein Zap ist eine Automatisierung, die aus einem Trigger (Ausloeser) und einer oder mehreren Actions (Aktionen) besteht.
Schritt 2: Webhooks by Zapier als Trigger waehlen
Waehle als Trigger-App “Webhooks by Zapier” und dann “Catch Hook”. Zapier generiert eine eindeutige Webhook-URL. Kopiere diese URL.
Schritt 3: Webhook-URL in Safina eintragen
Oeffne die Safina-App, gehe zu Einstellungen > Integrationen > Webhooks. Fuege eine neue Webhook-URL hinzu und trage die Zapier-URL ein. Waehle das Event call.ended als Ausloeser. Optional kannst du eine Authentifizierung per Bearer Token oder API Key hinzufuegen.
Schritt 4: Action-App waehlen
Zurueck in Zapier: Waehle die App, die die Daten empfangen soll (zum Beispiel Google Sheets, Pipedrive oder Slack). Mappe die Felder aus dem Safina-Webhook (Anrufername, Telefonnummer, Zusammenfassung, etc.) auf die Felder in der Ziel-App.
Schritt 5: Testen und aktivieren
Klicke auf “Test” in Zapier. Safina sendet einen Test-Webhook. Pruefe, ob die Daten korrekt ankommen. Wenn alles passt, aktiviere den Zap.
Fertig. Ab jetzt werden alle Anrufdaten automatisch weitergeleitet.
4 konkrete Zap-Beispiele
1. Anrufdaten automatisch in Google Sheets erfassen
Trigger: Safina Webhook (call.ended)
Action: Google Sheets, Neue Zeile hinzufuegen
Nach jedem Anruf landet eine neue Zeile in deiner Tabelle: Datum, Uhrzeit, Name des Anrufers, Telefonnummer, Anliegen, Dringlichkeit. Du hast ein automatisches Anrufprotokoll, ohne jemals manuell etwas eintragen zu muessen.
2. Neuen Lead in Pipedrive anlegen + Slack-Nachricht senden
Trigger: Safina Webhook (call.ended)
Action 1: Pipedrive, Deal erstellen
Action 2: Slack, Nachricht in Channel posten
Ein potenzieller Kunde ruft an. Safina erfasst die Daten. Zapier erstellt automatisch einen neuen Deal in Pipedrive mit allen relevanten Informationen und benachrichtigt gleichzeitig dein Team per Slack: “Neuer Lead: Thomas Weber, Wasserschaden Badezimmer, Dringlichkeit hoch.” Kein Lead geht mehr verloren.
3. Terminanfrage weiterleiten + Bestaetigungs-E-Mail senden
Trigger: Safina Webhook (call.ended)
Action 1: Calendly, Event erstellen
Action 2: Gmail, Bestaetigungs-E-Mail senden
Ein Anrufer bittet um einen Termin. Safina erfasst den Wunschzeitraum. Zapier erstellt einen Calendly-Termin und sendet dem Anrufer automatisch eine E-Mail mit der Bestaetigung. Das spart dir den kompletten Rueckruf fuer einfache Terminvereinbarungen.
4. Verpassten Anruf per SMS nachfassen
Trigger: Safina Webhook (call.ended)
Action: Twilio, SMS senden
Jemand ruft an, aber du konntest nicht zurueckrufen. Zapier sendet automatisch eine SMS an den Anrufer: “Danke fuer deinen Anruf bei Mueller Dachtechnik. Wir melden uns innerhalb von 2 Stunden bei dir.” So vermeidest du, dass der Anrufer zur Konkurrenz geht.
Haeufige Fragen
Brauche ich einen Zapier-Account?
Ja. Du brauchst einen eigenen Zapier-Account. Du kannst mit dem kostenlosen Plan starten, der 100 Tasks pro Monat bietet. Ein Task entspricht einer ausgefuehrten Aktion, also zum Beispiel einer Google-Sheets-Zeile, die nach einem Anruf erstellt wird.
Welche Zapier-Plaene funktionieren mit Safina?
Alle. Der kostenlose Plan reicht fuer einfache Zaps mit einer Aktion. Fuer Multi-Step-Zaps (zum Beispiel Pipedrive-Deal erstellen UND Slack-Nachricht senden) brauchst du mindestens den Zapier Starter-Plan.
Kann ich mehrere Zaps fuer unterschiedliche Szenarien haben?
Ja. Du kannst beliebig viele Zaps mit derselben Safina-Webhook-URL erstellen. Oder du erstellst mehrere Webhooks in Safina fuer unterschiedliche Events (zum Beispiel einen fuer call.ended und einen fuer summary.data_query_result). Jeder Webhook kann einen eigenen Zap ausloesen.
Wie teste ich die Verbindung?
In Zapier gibt es eine eingebaute Testfunktion. Klicke auf “Test trigger”, dann sendet Safina einen Test-Webhook mit Beispieldaten. Du siehst sofort, ob die Daten korrekt ankommen und richtig gemappt sind.
Welche Daten sendet Safina an Zapier?
Safina sendet strukturierte JSON-Daten mit dem Webhook: Anrufername, Telefonnummer, Anrufdauer, Zusammenfassung, erkannte Dringlichkeit, Zeitstempel und weitere Metadaten. In Zapier kannst du jedes einzelne Feld auf die Zielfelder in deiner Action-App mappen.