Safina + Webhooks

Was sind Webhooks?

Ein Webhook ist eine HTTP-Anfrage, die Safina automatisch an eine URL deiner Wahl sendet, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt. Statt regelmaessig bei Safina anzufragen, ob es neue Daten gibt (Polling), bekommst du die Daten in dem Moment geliefert, in dem sie entstehen.

Konkret: Ein Anruf geht ein. Safina nimmt an, fuehrt das Gespraech, erstellt eine Zusammenfassung. Innerhalb von Sekunden erhaelt dein System eine HTTP-Anfrage mit allen relevanten Daten: Name des Anrufers, Anliegen, Dringlichkeit, Kontaktdaten, Action Items.

Du entscheidest, was mit den Daten passiert. Ein neuer Kontakt im CRM? Eine Slack-Nachricht ans Team? Eine Zeile in Google Sheets? Ein Ticket in deinem Supportsystem? Alles moeglich, ohne manuelles Eingreifen.

Welche Daten sendet Safina?

Jeder Webhook-Payload enthaelt strukturierte Anrufdaten. Der genaue Inhalt haengt vom Event ab, aber typische Felder sind:

• Anrufer-Informationen: Name, Telefonnummer, E-Mail (falls erfasst), Unternehmen
• Anrufdetails: Zeitpunkt, Dauer, Status (angenommen, verpasst, abgelehnt)
• Zusammenfassung: Anliegen in 2-3 Saetzen, strukturiert aufbereitet
• Dringlichkeit: Hoch, mittel, niedrig
• Action Items: Konkrete naechste Schritte aus dem Gespraech
• Branchenspezifische Felder: Objektnummer, Rechtsgebiet, Kundennummer je nach Template

Beispiel-Payload

{
  "event": "call.ended",
  "timestamp": "2026-01-28T14:32:00Z",
  "call": {
    "id": "call_abc123",
    "status": "completed",
    "duration_seconds": 142,
    "caller": {
      "phone": "+4917612345678",
      "name": "Stefan Bauer",
      "company": "Bauer Elektrotechnik GmbH"
    },
    "summary": "Anfrage zu Netzwerkinstallation fuer Neubau. 18 Arbeitsplaetze, Glasfaseranschluss vorhanden. Angebot gewuenscht bis Ende der Woche.",
    "urgency": "medium",
    "action_items": [
      "Angebot fuer Netzwerkinstallation erstellen",
      "Rueckruf bis Freitag"
    ],
    "callback_requested": true,
    "callback_time": "vormittags"
  }
}

Unterstuetzte Events

Safina sendet Webhooks fuer folgende Ereignisse:

Du kannst pro Webhook frei waehlen, welche Events ausgeloest werden sollen. Du brauchst nur call.ended? Dann abonniere nur diesen Event. Du willst auch wissen, wenn ein Anruf eingeht? Fuege call.received hinzu.

Authentifizierung

Sicherheit ist wichtig, gerade wenn Anrufdaten uebertragen werden. Safina unterstuetzt drei Authentifizierungsmethoden fuer Webhooks:

Zusaetzlich kannst du eigene HTTP-Header definieren, falls dein System spezielle Anforderungen hat.

Einrichtung in 5 Schritten

1. Webhook erstellen

Oeffne die Safina-App und navigiere zu Einstellungen > Webhooks > Neuer Webhook.

2. URL eingeben

Gib die URL ein, an die Safina die Daten senden soll. Das kann ein eigener Server sein, eine n8n-Instanz, ein Zapier-Webhook oder ein Make-Szenario.

3. Authentifizierung waehlen

Waehle die passende Methode: Bearer Token, API Key oder keine Authentifizierung. Trage die entsprechenden Credentials ein.

4. Events abonnieren

Waehle die Events aus, bei denen der Webhook ausgeloest werden soll. Fuer die meisten Anwendungsfaelle reicht call.ended; damit bekommst du die vollstaendige Zusammenfassung nach jedem Gespraech.

5. Testen

Klicke auf “Test senden”. Safina schickt einen Test-Payload an deine URL. Pruefe, ob die Daten ankommen und korrekt verarbeitet werden. Erst wenn der Test erfolgreich ist, aktiviere den Webhook.

Fertig. Ab jetzt sendet Safina bei jedem passenden Event automatisch die Anrufdaten an dein System.

Technische Details

• HTTP-Methoden: POST (Standard), GET, PUT, PATCH, DELETE
• Retry-Logik: 3 automatische Wiederholungsversuche bei Fehlern
• Timeout: 30 Sekunden (konfigurierbar)
• Custom Headers: Beliebige zusaetzliche HTTP-Header moeglich
• Format: JSON

Anwendungsfaelle

Anrufdaten ins CRM uebertragen

Jeder Anruf wird automatisch als Aktivitaet in HubSpot oder Pipedrive angelegt. Kontaktdaten, Anliegen und naechste Schritte landen direkt im Deal oder Kontakt. Kein manuelles Eintippen.

Team per Slack benachrichtigen

Neue Anrufe mit hoher Dringlichkeit loesen eine Slack-Nachricht aus. Dein Team sieht sofort, wer angerufen hat und was gewuenscht wird, ohne die Safina-App oeffnen zu muessen.

Anrufe in Google Sheets protokollieren

Jeder Anruf wird automatisch als neue Zeile in einer Tabelle erfasst. Datum, Anrufer, Anliegen, Dringlichkeit, alles sortiert und filterbar. Ideal fuer Auswertungen und Reporting.

Eigene Automatisierungen bauen

Ueber Webhook-Plattformen wie Zapier, Make oder n8n verbindest du Safina mit ueber 5.000 Apps. Automatische Follow-up-E-Mails, Kalendereintraege, Ticket-Erstellung, alles ohne Code.

Haeufige Fragen

Welche Events kann ich abonnieren?

Aktuell unterstuetzt Safina fuenf Events: call.received, call.answered, call.ended, call.rejected und summary.data_query_result. Du kannst pro Webhook beliebig kombinieren, welche Events eine Benachrichtigung ausloesen sollen.

Welche Authentifizierungsmethoden werden unterstuetzt?

Drei Methoden: Bearer Token (im Authorization-Header), API Key (im Header oder Body) und keine Authentifizierung. Zusaetzlich kannst du eigene Custom Headers definieren, falls dein Empfaengersystem das erfordert.

Kann ich Events filtern?

Ja. Beim Erstellen eines Webhooks waehlst du genau die Events aus, die du empfangen willst. Du kannst auch mehrere Webhooks mit unterschiedlichen Event-Abonnements erstellen (zum Beispiel einen fuer dein CRM, der nur call.ended bekommt, und einen fuer Slack, der auch call.received bekommt).

Was passiert, wenn mein Server nicht erreichbar ist?

Safina versucht die Zustellung automatisch bis zu 3 Mal. Wenn alle Versuche fehlschlagen, wird der Webhook als fehlgeschlagen markiert. Du siehst den Status in der App und kannst den Versand manuell erneut ausloesen.

Kann ich Webhooks testen, ohne echte Anrufe zu machen?

Ja. Safina bietet eine eingebaute Test-Funktion. Du kannst jederzeit einen Test-Payload an deine URL senden, um zu pruefen, ob die Verbindung funktioniert und dein System die Daten korrekt verarbeitet.

In welchem Format werden die Daten gesendet?

JSON. Der Payload ist strukturiert und dokumentiert. Jedes Event hat einen definierten Aufbau, sodass du die Daten zuverlaessig parsen kannst.