Scripts prêts à l'emploi
Fermeture Noël et Nouvel An
Merci d'avoir appelé la pharmacie [Nom]. Nous sommes fermés pour les fêtes du [date de début] au [date de fin] et rouvrirons le [date de retour] à [heure]. Pour les renouvellements d'ordonnance, veuillez rappeler le [date de retour] ou utiliser notre service de renouvellement en ligne sur [site web]. Si vous avez besoin d'une pharmacie immédiatement, la pharmacie de garde la plus proche est [nom] au [adresse], joignable au [numéro]. Pour les urgences médicales, appelez le 15 ou rendez-vous aux urgences les plus proches.
Fermeture Toussaint
Bonjour, vous avez joint la pharmacie [Nom]. Nous sommes fermés pour la Toussaint du [date de début] au [date de fin] et serons de retour le [date de retour] à [heure]. Si vous avez besoin d'une ordonnance pendant les vacances, la pharmacie de garde la plus proche est [nom] au [adresse], joignable au [numéro]. Pour les renouvellements non urgents, laissez votre nom, numéro de téléphone et les détails de l'ordonnance, nous les traiterons le [date de retour]. Pour les urgences médicales, appelez le 15.
Horaires d'été / Planning réduit
Merci d'avoir appelé la pharmacie [Nom]. Pendant les mois d'été, nous fonctionnons avec des horaires réduits : [jours et heures]. Veuillez organiser vos visites en conséquence. Si vous appelez en dehors de ces créneaux, laissez votre nom, numéro de téléphone et l'objet de votre demande, nous vous rappellerons dès notre prochain jour ouvré. Pour une ordonnance urgente, la pharmacie de garde la plus proche est [nom] au [numéro].
Fermeture Pâques / Printemps
Vous avez joint la pharmacie [Nom]. Nous sommes fermés pour le week-end de Pâques du [date de début] au [date de fin] et rouvrirons le [date de retour] à [heure]. Pour des ordonnances urgentes ou des questions sur vos médicaments pendant la fermeture, veuillez contacter la pharmacie de garde au [nom et numéro]. Laissez votre nom et numéro de téléphone pour les renouvellements non urgents, nous nous en occuperons à notre retour.
Fermeture exceptionnelle
Merci d'avoir appelé la pharmacie [Nom]. Nous sommes exceptionnellement fermés aujourd'hui en raison de [motif] et prévoyons de rouvrir le [date de retour] à [heure]. Si vous avez besoin d'une ordonnance aujourd'hui, la pharmacie ouverte la plus proche est [nom] au [adresse], joignable au [numéro]. Si vous êtes en rupture d'un médicament essentiel et ne parvenez pas à joindre une autre pharmacie, contactez votre médecin prescripteur pour être orienté. Pour les urgences médicales, appelez le 15.
Conseils de personnalisation
Les pharmacies ont une responsabilité particulière d'orienter les patients vers une couverture alternative pendant les fermetures. Incluez toujours le nom et le numéro de la pharmacie de garde ou de la pharmacie 24h/24 la plus proche. Mettez cette information à jour avant chaque jour férié car les affectations de garde tournent. Si votre pharmacie propose le renouvellement en ligne, mentionnez-le dans chaque message. Les patients qui appellent pour des renouvellements de routine peuvent se servir eux-mêmes au lieu d'attendre.
Les fermetures de pharmacie sont un enjeu de santé
Quand une pharmacie ferme pour un jour férié, ce n’est pas comme un magasin de vêtements qui ferme pour le week-end. Les patients dépendent de leur pharmacie pour des médicaments qu’ils prennent chaque jour. Quelqu’un qui manque de médicament pour la tension le jour de Noël a besoin d’une solution maintenant, pas dans trois jours à la réouverture.
Les messages de jours fériés en pharmacie revêtent donc une importance particulière. Votre message ne se contente pas de gérer les attentes. Il fournit une bouée de sauvetage aux patients qui ont besoin de médicaments et ne savent pas vers qui se tourner. Chaque script de jours fériés doit inclure le nom, l’adresse et le numéro de la pharmacie de garde ou de la pharmacie 24h/24 la plus proche.
Quand utiliser chaque script
Fermeture Noël et Nouvel An correspond à la plus longue pause annuelle pour la plupart des pharmacies indépendantes. Les chaînes restent souvent ouvertes avec des horaires réduits, mais les officines indépendantes ferment couramment plusieurs jours. Ce message doit inclure les informations de la pharmacie de garde, les options de renouvellement en ligne et la date de retour. Certains patients essaieront de faire renouveler leurs ordonnances à l’avance s’ils savent que la fermeture approche, donc afficher les dates en officine une semaine avant aide aussi.
Fermeture Toussaint dure généralement deux à trois jours. Le message suit la même structure : dates de fermeture, pharmacie de garde, options de renouvellement. La Toussaint est aussi une période où des patients voyagent et peuvent avoir besoin de transférer des ordonnances vers une pharmacie près de leur destination. Mentionner que les transferts sont possibles via la pharmacie de garde est un ajout utile.
Horaires d’été / Planning réduit s’applique aux pharmacies qui réduisent leurs horaires pendant l’été. Journées plus courtes, fermeture le samedi ou horaires de week-end réduits sont courants. Ce message reste actif pendant toute la période estivale, assurez-vous donc que les horaires sont exacts et mentionnez l’alternative la plus proche pour les patients qui ont besoin de quelque chose en dehors de vos horaires ajustés.
Fermeture Pâques / Printemps correspond généralement à un long week-end. Le message va droit au but : dates, pharmacie de garde et consignes de renouvellement. Soyez concis car la plupart des appelants veulent simplement savoir qui est ouvert et où.
Fermeture exceptionnelle gère les fermetures inattendues : coupure de courant, panne d’équipement, problème de plomberie ou urgence de personnel. Les fermetures exceptionnelles de pharmacie sont particulièrement stressantes pour les patients car ils ne peuvent souvent pas attendre. Le message doit immédiatement orienter les appelants vers une alternative. Si vous avez un souci de médicaments réfrigérés (insuline, certains antibiotiques), votre équipe doit le traiter en interne avant de fermer.
Les informations de pharmacie de garde sont essentielles
Dans de nombreux pays et régions, les pharmacies assurent à tour de rôle la couverture des jours fériés. Ce système de rotation garantit qu’au moins une pharmacie dans chaque zone est toujours ouverte. Votre message de jours fériés doit toujours inclure les coordonnées de la pharmacie de garde en cours.
Voici ce qu’il faut inclure :
- Le nom de la pharmacie de garde
- Son adresse (les appelants ne savent pas forcément où elle se trouve)
- Son numéro de téléphone
- Les dates pendant lesquelles elle est de garde (si différentes de votre période de fermeture complète)
Cette information change à chaque jour férié, vous devez donc mettre votre message à jour chaque fois. Utiliser la pharmacie de garde de Noël dernier pour le message de ce Noël pourrait envoyer un patient vers une pharmacie également fermée.
Renouvellements de routine vs. besoins urgents
Votre message doit répondre à deux types d’appelants très différents :
Les appelants de routine n’ont pas besoin d’une pharmacie maintenant. Ils veulent mettre en file un renouvellement pour qu’il soit prêt à la réouverture. Pour eux, un portail de renouvellement en ligne est la meilleure option. Si vous n’en avez pas, demandez-leur de laisser un message vocal avec leur nom, numéro et détails d’ordonnance. Vous pouvez traiter le lot à votre date de retour.
Les appelants urgents ont besoin de médicaments aujourd’hui. Ils sont en rupture, leur médecin a appelé une nouvelle ordonnance, ou ils voyagent et ont oublié leurs médicaments. Pour eux, les informations de la pharmacie de garde sont essentielles. Plus vite vous les orientez vers le bon endroit, mieux c’est.
Structurer votre message pour répondre aux deux groupes le maintient utile sans le rendre trop long. Commencez par les dates de fermeture, enchaînez avec la pharmacie de garde pour les besoins urgents, et terminez par l’option de renouvellement en ligne pour les demandes de routine.
Une couverture pharmaceutique en continu
Un message enregistré peut orienter les patients vers la pharmacie de garde, mais il ne peut pas répondre aux questions sur des médicaments spécifiques, vérifier si un renouvellement est prêt, ou aider avec des problèmes d’assurance. Safina répond aux appels pendant les jours fériés, recueille les informations du patient et vous envoie un résumé. Si le patient décrit quelque chose d’urgent, l’IA l’oriente vers la pharmacie de garde.
À 9,99 €/mois pour le forfait Basic, c’est un ajout pratique pour les pharmacies indépendantes qui ferment pendant les jours fériés. Les patients bénéficient d’une conversation au lieu d’un enregistrement, et vous recevez des notes organisées au lieu d’une file de messages vocaux.
Consultez nos scripts d’accueil pour pharmacies pour la gestion des appels au quotidien et les modèles hors horaires pour la couverture régulière en soirée. Pour des secteurs similaires liés à la santé, découvrez les scripts de jours fériés pour cabinets dentaires. Parcourez la bibliothèque de scripts pour retrouver les modèles de tous les secteurs.
