Le telephone reste le moyen le plus rapide d’entrer dans le pipeline d’un recruteur
Les e-mails se perdent dans la masse. Les candidatures en ligne disparaissent dans les logiciels de suivi. Mais un appel telephonique obtient une reponse en temps reel. C’est pourquoi candidats et clients continuent d’appeler les cabinets de recrutement, meme dans un marche de l’emploi desormais numerique.
Pour les recruteurs, chaque appel entrant est un placement potentiel ou une nouvelle relation client. La personne a l’autre bout du fil a fait la demarche active de vous contacter. Le script d’accueil determine si cette premiere impression debouche sur une conversation productive ou un raccrochage rapide.
Gerer les deux versants des appels de recrutement
Appels de candidats
Les candidats appellent pour differentes raisons, et l’accueil doit rapidement les trier :
Les candidats actifs repondent a une offre specifique. Ils mentionneront un intitule de poste ou un numero de reference. Votre role est de confirmer que le poste existe, de recueillir leurs coordonnees, et soit de commencer le screening, soit de planifier un echange approfondi.
Les candidats passifs tatent le terrain. Ils sont en poste, pas malheureux, mais ouverts aux opportunites. Ces appelants ont besoin d’une approche plus chaleureuse. Ne passez pas directement en mode screening. Demandez-leur ce qu’ils recherchent et ce qui les ferait bouger. Construisez d’abord la relation.
Les appels de suivi sont des demandes de mise a jour. Le candidat a deja postule ou passe un entretien. Consultez son dossier rapidement et donnez-lui un retour honnete. Rien n’abime plus une relation candidat que “laissez-moi me renseigner” repete trois fois.
Appels de clients
Les appels clients sont du developpement commercial en temps reel. Un employeur qui appelle un cabinet de recrutement est pret a s’engager. Recueillez les details essentiels :
- Intitule et niveau du poste (junior, confirme, senior, direction)
- CDI, interim ou CDI a l’issue d’une mission
- Delai (recrutement urgent vs. embauche planifiee)
- Fourchette de salaire ou taux journalier
- Lieu et flexibilite teletravail
- Nom et contact direct du responsable du recrutement
Plus vous en apprenez au premier appel, plus vite vous pouvez presenter des candidats qualifies. Un recruteur qui rappelle le lendemain avec trois profils solides cree instantanement de la credibilite.
Situations confidentielles
Certains appelants ne vous diront pas tout des le premier appel. Ils sont a des postes de direction et ne veulent pas que cela se sache qu’ils cherchent. Ou ils appellent au nom d’une entreprise qui n’a pas encore annonce le depart d’un dirigeant cle.
Traitez ces appels avec un soin particulier. Commencez par rassurer : “Tout ce que vous partagez reste confidentiel.” Utilisez uniquement le prenom s’ils le preferent. Et orientez-les vers un consultant senior plutot qu’un coordinateur junior.
Le probleme des entretiens
Voici la realite quotidienne du recrutement : l’activite la plus productive de votre equipe est aussi le plus grand obstacle pour repondre au telephone. Quand un recruteur est en entretien candidat, c’est 30 a 60 minutes ou tous les autres appels vont sur le repondeur.
Un cabinet actif peut conduire 10 a 15 entretiens par jour a travers l’equipe. Cela represente potentiellement des heures d’appels manques de candidats qui auraient ete de bons profils et de clients qui voulaient lancer une recherche.
Certains cabinets resolvent cela avec un coordinateur d’accueil. Cela aide pour l’orientation, mais une seule personne ne peut gerer qu’un appel a la fois. Pendant les heures de pointe, des appels passent quand meme entre les mailles.
Periodes de pointe et pics de volume
Le recrutement a des periodes de forte activite previsibles. Janvier amene une vague de candidats “nouvelle annee, nouveau job” et d’entreprises qui deboquent leurs budgets de recrutement du premier trimestre. Septembre connait un schema similaire apres la pause estivale. Ces semaines peuvent doubler ou tripler le volume d’appels normal.
Vos scripts d’accueil doivent etre optimises pendant ces periodes. Chaque appel doit etre traite en trois a quatre minutes : identifier l’appelant, recueillir les details cles et fixer une prochaine etape. Tout delai supplementaire cree un arrierde qui s’accumule au fil de la journee.
Capturer chaque appel, meme pendant les entretiens
Les appels que vos recruteurs manquent pendant les entretiens proviennent souvent des meilleurs candidats. Des professionnels en poste qui ont pris sur leur pause dejeuner pour appeler, ou des directeurs du recrutement qui ont enfin cinq minutes entre deux reunions. Ces appelants ne laissent pas de bons messages vocaux. Ils laissent leur nom et numero, ou ils raccrochent tout simplement.
Safina capte ces appels. Quand votre equipe est en entretien, Safina decroche, pose les bonnes questions (candidat ou client, quel poste, quel delai), et envoie un resume au bon recruteur. L’information arrive structuree et prete a etre exploitee, pas sous forme d’un fichier audio de 90 secondes.
A 9,99 $/mois pour 30 minutes, le service se rentabilise avec un placement supplementaire par trimestre. Le forfait Pro a 24,99 $ couvre 100 minutes, suffisant pour une equipe de cinq recruteurs. Le forfait Business a 54,99 $ offre 250 minutes pour les cabinets plus importants.
Pour les situations de repondeur, consultez nos scripts de messagerie vocale pour le recrutement. Pour les appels de candidats en soiree, voir les modeles hors horaires. Parcourez la bibliotheque de scripts complete ou decouvrez comment eviter les appels manques peut augmenter vos placements. Consultez toutes les solutions sectorielles pour en savoir plus.