Scripts prêts à l'emploi
Général / Accueil
Bonjour, vous êtes bien chez [Nom du restaurant]. Nous sommes actuellement en train d'accueillir nos clients et ne pouvons pas prendre votre appel. Veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone et l'objet de votre appel, qu'il s'agisse d'une réservation, d'une commande à emporter ou d'une question. Nous vous rappellerons dans un délai de [délai].
Débordement réservations
Merci d'appeler [Nom du restaurant]. Nous ne sommes pas en mesure de répondre pour le moment. Si vous souhaitez faire une réservation, veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone, date et heure souhaitées, et nombre de convives. Nous confirmerons votre réservation lors de notre rappel. Vous pouvez également réserver en ligne sur [site web ou application].
Ligne commandes à emporter
Vous êtes sur la ligne commandes à emporter de [Nom du restaurant]. Nous sommes actuellement en ligne sur un autre appel. Veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone et votre commande si elle est prête. Nous vous rappellerons pour confirmer. Pour une commande plus rapide, vous pouvez aussi utiliser [plateforme de commande en ligne] sur [URL].
Période de service chargée
Bonjour, ici [Nom du restaurant]. Nous sommes en plein service en ce moment. Veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone et un bref message sur la raison de votre appel. Nous vous rappellerons dès que le service se calmera, généralement dans un délai de [délai]. Merci de votre patience.
Demande d'événement privé
Merci d'appeler [Nom du restaurant]. Si vous appelez au sujet d'un événement privé ou d'un grand groupe, veuillez laisser votre nom, numéro de téléphone, la date envisagée et le nombre d'invités. Notre coordinateur événementiel vous rappellera sous un jour ouvrable avec les options et les tarifs.
Conseils de personnalisation
Adaptez le délai de rappel en fonction du jour de la semaine. Un mardi midi, vous pouvez promettre 30 minutes. Un vendredi soir, deux heures seraient plus réalistes. Si vous proposez des réservations ou commandes en ligne, mentionnez-le toujours dans la messagerie vocale car cela fait gagner du temps à tous.
Votre messagerie tourne pendant que votre cuisine tourne
La messagerie vocale d’un restaurant n’est pas comme celle d’un bureau. Elle ne reste pas inactive jusqu’à la fin des heures d’ouverture. Elle s’active au milieu du service, quand l’hôtesse installe des clients, que le téléphone sonne et qu’un groupe de huit personnes sans réservation demande le temps d’attente.
La différence entre la messagerie vocale d’un restaurant et celle de la plupart des autres entreprises est le timing. Vos périodes d’appels les plus chargées coïncident avec vos périodes d’exploitation les plus chargées. Le service du déjeuner et celui du dîner génèrent à la fois le plus de clients dans l’établissement et le plus d’appelants en ligne. Quelque chose doit céder, et c’est généralement le téléphone.
Cela signifie que votre messagerie vocale doit travailler plus dur que la moyenne. Ce n’est pas un filet de sécurité pour les appels en dehors des heures d’ouverture. C’est un outil de première ligne pendant vos heures les plus génératrices de revenus.
Ce que couvre chaque script
Messagerie vocale générale de l’accueil
Ce message attrape tous les types d’appels. Gardez l’invite suffisamment ouverte pour couvrir les réservations, les commandes à emporter, les demandes d’événements et les questions générales. L’appelant vous dit ce dont il a besoin ; vous rappelez préparé.
L’élément le plus important est le délai de rappel. Pendant un déjeuner de mardi, vous pouvez promettre 30 minutes. Pendant le service du vendredi soir, soyez honnête et dites deux heures. Les appelants tolèrent l’attente quand ils savent combien de temps elle durera. Ils ne tolèrent pas l’incertitude.
Débordement réservations
Quand plusieurs appels de réservation arrivent en même temps, cette messagerie vocale capte les détails de la réservation pour que votre équipe puisse confirmer plus tard. Demandez la date, l’heure, le nombre de convives et les coordonnées. C’est tout ce dont vous avez besoin pour consulter le registre et rappeler avec un oui ou un non.
Mentionner votre plateforme de réservation en ligne ici est judicieux. Un appelant qui peut réserver en ligne immédiatement obtient une confirmation instantanée au lieu d’attendre un rappel. Vous obtenez la réservation verrouillée sans conversation téléphonique. Tout le monde y gagne.
Ligne commandes à emporter
Les appelants pour les commandes à emporter veulent de la rapidité. Ils ont leur commande prête, ou ils sont sur le point de se décider, et ils veulent avancer vite. Votre messagerie vocale doit correspondre à cette énergie : brève, directe et centrée sur la saisie de la commande ou la redirection vers une alternative.
Si vous utilisez un système de commande en ligne, c’est l’endroit pour le promouvoir. “Pour une commande plus rapide, rendez-vous sur [URL]” pourrait convertir 30 % des appelants de la messagerie vocale en commandes en ligne, réduisant votre charge de rappels pendant les heures les plus chargées.
Reconnaissance de service chargé
Parfois, vous avez juste besoin d’une messagerie vocale qui dit “nous sommes débordés, nous vous rappellerons.” Cette version est honnête et fixe des attentes sans être trop apologétique. Les restaurants sont censés être occupés. Les appelants le comprennent.
La phrase clé est “dès que le service se calmera.” Elle dit à l’appelant que vous ne l’ignorez pas. Vous êtes en plein dans votre activité, et vous traiterez son appel quand vous le pourrez.
Événements privés
Les messageries vocales pour les demandes d’événements peuvent se permettre un délai de rappel plus long. Quelqu’un qui planifie un dîner de répétition ou un repas d’entreprise s’attend à une réponse sous 24 heures, pas dans l’heure. Profitez-en en demandant suffisamment de détails (date, nombre d’invités, type d’événement) pour que votre coordinateur puisse préparer une proposition préliminaire avant le rappel.
Cela transforme le rappel de “dites-m’en plus” en “voici ce que nous pouvons faire pour vous,” ce qui est une conversation bien plus forte à avoir.
Le calcul des appels manqués au restaurant
Une réservation pour quatre un samedi soir, avec une addition moyenne de 50 $ par personne, représente 200 $ de chiffre d’affaires. Si votre messagerie vocale fait fuir ne serait-ce que deux groupes par semaine parce que les appelants raccrochent au lieu de laisser un message, cela représente 1 600 $ par mois qui sortent par la porte sans jamais être entrés.
Les commandes à emporter ont un coût similaire. Une famille qui appelle pour commander un dîner pour quatre pourrait dépenser de 60 à 80 $. S’ils ne parviennent pas à vous joindre et commandent chez la pizzeria qui a décroché au premier coup, ce chiffre d’affaires est perdu.
Ce ne sont pas des chiffres dramatiques pour un seul appel. Mais ils s’accumulent au fil des semaines et des mois, et la tendance est constante : plus il est difficile de vous joindre par téléphone, plus les affaires vont aux concurrents qui répondent au leur.
De la messagerie vocale à la conversation
Voici ce qui se passe quand un appelant tombe sur une messagerie vocale standard : environ la moitié ne laisse pas de message. Ils raccrochent. Les raisons varient. Certains n’aiment pas parler à des machines. Certains se disent qu’ils réessaieront plus tard et ne le font jamais. Certains appellent le restaurant suivant à la place.
Safina change ce taux de conversion. Au lieu d’un bip et du silence, l’appelant obtient une conversation. Safina demande s’il appelle pour une réservation, une commande à emporter ou autre chose. Il recueille les détails dont votre équipe a besoin et envoie un résumé. L’appelant se sent entendu. Votre équipe reçoit des informations exploitables.
À 9,99 €/mois pour 30 minutes de gestion d’appels, le coût est une fraction de ce que vous perdriez avec une seule réservation manquée un soir chargé. Le forfait Professionnel à 24,99 € couvre 100 minutes, et le forfait Business à 59,99 € gère 250 minutes pour les établissements à fort volume.
Pour la gestion des appels en direct, consultez nos scripts d’accueil pour restaurants. Pour les jours de fermeture et en dehors des heures d’ouverture, consultez les modèles en dehors des heures d’ouverture. Si votre restaurant est rattaché à un hôtel, les scripts de messagerie vocale hôtelier couvrent cet aspect. Parcourez la bibliothèque de scripts complète ou explorez les solutions par secteur.
