Scripts prêts à l'emploi
Standard bureau
Vous êtes bien chez [Nom du cabinet]. Nous sommes actuellement en entretien et ne pouvons pas prendre votre appel. Veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone, et préciser si vous êtes candidat ou client, ainsi qu'un bref descriptif de votre demande. Nous vous rappellerons sous [délai].
Ligne candidats
Bonjour, vous êtes sur la ligne candidats de [Nom du cabinet]. Nos consultants sont en entretien pour le moment. Veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone, le poste pour lequel vous appelez et le meilleur moment pour vous joindre. Nous vous recontacterons dès que possible, généralement sous [délai].
Ligne clients / employeurs
Merci d'appeler [Nom du cabinet]. Tous nos consultants sont en rendez-vous client. Veuillez laisser votre nom, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone et un bref aperçu du poste à pourvoir. Nous vous recontacterons sous [délai] pour discuter de vos besoins.
Candidature spontanée
Vous êtes bien chez [Nom du cabinet]. Si vous êtes à la recherche d'une nouvelle opportunité, nous serions ravis d'échanger avec vous. Laissez votre nom, numéro de téléphone et le type de poste qui vous intéresse. Si vous avez une référence d'annonce, mentionnez-la également. Nous vous recontacterons sous [délai].
Ligne recherche confidentielle
Vous êtes bien chez [Nom du cabinet]. Nous comprenons l'importance de la discrétion. Veuillez laisser votre prénom et un numéro de rappel, et l'un de nos consultants seniors vous contactera directement. Aucune information ne sera partagée sans votre accord explicite.
Conseils de personnalisation
Demandez toujours à l'appelant s'il est candidat ou client. Cela permet de prioriser les rappels et d'orienter les messages vers le bon consultant. Si vous êtes spécialisé dans certains secteurs, mentionnez-en un ou deux dans la messagerie pour que l'appelant sache qu'il a joint le bon cabinet.
Les consultants vivent en entretien, pas à leur bureau
La journée type d’un consultant en recrutement ressemble à ceci : des entretiens en continu le matin, des appels clients après le déjeuner, des briefs candidats l’après-midi, et la rédaction de propositions dans les rares moments de creux. Le téléphone sonne constamment, et il tombe sur la messagerie plus souvent que quiconque ne le souhaiterait.
C’est la nature du métier. Un consultant pleinement engagé dans un entretien fait bien son travail. Mais le candidat qui appelle entre deux entretiens ne le sait pas. Il entend un message de messagerie vocale et doit décider s’il laisse un message ou essaie le cabinet suivant sur sa liste.
Une bonne messagerie vocale facilite cette décision. Elle indique à l’appelant qu’il a joint un cabinet actif et opérationnel, demande les bonnes informations et donne un délai de rappel.
Pourquoi la messagerie vocale d’un cabinet de recrutement doit distinguer les appelants
Les cabinets de recrutement servent deux publics distincts : les candidats à la recherche d’un emploi et les clients à la recherche de talents. Une messagerie qui traite les deux de la même façon fait perdre du temps à chaque rappel.
Candidats
Les appels de candidats suivent quelques schémas récurrents :
- Premier contact : ils ont vu une annonce et veulent manifester leur intérêt
- Suivi : ils ont déjà postulé et souhaitent un point d’avancement
- Intérêt passif : ils ont entendu parler de votre cabinet et veulent explorer les possibilités
Dans les trois cas, vous avez besoin de leur nom, numéro de téléphone et du type de poste ou de mission qui les intéresse. S’ils font référence à une annonce spécifique, il vous faut ce numéro de référence pour la retrouver avant le rappel.
Clients (employeurs)
Les appels clients portent généralement sur un poste à pourvoir. Ils veulent savoir si vous pouvez trouver le bon profil, en combien de temps et à quel coût. Votre messagerie devrait demander :
- Nom de l’entreprise et interlocuteur
- Description synthétique du poste
- Calendrier et niveau d’urgence
Un client qui laisse un message détaillé permet un rappel beaucoup plus productif. Votre consultant sait déjà qu’il s’agit d’un poste de développeur senior, en CDI, pour un démarrage au T2. C’est suffisant pour commencer à penser aux candidats avant même de décrocher.
Recherches confidentielles
La chasse de tête et les mandats sensibles ajoutent une couche de complexité. L’appelant peut être un directeur qui explore ses options tout en étant encore en poste. Il ne laissera pas un message détaillé sur une messagerie générique. Une ligne confidentielle dédiée, avec une assurance de discrétion, donne à ces appelants la confiance nécessaire pour se manifester.
Le facteur vitesse dans le recrutement
Le recrutement repose sur la rapidité. Un bon candidat qui appelle votre cabinet aujourd’hui peut avoir trois entretiens programmes d’ici demain. Si votre messagerie reste non écoutée pendant six heures, ce candidat avance déjà dans le processus d’un autre cabinet.
C’est pourquoi les délais de rappel sont si importants dans ce secteur. “Nous vous rappelons dans l’heure” n’est pas qu’une politesse. C’est un avantage concurrentiel. Le consultant qui joint le candidat en premier obtient la priorité pour le placer.
Pour les clients, la rapidité compte aussi. Un employeur avec un recrutement urgent n’attendra pas deux jours un rappel. Il passera au cabinet qui répond en quelques heures.
Quand le téléphone devient le goulot d’étranglement
Voici la tension propre au recrutement : les activités qui génèrent du chiffre d’affaires (entretiens, sourcing, rendez-vous clients) sont les mêmes qui vous empêchent de répondre au téléphone. Chaque heure passée dans un bon entretien est une heure d’appels manqués d’autres candidats et clients.
Certains cabinets embauchent des coordinateurs dédiés pour gérer les appels entrants. D’autres laissent les appels s’accumuler et les traitent en fin de journée. Aucune de ces approches n’est idéale.
Safina comble cette lacune. Quand vos consultants sont en entretien, Safina répond au téléphone, demande si l’appelant est candidat ou client, recueille ses coordonnées et sa demande, puis envoie un résumé structuré. Votre équipe reçoit des informations exploitables au lieu d’une file de messages vocaux à réécouter.
À 9,99 €/mois pour 30 minutes, c’est moins que ce que coûterait un seul placement perdu. Pour les cabinets avec un volume d’appels plus élevé, le forfait Professionnel à 24,99 € couvre 100 minutes, et le forfait Business à 59,99 € en gère 250. C’est largement suffisant pour couvrir les journées d’entretiens les plus chargées.
Pour la gestion des appels en direct, consultez nos scripts d’accueil pour cabinets de recrutement. Pour la couverture en soirée quand les candidats appellent après le travail, voir les modèles hors horaires. Parcourez la bibliothèque de scripts complète ou découvrez comment la disponibilité 24h/24 peut aider votre cabinet à capter plus de leads. Vous pouvez également comparer les solutions téléphoniques IA pour trouver l’outil adapté à votre équipe.
