Scripts prêts à l'emploi
Appel candidat
Bonjour, merci d'appeler [Nom du cabinet], [Prénom] à l'appareil. Vous appelez au sujet d'un poste en particulier, ou vous recherchez de nouvelles opportunités en général ? ... Parfait. Laissez-moi noter quelques informations. Quel est votre nom, et quel type de poste recherchez-vous ? Avez-vous un numéro de référence d'une de nos offres ?
Demande client / employeur
Merci d'appeler [Nom du cabinet], [Prénom] à l'appareil. Comment puis-je vous aider ? ... Vous souhaitez pourvoir un poste ? Parlez-moi un peu du poste. Quel est l'intitulé, et s'agit-il d'un CDI ou d'une mission temporaire ? Quel est votre délai pour le recrutement ? ... Très bien. Laissez-moi vous mettre en relation avec le bon consultant, ou je peux prendre vos coordonnées pour qu'il vous rappelle.
Pré-screening candidat
Bonjour, [Nom du cabinet], [Prénom] à l'appareil. Merci de nous avoir contactés. Laissez-moi vous poser quelques questions rapides pour vous orienter vers le bon recruteur. Dans quel secteur travaillez-vous, et quel niveau de poste visez-vous ? Êtes-vous disponible immédiatement ou avez-vous un préavis ? Et êtes-vous ouvert à la mobilité géographique ?
Recherche confidentielle
Merci d'appeler [Nom du cabinet], [Prénom] à l'appareil. Je comprends que cela peut être une situation délicate. Tout ce que vous partagez avec nous reste strictement confidentiel sauf si vous nous donnez votre accord explicite. Puis-je commencer par votre prénom et le meilleur numéro pour vous joindre ? Je vous mettrai en relation avec l'un de nos consultants seniors.
Suivi / point sur une candidature
Bonjour, [Nom du cabinet], [Prénom] à l'appareil. Vous appelez pour suivre une candidature ou une recherche en cours ? ... Bien sûr, laissez-moi consulter le dossier. Pouvez-vous me donner votre nom complet et le poste pour lequel vous avez postulé ? ... Donnez-moi un instant. Je vais vérifier où en sont les choses et vous donner un point.
Conseils de personnalisation
Identifiez la catégorie de l'appelant dans les 15 premières secondes : candidat ou client. Pour les candidats, repérer les signaux d'urgence. Quelqu'un qui vient d'être licencié a besoin d'un ton différent de quelqu'un qui explore tranquillement. Pour les clients, posez rapidement la question du délai car c'est ce qui détermine la priorité de la recherche.
Le téléphone reste le moyen le plus rapide d’entrer dans le pipeline d’un recruteur
Les e-mails se perdent dans la masse. Les candidatures en ligne disparaissent dans les logiciels de suivi. Mais un appel téléphonique obtient une réponse en temps réel. C’est pourquoi candidats et clients continuent d’appeler les cabinets de recrutement, même dans un marché de l’emploi désormais numérique.
Pour les recruteurs, chaque appel entrant est un placement potentiel ou une nouvelle relation client. La personne à l’autre bout du fil a fait la démarche active de vous contacter. Le script d’accueil détermine si cette première impression débouche sur une conversation productive ou un raccrochage rapide.
Gérer les deux versants des appels de recrutement
Appels de candidats
Les candidats appellent pour différentes raisons, et l’accueil doit rapidement les trier :
Les candidats actifs répondent à une offre spécifique. Ils mentionneront un intitulé de poste ou un numéro de référence. Votre rôle est de confirmer que le poste existe, de recueillir leurs coordonnées, et soit de commencer le screening, soit de planifier un échange approfondi.
Les candidats passifs tâtent le terrain. Ils sont en poste, pas malheureux, mais ouverts aux opportunités. Ces appelants ont besoin d’une approche plus chaleureuse. Ne passez pas directement en mode screening. Demandez-leur ce qu’ils recherchent et ce qui les ferait bouger. Construisez d’abord la relation.
Les appels de suivi sont des demandes de mise à jour. Le candidat a déjà postulé ou passe un entretien. Consultez son dossier rapidement et donnez-lui un retour honnête. Rien n’abîme plus une relation candidat que “laissez-moi me renseigner” répété trois fois.
Appels de clients
Les appels clients sont du développement commercial en temps réel. Un employeur qui appelle un cabinet de recrutement est prêt à s’engager. Recueillez les détails essentiels :
- Intitulé et niveau du poste (junior, confirmé, senior, direction)
- CDI, intérim ou CDI à l’issue d’une mission
- Délai (recrutement urgent vs. embauche planifiée)
- Fourchette de salaire ou taux journalier
- Lieu et flexibilité télétravail
- Nom et contact direct du responsable du recrutement
Plus vous en apprenez au premier appel, plus vite vous pouvez présenter des candidats qualifiés. Un recruteur qui rappelle le lendemain avec trois profils solides crée instantanément de la crédibilité.
Situations confidentielles
Certains appelants ne vous diront pas tout dès le premier appel. Ils sont à des postes de direction et ne veulent pas que cela se sache qu’ils cherchent. Ou ils appellent au nom d’une entreprise qui n’a pas encore annoncé le départ d’un dirigeant clé.
Traitez ces appels avec un soin particulier. Commencez par rassurer : “Tout ce que vous partagez reste confidentiel.” Utilisez uniquement le prénom s’ils le préfèrent. Et orientez-les vers un consultant senior plutôt qu’un coordinateur junior.
Le problème des entretiens
Voici la réalité quotidienne du recrutement : l’activité la plus productive de votre équipe est aussi le plus grand obstacle pour répondre au téléphone. Quand un recruteur est en entretien candidat, c’est 30 à 60 minutes ou tous les autres appels vont sur le répondeur.
Un cabinet actif peut conduire 10 à 15 entretiens par jour à travers l’équipe. Cela représente potentiellement des heures d’appels manqués de candidats qui auraient été de bons profils et de clients qui voulaient lancer une recherche.
Certains cabinets résolvent cela avec un coordinateur d’accueil. Cela aide pour l’orientation, mais une seule personne ne peut gérer qu’un appel à la fois. Pendant les heures de pointe, des appels passent quand même entre les mailles.
Périodes de pointe et pics de volume
Le recrutement a des périodes de forte activité prévisibles. Janvier amène une vague de candidats “nouvelle année, nouveau job” et d’entreprises qui débloquent leurs budgets de recrutement du premier trimestre. Septembre connaît un schéma similaire après la pause estivale. Ces semaines peuvent doubler ou tripler le volume d’appels normal.
Vos scripts d’accueil doivent être optimisés pendant ces périodes. Chaque appel doit être traité en trois à quatre minutes : identifier l’appelant, recueillir les détails clés et fixer une prochaine étape. Tout délai supplémentaire crée un arriéré qui s’accumule au fil de la journée.
Capturer chaque appel, même pendant les entretiens
Les appels que vos recruteurs manquent pendant les entretiens proviennent souvent des meilleurs candidats. Des professionnels en poste qui ont pris sur leur pause déjeuner pour appeler, ou des directeurs du recrutement qui ont enfin cinq minutes entre deux réunions. Ces appelants ne laissent pas de bons messages vocaux. Ils laissent leur nom et numéro, ou ils raccrochent tout simplement.
Safina capte ces appels. Quand votre équipe est en entretien, Safina décroche, pose les bonnes questions (candidat ou client, quel poste, quel délai), et envoie un résumé au bon recruteur. L’information arrive structurée et prête à être exploitée, pas sous forme d’un fichier audio de 90 secondes.
À 9,99 €/mois pour 30 minutes, le service se rentabilise avec un placement supplémentaire par trimestre. Le forfait Pro à 24,99 € couvre 100 minutes, suffisant pour une équipe de cinq recruteurs. Le forfait Business à 59,99 € offre 250 minutes pour les cabinets plus importants.
Pour les situations de répondeur, consultez nos scripts de messagerie vocale pour le recrutement. Pour les appels de candidats en soirée, voir les modèles hors horaires. Parcourez la bibliothèque de scripts complète ou découvrez comment éviter les appels manqués peut augmenter vos placements. Consultez toutes les solutions sectorielles pour en savoir plus.
