Ansagetexte zum Übernehmen
Regulärer Feierabend
Danke für Ihren Anruf bei [Geschäftsname]. Wir haben für heute geschlossen. Unsere Öffnungszeiten sind [Tage] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Wir melden uns, sobald wir wieder geöffnet haben. Wenn Sie einen Termin buchen möchten, können Sie das auch jederzeit online unter [Website].
Wochenendansage
Sie haben [Geschäftsname] erreicht. Wir haben am Wochenende geschlossen und sind ab Montag um [Uhrzeit] wieder für Sie da. Falls Sie wegen einer Bestellung anrufen: Ihre Brille ist bei uns sicher aufbewahrt und liegt zur Abholung bereit. Hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer, wir rufen Montag früh zurück. Bei plötzlichen Sehveränderungen oder Augenverletzungen suchen Sie bitte die nächste Notaufnahme auf.
Feiertagsansage
Danke für Ihren Anruf bei [Geschäftsname]. Wir sind wegen [Feiertag] vom [Startdatum] bis [Enddatum] geschlossen und ab dem [Rückkehrdatum] um [Uhrzeit] wieder erreichbar. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer. Wir beantworten alle Nachrichten am [Rückkehrdatum]. Bei einem Augennotfall während der Feiertage wählen Sie bitte den [Notdienst] unter [Nummer] oder fahren Sie in die nächste Notaufnahme.
Sehbeschwerden außerhalb der Öffnungszeiten
Sie haben [Geschäftsname] außerhalb der Öffnungszeiten erreicht. Falls Sie plötzlichen Sehverlust, Lichtblitze, eine starke Zunahme von Glaskörpertrübungen oder eine Augenverletzung haben, fahren Sie bitte sofort in die nächste Notaufnahme oder rufen Sie den [Notdienst] unter [Nummer] an. Diese Symptome brauchen sofortige Aufmerksamkeit. Für alle anderen Anliegen wie Termine, Bestellungen oder Fragen zu Ihrer Brille hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Nummer. Wir rufen ab [Uhrzeit] zurück.
Samstags-Halbtag
Danke für Ihren Anruf bei [Geschäftsname]. Unter der Woche haben wir [Wochentagszeiten] geöffnet. Samstags sind wir von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] für Sie da. Sonntags ist geschlossen. Hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen, und wir rufen Sie während unserer nächsten Öffnungszeit zurück. Einen Termin buchen? Besuchen Sie [Website] und vereinbaren Sie online, rund um die Uhr.
Tipps zum Anpassen
Wenn Ihr Geschäft samstags geöffnet hat, stellen Sie sicher, dass die Wochenendansage das widerspiegelt. Ein Anrufer am Samstagmorgen, der hört 'Wir haben am Wochenende geschlossen', obwohl Sie um 9 Uhr öffnen, geht woanders hin. Immer auf Online-Buchung hinweisen, wenn verfügbar. Anrufer außerhalb der Öffnungszeiten buchen oft lieber online als eine Nachricht zu hinterlassen.
Außerhalb der Öffnungszeiten beim Optiker: Wo Termine ins Warten geraten
Die meisten Menschen rufen nicht während eines Notfalls beim Optiker an. Sie rufen an, weil ihnen gerade aufgefallen ist, dass ihr Kind vor Schulbeginn einen Sehtest braucht. Oder weil sie sich nach dem Abendessen hingesetzt und daran erinnert haben, dass ihre Brillenverordnung abgelaufen ist. Diese Anrufe passieren um 19 Uhr, um 20 Uhr, am Wochenende, am Sonntagnachmittag.
Ihre Abwesenheitsansage entscheidet, ob diese Anrufer eine Nachricht hinterlassen, online buchen oder die Sache vergessen und nie wieder anrufen. Beim Optiker stehen meistens keine medizinischen Notfälle auf dem Spiel. Es geht um verlorene Termine und verlorene Brillenverkäufe, die sich über einen Monat schnell summieren.
Die Ausnahme sind echte Augennotfälle. Plötzlicher Sehverlust, Lichtblitze, eine plötzliche Flut von Glaskörpertrübungen oder eine Augenverletzung können auf Zustände hinweisen, die sofortige Behandlung erfordern. Ihre Abwesenheitsansage muss auch dieses Szenario abdecken, selbst wenn es selten vorkommt.
Die einzelnen Skripte im Detail
Regulärer Feierabend
Ihre Standard-Ansage für Werktag-Abende. Direkt und klar: Öffnungszeiten nennen, um eine Nachricht bitten, auf Online-Buchung hinweisen. Der Online-Buchungshinweis ist wichtiger als man denkt. Ein Anrufer nach Feierabend, der sich sofort selbst einen Termin buchen kann, ist wertvoller als einer, der sich vornimmt, “morgen nochmal anzurufen” und es dann vergisst.
Wenn Sie noch keine Online-Buchung haben, lassen Sie den Hinweis weg, statt auf eine Website ohne Buchungsfunktion zu verweisen. Das erzeugt Frust statt Termine.
Wochenendansage
Wochenend-Anrufer haben eine längere Wartezeit vor sich, und die Ansage sollte das direkt ansprechen. “Montag früh” ist konkret genug. Die Beruhigung, dass die Brille sicher aufbewahrt ist, klingt nebensächlich, greift aber eine echte Sorge auf: Kunden befürchten manchmal, dass ihre Bestellung übers Wochenende verloren geht.
Der Hinweis auf Sehnotfälle ist kurz, aber notwendig. Augenverletzungen passieren am Wochenende (Gartenarbeit, Sport, Silvester-Feuerwerk), und Ihre Ansage sollte diese Anrufer an die richtige Stelle leiten.
Feiertagsansage
Konkrete Daten sind Pflicht. “Wir haben über die Feiertage geschlossen” sagt dem Anrufer nichts Nützliches. Er weiß nicht, ob Sie einen Tag oder zwei Wochen geschlossen haben. Konkrete Daten lassen ihn planen: “Ich rufe am 3. Januar an” oder “Ich buche online und komme nach der Wiedereröffnung.”
Die Feiertagsansage vor jedem Feiertag aktualisieren und am Rückkehrtag entfernen. Eine Dezember-Feiertagsansage, die im Januar noch läuft, signalisiert Nachlässigkeit, kein gutes Signal im Optikerhandwerk.
Sehbeschwerden außerhalb der Öffnungszeiten
Dieses Skript richtet sich an die kleine, aber wichtige Gruppe von Anrufern mit echten Augenbeschwerden. Symptome wie plötzlicher Sehverlust, ein dramatischer Anstieg von Glaskörpertrübungen oder anhaltende Lichtblitze können auf eine Netzhautablösung hindeuten, die eine Notfallbehandlung erfordert, um bleibende Sehschäden zu verhindern.
Ihr Team ist außerhalb der Öffnungszeiten nicht da, um diese Anrufe zu bewerten. Die Ansage übernimmt das, indem sie die Warnsymptome auflistet und diese Anrufer in die Notaufnahme leitet. Für alle anderen gilt der normale “Nachricht hinterlassen”-Ablauf. Dieser eine Zusatz könnte verhindern, dass ein Patient “bis Montag wartet”, während sich seine Netzhaut ablöst.
Samstags-Halbtag
Viele Optikergeschäfte haben samstags verkürzte Öffnungszeiten. Dieses Skript macht das klar und nennt sowohl Wochentags- als auch Samstagszeiten. Es verhindert die häufigste Verwirrung: Samstags-Anrufer, die nicht wissen ob geöffnet ist, und Anrufer nach 17 Uhr unter der Woche, die nicht wissen, dass es samstags Termine gibt.
Der Online-Buchungshinweis taucht auch hier wieder auf, weil er in jedem Abwesenheitskontext relevant ist.
Strategien, die Abwesenheitsanrufe in Umsatz verwandeln
Immer auf Online-Buchung hinweisen. Jeder Anrufer nach Feierabend, der online bucht, ist ein Termin, für den Sie nicht zurückrufen müssen.
Google-Öffnungszeiten aktuell halten. Viele Anrufer prüfen Google vor dem Anruf. Wenn Ihre eingetragenen Zeiten nicht stimmen, rufen sie an, wenn Sie geschlossen haben, oder rufen nicht an, obwohl Sie offen haben. Monatlich prüfen.
Bestellbenachrichtigungen außerhalb der Öffnungszeiten versenden. Wenn um 16:45 Uhr Brillen eintreffen und Sie um 17 Uhr schließen, warten Sie nicht bis morgen. Schicken Sie eine SMS: “Ihre Brille ist da! Morgen haben wir ab [Uhrzeit] geöffnet.” Der Kunde wacht mit guten Nachrichten auf und kommt als Erstes vorbei.
Anrufvolumen nach Feierabend auswerten. Wenn Sie abends mehr als 10 Anrufe nach Ladenschluss bekommen, passen Ihre Öffnungszeiten vielleicht nicht zu Ihrem Kundenstamm. Erwägen Sie eine Verlängerung bis 18 Uhr oder einen zusätzlichen Samstag-Halbtag.
Wenn eine Ansage nicht mehr ausreicht
Eine Abwesenheitsansage erledigt ihren Job bei einfachen Situationen. Aber sie hat Grenzen. Sie kann nicht beantworten, ob Sie eine bestimmte Versicherung akzeptieren. Sie kann nicht sagen, ob die Brille fertig ist. Sie kann keinen Termin für nächsten Dienstag buchen.
Safina kann all das. Wenn Ihr Geschäft geschlossen ist, nimmt Safina den Anruf entgegen und führt ein echtes Gespräch mit dem Anrufer. Es fragt, was gebraucht wird, ob es ein Neukunde oder Bestandskunde ist, und sammelt die Details, die Ihr Team für die Nachverfolgung braucht. Versicherungsfragen werden markiert. Bestellanfragen mit dem Kundennamen notiert. Terminwünsche mit bevorzugten Daten und Uhrzeiten angeliefert.
Ab 9,99 Euro pro Monat für 30 Minuten kostet das weniger als ein einziges Brillengestell. Der Pro-Plan für 24,99 Euro bietet 100 Minuten, genug für die meisten unabhängigen Optikergeschäfte. Der Unterschied zwischen einer Ansage und einem Gespräch ist der Unterschied zwischen “Ich ruf nochmal an” (wird nicht passieren) und “Mein Termin steht schon.”
Für Begrüßungsskripte im Tagesgeschäft schauen Sie sich unsere Optiker-Begrüßungsvorlagen an. Für Stoßzeiten gibt es die Mailbox-Ansagen. Mehr Vorlagen in der Vorlagen-Bibliothek oder auf den Branchenseiten.
