Guiones listos para usar
Oficina general
Te has comunicado con [Nombre de la agencia]. Ahora mismo estamos en reuniones y no podemos atender tu llamada. Deja tu nombre, número de teléfono e indica si eres candidato o empresa, junto con una breve descripción de lo que necesitas. Te devolveremos la llamada en un plazo de [tiempo].
Línea de candidatos
Hola, te has comunicado con la línea de candidatos de [Nombre de la agencia]. Nuestros reclutadores están en entrevistas en este momento. Deja tu nombre, número de teléfono, el puesto por el que llamas y la mejor hora para contactarte. Te devolveremos la llamada en cuanto estemos disponibles, normalmente en un plazo de [tiempo].
Línea de empresa / empleador
Gracias por llamar a [Nombre de la agencia]. Todos nuestros consultores están actualmente con clientes. Deja tu nombre, empresa, número de teléfono y una breve descripción del perfil que necesitas cubrir. Te contactaremos en un plazo de [tiempo] para hablar de tus necesidades.
Captación de candidatos
Te has comunicado con [Nombre de la agencia]. Si estás buscando tu próxima oportunidad profesional, nos encantaría saber de ti. Deja tu nombre, número de teléfono y el tipo de puesto que te interesa. Si tienes un número de referencia de alguna de nuestras ofertas, menciónalo también. Te contactaremos en un plazo de [tiempo].
Línea de búsquedas confidenciales
Te has comunicado con [Nombre de la agencia]. Entendemos que la discreción es importante. Deja tu nombre de pila y un número de contacto, y uno de nuestros consultores sénior se pondrá en contacto directamente. No se compartirá ningún dato sin tu autorización expresa.
Consejos para personalizar
Pide siempre al llamante que indique si es candidato o empresa. Esto te permite priorizar las devoluciones de llamada y dirigir los mensajes al reclutador adecuado. Si te especializas en sectores concretos, menciona uno o dos en el buzón de voz para que los llamantes sepan que han dado con la agencia correcta.
Los reclutadores viven en reuniones, no en su escritorio
El día típico de un reclutador es así: entrevistas consecutivas por la mañana, llamadas con empresas después de comer, sesiones de preparación de candidatos por la tarde y redacción de propuestas en los huecos que quedan. El teléfono suena constantemente y salta al buzón de voz más a menudo de lo que a nadie le gustaría.
Es la naturaleza del negocio. Un reclutador que está totalmente concentrado en una entrevista está haciendo bien su trabajo. Pero el candidato que llama entre entrevistas no sabe eso. Solo escucha un buzón de voz y tiene que decidir si dejar un mensaje o probar con la siguiente agencia de su lista.
Un buen saludo de buzón de voz facilita esa decisión. Le dice al llamante que ha contactado con una agencia real y activa, le pide la información adecuada y le da un plazo para la devolución de llamada.
Por qué los buzones de voz de selección deben diferenciar a los llamantes
Las agencias de empleo atienden a dos grupos distintos: candidatos que buscan trabajo y empresas que buscan talento. Un buzón de voz que trata a ambos igual genera pérdida de tiempo en cada devolución de llamada.
Candidatos
Las llamadas de candidatos siguen unos patrones definidos:
- Primer contacto: vieron una oferta y quieren mostrar su interés
- Seguimiento: ya se han postulado y quieren una actualización de estado
- Interés pasivo: han oído hablar de tu agencia y quieren explorar opciones
Para los tres casos, necesitas su nombre, número de teléfono y qué puesto o tipo de trabajo les interesa. Si mencionan una oferta concreta, necesitas esa referencia para buscarla antes de la devolución de llamada.
Empresas (empleadores)
Las llamadas de empresas suelen tratar sobre cubrir un puesto. Quieren saber si puedes encontrar a la persona adecuada, en cuánto tiempo y a qué coste. Tu buzón de voz debería pedir:
- Nombre de la empresa y persona de contacto
- Breve descripción del puesto
- Plazos y urgencia
Una empresa que deja un mensaje detallado recibe una devolución de llamada más productiva. Tu reclutador ya sabe que es un puesto de desarrollador sénior, indefinido, para incorporación en el segundo trimestre. Eso es suficiente para empezar a pensar en candidatos antes de descolgar el teléfono.
Búsquedas confidenciales
Las búsquedas de directivos y las colocaciones sensibles añaden una capa de complejidad. El llamante podría ser un directivo explorando opciones mientras sigue empleado. No va a dejar un mensaje detallado en un buzón de voz genérico. Una línea dedicada a búsquedas confidenciales con garantía de discreción da a estos llamantes la confianza para contactar.
El factor velocidad en la selección de personal
La selección de personal se mueve a toda velocidad. Un candidato de primer nivel que llama a tu agencia hoy podría tener tres entrevistas programadas para mañana. Si tu buzón de voz pasa seis horas sin escucharse, ese candidato ya estará avanzando en el proceso de otra agencia.
Por eso los plazos de devolución de llamada importan tanto en este sector. “Te devolvemos la llamada en la próxima hora” no es solo un gesto amable. Es una ventaja competitiva. El reclutador que contacta primero con el candidato obtiene el primer acceso para colocarle.
Para las empresas, la velocidad también importa. Un empleador con una contratación urgente no va a esperar dos días para una devolución de llamada. Se irá a la agencia que responda en horas.
Cuando el teléfono se convierte en un cuello de botella
Esta es la tensión en la selección de personal: las actividades que generan ingresos (entrevistas, búsqueda de candidatos, reuniones con empresas) son las mismas que impiden contestar el teléfono. Cada hora dedicada a una gran entrevista es una hora de llamadas perdidas de otros candidatos y empresas.
Algunas agencias contratan coordinadores dedicados para atender las llamadas entrantes. Otras dejan que las llamadas se acumulen y las devuelven todas al final del día. Ninguna solución es ideal.
Safina cubre ese vacío. Cuando tus reclutadores están en entrevistas, Safina contesta el teléfono, pregunta si el llamante es candidato o empresa, recoge sus datos y lo que necesita, y envía un resumen estructurado. Tu equipo recibe información lista para actuar en vez de una cola de mensajes de voz por reescuchar.
A partir de 9,99 €/mes por 30 minutos, cuesta menos de lo que supondría perder una sola colocación. Para agencias con mayor volumen de llamadas, el plan Profesional a 24,99 € cubre 100 minutos, y el plan Business a 59,99 € gestiona 250 minutos. Suficiente para cubrir los días con más entrevistas.
Para la atención de llamadas en directo, consulta nuestros guiones de saludo para agencias de empleo. Para cobertura nocturna cuando los candidatos llaman después del trabajo, mira las plantillas de fuera de horario. Explora la biblioteca completa de guiones o descubre cómo la disponibilidad 24/7 puede ayudar a tu agencia a captar más contactos. También puedes comparar soluciones de telefonía con IA para encontrar la herramienta adecuada para tu equipo.
