Übersetzungsarbeit braucht tiefe Konzentration
Frag einen Übersetzer, was seine Produktivität am meisten beeinträchtigt, und die Antwort ist fast immer die gleiche: Unterbrechungen. Einen Rechtsvertrag oder ein technisches Handbuch zu übersetzen erfordert einen mentalen Zustand, den man schwer erreicht und leicht verliert. Ein einziger Anruf kann die Konzentration für 15 bis 20 Minuten brechen, selbst wenn das Gespräch nur zwei Minuten dauert.
Für kleine und mittelgroße Übersetzungsbüros entsteht dadurch ein echtes Problem. Die Person, die am besten über ein neues Projekt sprechen kann (oft der Inhaber oder ein erfahrener Übersetzer), ist auch die Person, die die eigentliche Übersetzungsarbeit macht. Jedes Mal, wenn sie zum Hörer greift, verliert sie den Schwung beim Projekt, für das sie abrechnet.
Ein klarer Ablauf für Telefonbegrüßungen hilft. Er gibt der Person, die den Anruf annimmt, ein Skript, dem sie folgen kann. So werden die richtigen Informationen schnell erfasst und alle können zurück an die Arbeit. Für Büros, in denen alle übersetzen, schafft es eine Struktur, die verhindert, dass der halbe Tag durch Anrufe verloren geht.
Was Anrufer bei Übersetzungsbüros brauchen
Neue Projektanfragen
Die typische Erstanfrage läuft so ab: Jemand hat ein Dokument (oder einen Stapel Dokumente), das übersetzt werden muss. Er will wissen, ob dein Büro die Sprachkombination abdeckt, was es kostet und wann er mit der Lieferung rechnen kann.
Deine Begrüßung sollte das Gespräch zu den Details lenken, die du zum Kalkulieren brauchst:
- Ausgangs- und Zielsprache
- Dokumentenart (juristisch, technisch, medizinisch, Marketing, allgemein)
- Ungefähre Wort- oder Seitenzahl
- Deadline
- Ob eine Beglaubigung nötig ist
Diese Details beim ersten Anruf zu erfassen ermöglicht dir, am selben Tag ein Angebot zu schicken, und das ist oft der entscheidende Faktor zwischen Auftragsgewinn und -verlust.
Eil- und Dringendaufträge
Eilanfragen sind der Bereich, in dem Übersetzungsbüros die besten Margen erzielen. Eine Kanzlei braucht einen Vertrag über Nacht übersetzt. Ein Unternehmen hat in zwei Tagen eine Produkteinführung und die lokalisierten Materialien sind nicht fertig. Diese Anrufer sind bereit, Premiumpreise zu zahlen, aber sie brauchen schnell eine Bestätigung.
Die Begrüßung für Eilanrufe sollte drei Dinge vermitteln: Du bearbeitest regelmäßig Eilaufträge. Du brauchst die Datei sofort per E-Mail, um den Umfang einzuschätzen. Und du stellst ein Angebot mit klar ausgewiesenen Eilzuschlägen. Keine Überraschungen später. Anrufer mit dringenden Deadlines wollen nicht über Preise verhandeln. Sie wollen Sicherheit.
Beglaubigte Übersetzungen
Anrufe für beglaubigte Übersetzungen sind spezifisch und verfahrenstechnisch. Der Anrufer braucht ein offizielles Dokument übersetzt zur Vorlage bei einer Behörde, einer Universität oder einem Gericht. Er will wissen: Kannst du beglaubigen? Was kostet es? Wie lange dauert es?
Die entscheidende Frage, die die meisten Büros vergessen zu stellen: Wo wird die Übersetzung eingereicht? Beglaubigungsanforderungen variieren je nach Land. Eine beglaubigte Übersetzung für ein deutsches Amt sieht anders aus als eine für eine US-Einwanderungsbehörde. Gleich danach zu fragen verhindert Nacharbeit und zeigt dem Anrufer, dass du den Prozess kennst.
Dolmetscher-Buchungen
Für Büros, die auch Dolmetschleistungen anbieten, brauchen diese Anrufe ganz andere Informationen. Sprachkombination, Art der Veranstaltung, Datum, Ort (oder ob es remote ist), voraussichtliche Dauer und eventuelle Fachgebiet-Anforderungen. Ein eigenes Skript für Dolmetscher-Buchungen hält das Gespräch effizient und stellt sicher, dass alles erfasst wird, was für die Verfügbarkeitsprüfung nötig ist.
Der mehrsprachige Vorteil
Übersetzungsbüros verkaufen Sprachkompetenz. Die Telefonbegrüßung ist die erste Gelegenheit, sie zu zeigen. Ein kurzes Willkommen in zwei oder drei Kernsprachen dauert nur Sekunden und signalisiert internationalen Anrufern sofort Kompetenz.
Du musst nicht das ganze Gespräch in jeder Sprache führen. Ein kurzes “Hello, thank you for calling” oder “Merci de votre appel” bevor du in die bevorzugte Sprache des Anrufers wechselst, reicht aus. Es ist ein kleines Detail, das dich von Büros abhebt, die nur einsprachig grüßen.
Das funktioniert auch praktisch: Internationale Kunden, die ihre Sprache in der Begrüßung hören, fühlen sich wohler dabei, ihr Projekt ausführlich zu erklären, und das gibt dir bessere Informationen zum Kalkulieren.
Wenn dein Team nicht abnehmen kann
Übersetzungsbüros arbeiten oft schlank. Zwei oder drei Übersetzer, vielleicht eine Projektmanagerin, manchmal nur der Inhaber. Wenn alle an einer Deadline arbeiten, bleibt das Telefon unbeantwortet. Und die Ironie: Die stressigsten Phasen (wenn alle Übersetzer beschäftigt sind) sind oft die, in denen die meisten Anfragen reinkommen, weil hohe Nachfrage am Markt mehr Projekte überall bedeutet.
Safina nimmt ab, wenn dein Team nicht kann. Safina begrüßt den Anrufer, fragt nach dem Projekt (Sprachkombination, Dokumentenart, Deadline, Umfang), erfasst die Kontaktdaten und schickt dir eine strukturierte Zusammenfassung. Deine Übersetzer behalten ihren Fokus, und du folgst mit dem vollständigen Projektbrief des Anrufers in der Hand nach.
Ab 9,99 Euro im Monat für 30 Minuten. Für Büros mit mehreren Anrufen pro Tag bietet der Pro-Plan für 24,99 Euro 100 Minuten. Das reicht, um das Anfrageaufkommen zu bewältigen, ohne dass ein Übersetzer jemals die Arbeit unterbrechen muss.
Für verpasste Anrufe findest du Mailbox-Ansagen für Übersetzungsbüros bei uns. Für Abende und Wochenenden die Abwesenheitsansagen. Stöbere in der Vorlagen-Bibliothek, lies über verpasste Anrufe vermeiden, oder erfahre, wie Safina für Übersetzungsbüros arbeitet.