Ansagetexte zum Übernehmen
Allgemein
Du hast [Agentur-Name] erreicht. Wir sind gerade in Gesprächen und können leider nicht ans Telefon gehen. Bitte hinterlass deinen Namen, deine Telefonnummer und ob du Kandidat oder Auftraggeber bist, zusammen mit einer kurzen Beschreibung deines Anliegens. Wir rufen innerhalb von [Zeitrahmen] zurück.
Kandidaten-Hotline
Hallo, hier ist die Kandidaten-Hotline von [Agentur-Name]. Unsere Recruiter sind gerade in Interviews. Hinterlass bitte deinen Namen, deine Telefonnummer, die Stelle, wegen der du anrufst, und wann wir dich am besten erreichen. Wir melden uns so schnell wie möglich, meistens innerhalb von [Zeitrahmen].
Mandanten / Arbeitgeber
Danke für den Anruf bei [Agentur-Name]. Alle Berater sind gerade in Kundengesprächen. Bitte hinterlass deinen Namen, dein Unternehmen, deine Telefonnummer und eine kurze Beschreibung der Stelle, die du besetzen möchtest. Wir melden uns innerhalb von [Zeitrahmen], um deine Anforderungen zu besprechen.
Stellensuchende
Du hast [Agentur-Name] erreicht. Du suchst eine neue Herausforderung? Da bist du richtig. Hinterlass deinen Namen, deine Telefonnummer und die Art von Stelle, die dich interessiert. Falls du eine Referenznummer von einer unserer Ausschreibungen hast, nenne die bitte auch. Wir melden uns innerhalb von [Zeitrahmen].
Vertrauliche Suche
Du hast [Agentur-Name] erreicht. Wir wissen, dass Diskretion wichtig ist. Hinterlass bitte deinen Vornamen und eine Rückrufnummer, und einer unserer Senior-Berater meldet sich persönlich bei dir. Es werden keine Details ohne deine ausdrückliche Zustimmung weitergegeben.
Tipps zum Anpassen
Immer fragen, ob der Anrufer Kandidat oder Mandant ist. Das erlaubt Dir, Rückrufe zu priorisieren und Nachrichten an den richtigen Recruiter weiterzuleiten. Wenn Du auf bestimmte Branchen spezialisiert bist, erwähne ein oder zwei in der Ansage, damit Anrufer wissen, dass sie richtig sind.
Recruiter leben in Meetings, nicht am Schreibtisch
Ein typischer Tag in der Personalberatung sieht so aus: morgens Interview-Marathon, nachmittags Mandantengespräche, zwischendurch Kandidaten-Briefings und in den Lücken Angebote schreiben. Das Telefon klingelt ständig, und es springt öfter auf die Mailbox, als es jemandem lieb ist.
Das liegt an der Natur des Geschäfts. Ein Recruiter, der tief in einem Gespräch steckt, macht seinen Job gut. Aber der Kandidat, der genau in dem Moment anruft, weiß das nicht. Er hört eine Mailbox-Ansage und muss entscheiden: Nachricht hinterlassen oder die nächste Agentur auf seiner Liste anrufen.
Eine gute Mailbox-Ansage macht diese Entscheidung leicht. Sie zeigt dem Anrufer, dass er bei einer aktiven, professionellen Agentur gelandet ist, fragt nach den richtigen Infos und nennt einen konkreten Rückruf-Zeitrahmen.
Warum Recruiting-Mailboxen Anrufer unterscheiden müssen
Personalberatungen bedienen zwei unterschiedliche Gruppen: Kandidaten, die eine Stelle suchen, und Mandanten, die Talente suchen. Eine Mailbox, die beide gleich behandelt, verschwendet bei jedem Rückruf Zeit.
Kandidaten
Kandidaten-Anrufe folgen einigen Mustern:
- Erstkontakt: Sie haben eine Ausschreibung gesehen und wollen ihr Interesse bekunden
- Nachfrage: Sie haben sich schon beworben und wollen ein Status-Update
- Passive Interessenten: Sie haben von der Agentur gehört und wollen Optionen ausloten
Für alle drei brauchst Du Name, Telefonnummer und die Art der Stelle oder Arbeit, die sie interessiert. Wenn sie auf eine bestimmte Ausschreibung Bezug nehmen, brauchst Du die Referenznummer, um sie vor dem Rückruf nachzuschlagen.
Mandanten (Arbeitgeber)
Mandanten-Anrufe drehen sich meistens um die Besetzung einer Position. Sie wollen wissen, ob Du die richtige Person finden kannst, wie schnell, und zu welchen Konditionen. Deine Mailbox sollte fragen nach:
- Firmenname und Ansprechpartner
- Kurze Stellenbeschreibung
- Zeitrahmen und Dringlichkeit
Ein Mandant, der eine detaillierte Nachricht hinterlässt, bekommt einen produktiveren Rückruf. Dein Recruiter weiß schon, dass es um eine Senior-Entwicklerposition geht, unbefristet, ab Q2. Das reicht, um vor dem Rückruf schon über Kandidaten nachzudenken.
Vertrauliche Suchen
Executive Search und heikle Besetzungen bringen eine extra Ebene mit. Der Anrufer ist vielleicht ein Abteilungsleiter, der noch angestellt ist und sich umorientieren will. Auf einer generischen Mailbox wird er keine Details hinterlassen. Eine eigene vertrauliche Leitung mit Zusicherung der Diskretion gibt diesen Anrufern die Sicherheit, sich zu melden.
Der Geschwindigkeitsfaktor im Recruiting
Personalberatung lebt von Geschwindigkeit. Ein Top-Kandidat, der heute bei Dir anruft, hat morgen vielleicht schon drei Vorstellungsgespräche vereinbart. Wenn Deine Mailbox sechs Stunden ungehört bleibt, ist dieser Kandidat bereits in der Pipeline einer anderen Agentur.
Deshalb sind Rückruf-Zeitrahmen in dieser Branche so entscheidend. “Wir rufen innerhalb einer Stunde zurück” ist nicht nur eine nette Geste. Es ist ein Wettbewerbsvorteil.
Wenn das Telefon zum Engpass wird
Die Spannung im Recruiting: Die Aktivitäten, die Umsatz bringen (Interviews, Sourcing, Mandantenmeetings), sind genau die, die Dich daran hindern, ans Telefon zu gehen. Jede Stunde in einem starken Interview ist eine Stunde verpasster Anrufe von anderen Kandidaten und Mandanten.
Safina füllt diese Lücke. Wenn Dein Team in Interviews steckt, nimmt Safina den Anruf entgegen, fragt ob Kandidat oder Mandant, sammelt die Details und schickt eine strukturierte Zusammenfassung. Dein Team bekommt verwertbare Infos statt einer Warteschlange aus Sprachnachrichten.
Ab 9,99 Euro pro Monat für 30 Minuten kostet das weniger als eine einzige verlorene Vermittlung. Für Agenturen mit höherem Anrufvolumen deckt der Pro-Plan für 24,99 Euro 100 Minuten ab, und der Business-Plan für 59,99 Euro schafft 250 Minuten.
Für Live-Anrufe findest Du Begrüßungsskripte für Personalberatungen bei uns. Für Abend-Anrufe von Kandidaten gibt’s die Abwesenheitsansagen. Die ganze Vorlagen-Bibliothek und Tipps zur 24/7-Erreichbarkeit helfen Dir, mehr Leads zu erfassen. Du kannst auch KI-Telefonlösungen vergleichen.
