Guiones listos para usar
Cierre de tarde estándar
Gracias por llamar a [Nombre de la tienda]. Hemos cerrado por hoy. Nuestro horario es de [días] de [hora de apertura] a [hora de cierre]. Deje su nombre, número de teléfono y el motivo de su llamada, y le devolveremos la llamada al reabrir. Si desea reservar una cita, también puede visitar [sitio web] para programarla online en cualquier momento.
Mensaje de fin de semana
Ha contactado con [Nombre de la tienda]. Estamos cerrados durante el fin de semana y reabriremos el lunes a las [hora]. Si llama por un pedido, sus gafas están a salvo con nosotros y las tendremos listas cuando venga. Deje su nombre y número y le devolveremos la llamada el lunes por la mañana. Para cambios repentinos en la visión o lesiones oculares, acuda a las urgencias más cercanas.
Cierre por festivo
Gracias por llamar a [Nombre de la tienda]. Estamos cerrados por [festivo] del [fecha de inicio] al [fecha de fin] y reabriremos el [fecha de regreso] a las [hora]. Deje un mensaje con su nombre y número de teléfono, y devolveremos todas las llamadas el [fecha de regreso]. Si tiene una urgencia ocular durante el festivo, llame al [número de urgencias] o acuda a las urgencias más cercanas.
Consulta visual fuera de horario
Ha contactado con [Nombre de la tienda] fuera de horario. Si experimenta pérdida repentina de visión, destellos de luz, un aumento importante de moscas volantes o una lesión ocular, acuda a urgencias o llame al [número de urgencias] de inmediato. Estos síntomas requieren atención inmediata. Para asuntos no urgentes como citas, consultas sobre pedidos o preguntas sobre sus gafas, deje su nombre y número y le llamaremos a las [hora].
Sábado con horario reducido
Gracias por llamar a [Nombre de la tienda]. Si llama entre semana, nuestro horario es [horario entre semana]. Los sábados abrimos de [hora] a [hora]. Los domingos estamos cerrados. Deje su nombre, número y lo que necesita, y le devolveremos la llamada en nuestro próximo horario de apertura. ¿Necesita reservar una cita? Visite [sitio web] para programarla online a cualquier hora.
Consejos para personalizar
Si su tienda abre los sábados, asegúrese de que el mensaje de fin de semana lo refleje. Alguien que llama el sábado por la mañana y escucha 'estamos cerrados el fin de semana' cuando abre a las 9:00 irá a otro sitio. Mencione siempre la reserva online si está disponible. Quienes llaman fuera de horario prefieren a menudo reservar online en vez de dejar un mensaje y esperar.
Fuera de horario en una óptica: donde las citas esperan
La mayoría de las personas no llaman a su óptica durante una urgencia. Llaman porque se acaban de dar cuenta de que su hijo necesita un examen visual antes de que empiece el colegio, o porque se sentaron después de cenar y recordaron que su graduación de gafas ha caducado. Estas llamadas ocurren a las 19:00, 20:00, durante el fin de semana, el domingo a la hora de comer.
Su mensaje fuera de horario determina si esas personas dejan un mensaje, reservan online o se olvidan del todo y nunca vuelven a llamar. Para las ópticas, lo que está en juego no son urgencias médicas (normalmente). Son citas y ventas de monturas perdidas, que suman rápido a lo largo de un mes.
La excepción son las urgencias visuales genuinas. La pérdida repentina de visión, destellos de luz, una aparición súbita de moscas volantes o una lesión ocular pueden indicar condiciones que necesitan tratamiento inmediato. Su mensaje fuera de horario también debe cubrir este escenario, aunque sea poco frecuente.
Desglose de cada guión
Cierre de tarde estándar
Su mensaje predeterminado entre semana. Es directo: indique el horario, pida un mensaje y mencione la reserva online. La parte de la reserva online es más importante de lo que podría pensar. Alguien que llama fuera de horario y puede programar un examen ahora mismo, por su cuenta, vale más que alguien que planea “volver a llamar mañana” y se olvida.
Si aún no tiene reserva online, omita esa línea en vez de dirigir a la gente a un sitio web sin función de programación. Eso genera frustración, no citas.
Mensaje de fin de semana
Quienes llaman el fin de semana tienen una espera más larga por delante, y el mensaje debe reconocerlo directamente. “Lunes por la mañana” es suficientemente específico. La tranquilidad sobre la seguridad de las gafas parece algo menor, pero aborda una preocupación real: los clientes a veces se preocupan de que su pedido pueda perderse u olvidarse durante el fin de semana.
La redirección por urgencia visual es breve pero necesaria. Las lesiones oculares ocurren los fines de semana (trabajo de jardín, deportes, fuegos artificiales en festivos), y su mensaje debe orientar a esas personas hacia atención inmediata.
Cierre por festivo
Las fechas exactas importan. “Estamos cerrados por vacaciones” no dice nada útil. No saben si cierra un día o dos semanas. Las fechas concretas les permiten planificar: “Llamaré el 3 de enero” o “Reservaré online y iré cuando reabran.”
El mensaje de festivo debe actualizarse antes de cada cierre y retirarse el día que regrese. Un mensaje de diciembre que sigue reproduciéndose en enero indica que su tienda no presta atención a los detalles, y esa no es la reputación que quiere en óptica.
Consulta visual fuera de horario
Este guión aborda la categoría pequeña pero importante de personas con preocupaciones genuinas de salud ocular. Síntomas como pérdida repentina de visión, un aumento dramático de moscas volantes o destellos persistentes pueden indicar un desprendimiento de retina, que requiere tratamiento de urgencia para prevenir la pérdida permanente de visión.
Su equipo no está disponible fuera de horario para evaluar estas llamadas, así que el mensaje lo hace listando los síntomas de alarma y dirigiendo a esas personas a urgencias. Para todos los demás, aplica el estándar “deje un mensaje”. Esta sola adición podría evitar que un paciente “espere hasta el lunes” cuando su retina se está desprendiendo.
Sábado con horario reducido
Muchas ópticas operan con un horario modificado los sábados. Este guión lo cubre claramente, indicando tanto el horario entre semana como el del sábado. Previene la confusión más común: quienes llaman el sábado sin saber si abren, y quienes llaman entre semana después de las 17:00 sin darse cuenta de que tienen disponibilidad el sábado.
La mención de la reserva online aparece de nuevo aquí porque es relevante en todo contexto fuera de horario. Alguien que llama a las 18:00 del viernes y ve “reserve online en cualquier momento” puede programar su cita del sábado de inmediato.
Hacer que el fuera de horario funcione para su negocio
Algunas estrategias que convierten las llamadas fuera de horario en ingresos:
Mencione siempre la reserva online. Lo hemos dicho varias veces porque es así de importante. Cada persona que reserva online fuera de horario es una cita que no tuvo que llamar para programar. El ROI de un simple enlace de reserva online es enorme para las ópticas.
Mantenga sus horarios de Google Business actualizados. Muchas personas consultan Google antes de llamar. Si sus horarios listados son incorrectos, llamarán cuando esté cerrado (llegando al mensaje fuera de horario) o no llamarán durante sus horas reales porque Google dice que está cerrado. Verifique sus horarios mensualmente.
Use el periodo fuera de horario para notificaciones de pedidos. Si llegan unas gafas a las 16:45 y su tienda cierra a las 17:00, no espere a mañana para avisar al cliente. Envíe un mensaje: “¡Sus gafas están listas! Abrimos mañana a las [hora].” El cliente se despierta con una buena noticia y aparece a primera hora.
Controle su volumen de llamadas fuera de horario. Si recibe 10 o más llamadas por noche después del cierre, sus horarios pueden no coincidir con su base de clientes. Considere ampliar hasta las 18:00 o añadir un medio día el sábado antes de invertir en otras soluciones.
Cuando los mensajes grabados no son suficientes
Un mensaje fuera de horario grabado cumple su función para situaciones sencillas. Pero tiene límites. No puede responder “¿aceptan el seguro MetLife vision?” No puede decirle a alguien si sus gafas están listas. No puede programar una cita para el próximo martes.
Safina gestiona todo eso. Cuando su tienda está cerrada, Safina atiende la llamada y mantiene una conversación real. Pregunta qué necesitan, si son clientes nuevos o existentes, y recoge los datos que su equipo necesita para hacer seguimiento. Las preguntas sobre seguros se marcan. Las consultas sobre pedidos se anotan con el nombre del cliente para facilitar la búsqueda. Las solicitudes de cita llegan con fechas y horas preferidas.
Desde 9,99 €/mes por 30 minutos, cuesta menos que una montura. El plan Profesional a 24,99 € le da 100 minutos, suficiente para la mayoría de las ópticas independientes. La diferencia entre una grabación y una conversación es la diferencia entre “llamaré otro día” (no lo harán) y “mi cita ya está programada”.
Para guiones de llamadas durante el día, consulte nuestras plantillas de saludo para ópticas. Para cobertura en periodos de alta demanda, vea los guiones de buzón de voz. Explore más en la biblioteca de plantillas o las soluciones por sector.
