Scripts prêts à l'emploi
Soirée / fermeture standard
Merci d'appeler [Nom du cabinet]. Notre bureau est fermé pour la journée et nous serons de retour demain à [heure]. Veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone et nous indiquer si vous êtes candidat ou employeur. Ajoutez un bref mot sur votre demande, et nous vous rappellerons dès demain matin à la première heure.
Message week-end
Vous avez joint [Nom du cabinet]. Nous sommes fermés pour le week-end et rouvrirons lundi à [heure]. Si vous êtes candidat, laissez votre nom, numéro et le poste qui vous intéresse. Si vous êtes employeur, laissez votre nom, le nom de votre entreprise et une brève description du poste. Nous vous recontacterons lundi matin.
Hors horaires spécifique candidats
Bonjour, vous avez joint la ligne candidats de [Nom du cabinet]. Nous savons que les horaires de bureau rendent les appels difficiles en journée, alors merci de nous contacter. Veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone, le type de poste que vous recherchez et le meilleur moment pour vous joindre. Nous vous rappellerons dès le prochain jour ouvré.
Fermeture jours fériés
Merci d'appeler [Nom du cabinet]. Nous sommes fermés pour [nom du jour férié] du [date de début] au [date de fin] et rouvrirons le [date de reprise]. Veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone et votre message, et nous vous recontacterons le [date de reprise]. Pour les besoins urgents en recrutement, envoyez-nous un e-mail à [adresse e-mail] et nous répondrons dès notre retour.
Besoin de recrutement urgent (client)
Vous avez joint [Nom du cabinet] en dehors des heures d'ouverture. Si vous avez un besoin de recrutement urgent, veuillez laisser votre nom, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone et une brève description du poste. Précisez qu'il s'agit d'une demande urgente dans votre message et nous traiterons votre rappel en priorité dès demain matin. Pour les demandes générales, laissez vos coordonnées et nous vous recontacterons pendant les heures d'ouverture.
Conseils de personnalisation
Les candidats appellent souvent en dehors de leurs propres heures de travail. Reconnaissez-le dans votre message pour qu'ils ne se sentent pas comme s'ils avaient appelé au mauvais moment. Pour les employeurs ayant des besoins urgents, proposez un e-mail en solution de repli. Le recrutement est sensible au temps, et un délai de 12 heures peut coûter un placement.
Les candidats appellent quand ils peuvent, pas quand vous êtes ouverts
Le recrutement a un problème d’agenda inscrit dans son modèle économique. Les personnes que vous voulez le plus contacter (des professionnels en poste et expérimentés) sont occupées pendant vos heures d’ouverture. Ils sont en réunion, au téléphone, ou assis dans des open spaces ou une conversation avec un recruteur ferait lever des sourcils.
Alors ils appellent après 17h. Sur le trajet du retour. Pendant un café le samedi matin. Et ils tombent sur votre message hors horaires.
Ce qu’ils entendent à ce moment-là détermine s’ils laissent un message ou s’ils décident d’essayer un autre cabinet. Un message clair et professionnel qui reconnaît leur situation et leur donne une raison de laisser leurs coordonnées fait la différence entre un prospect capturé et un prospect perdu.
Quand utiliser chaque script
Soirée / fermeture standard couvre votre fermeture régulière en semaine. C’est le message par défaut que la plupart des appelants entendront. Gardez-le simple : horaires d’ouverture, quoi laisser et quand attendre le rappel.
Message week-end fixe les attentes pour le samedi et le dimanche. “Lundi matin” est ce que les appelants ont besoin d’entendre. Pas “le prochain jour ouvré”, qui sonne trop administratif et vague.
Hors horaires spécifique candidats reconnaît qu’appeler en dehors des heures d’ouverture n’est pas une erreur. C’est souvent la seule option pour les professionnels en poste. Une simple phrase comme “nous savons que les horaires de bureau rendent les appels difficiles en journée” fait que l’appelant se sent compris plutôt qu’importun.
Fermeture jours fériés nécessite des dates précises et un e-mail en solution de repli. Le recrutement ne s’arrête pas complètement pendant les vacances (les clients ont toujours des recrutements à planifier pour le trimestre suivant), donc donnez aux appelants un moyen de contact alternatif.
Besoin de recrutement urgent (client) est pour les employeurs qui ont besoin de quelqu’un pour hier. Permettez-leur de signaler leur message comme urgent et promettez un rappel prioritaire. Un directeur du recrutement qui a laissé un message vendredi soir a besoin de savoir que son message ne restera pas en file d’attente jusqu’à lundi après-midi.
La fenêtre hors horaires est le meilleur moment pour les candidats
Pensez au profil de vos meilleurs candidats. Ils sont en poste dans de bons postes. Ils explorent, pas dans l’urgence. Et ils vous appellent entre 17h et 20h parce que c’est le seul moment où ils sont libres.
Ce sont exactement les personnes que vos clients veulent que vous trouviez. Et ils atteignent votre message hors horaires au taux le plus élevé.
Si ce message se résume à “nous sommes fermés, rappelez pendant les heures d’ouverture”, vous les perdez. Ils ne rappelleront pas. Ils chercheront un cabinet qui facilite la mise en relation. Mais si le message demande leurs coordonnées, mentionne le type de postes que vous traitez et promet un rappel le matin, la plupart laisseront un message.
La confidentialité en dehors des heures d’ouverture
Certains appelants vous contactent pour des situations confidentielles. Ils occupent un poste à responsabilité et envisagent un changement. Ils explorent leurs options après une restructuration. Ils ne veulent pas détailler leur situation face à un répondeur.
Votre message hors horaires doit inclure une phrase rassurante pour ces appelants. “Laissez votre prénom et un numéro de rappel, et un de nos consultants vous recontactera directement” suffit. Le mot clé est “directement”, qui implique pas d’intermédiaire et pas de messagerie partagée.
Pourquoi la rapidité compte toujours à 19h
Un candidat qui vous appelle à 19h et laisse un message peut aussi appeler un autre cabinet à 19h05. Le cabinet qui le rappelle en premier le lendemain matin obtient la première vraie conversation. En recrutement, cette première conversation débouché souvent sur le premier placement.
C’est là que la plupart des systèmes de répondeur échouent. Le message reste en file d’attente. Quelqu’un écoute les messages à 9h30, commence à rappeler à 10h, et à ce moment-là le candidat a déjà parlé avec la concurrence.
Safina capture les appels hors horaires en temps réel. Au lieu d’un enregistrement, votre appelant obtient une conversation. Safina demande s’il est candidat ou client, quel type de poste l’intéresse, et quand il est disponible pour un rappel. Votre équipe reçoit un résumé propre dès la première heure le matin, prêt à être exploité avant même que le café ne refroidisse.
À partir de 9,99 €/mois pour 30 minutes, cela coûte moins qu’une seule commission de placement. Le forfait Pro à 24,99 € couvre 100 minutes, ce qui absorbe une semaine chargée d’appels de candidats en soirée. Pour les cabinets à fort volume, le forfait Business à 59,99 € offre 250 minutes.
Pour les scripts de journée, consultez nos modèles d’accueil pour le recrutement. Pour les appels manqués pendant les entretiens, voir les scripts de messagerie vocale. Parcourez la bibliothèque de scripts complète ou explorez les solutions pour éviter les appels manqués. Vous pouvez aussi comparer les assistants téléphoniques IA pour trouver celui qui convient le mieux à votre cabinet.
